Planifier votre première session
Programmez une session : dates, lieu, formateur, apprenants et documents.
Une session est une occurrence datée de votre formation. Elle porte les dates, le lieu, le formateur, les apprenants et tous les documents administratifs qui en découlent.
La création se déroule en deux temps : une fenêtre rapide pour poser le cadre, puis un parcours de configuration en six étapes qui vous mène jusqu'aux documents signés.
Créer la session
Depuis Sessions, cliquez sur le bouton de création. Vous pouvez aussi partir d'une formation et cliquer sur Créer une session, ce qui la présélectionne.
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La fenêtre Nouvelle session
| Champ | Précision |
|---|---|
| Formation | Obligatoire. La sélectionner reprend automatiquement la durée prévue |
| Nom de la session | Facultatif. Par exemple, le nom du client et la date |
| Modalité | Présentiel, distanciel ou mixte |
| Formateur | L'intervenant qui animera la session |
| Journées de formation | Les dates et les horaires |
Selon la modalité
Définir les journées
Cliquez sur Ajouter une journée autant de fois que nécessaire. Chaque journée comporte une date et quatre horaires : Début matin, Fin matin, Début après-midi, Fin après-midi.
Un compteur en temps réel compare vos journées à la durée prévue dans la fiche pédagogique, en jours et en heures. Il vous indique si le compte est bon, s'il reste des heures à placer, ou si vous êtes en dépassement.
Les horaires renseignés ici alimentent directement le calcul des heures de formation dans votre BPF, et découpent les demi-journées d'émargement. Ne les laissez pas vides.
Cliquez sur Créer la session. Elle est créée à l'état de brouillon.
Configurer la session
Ouvrez la session et lancez sa configuration. Le parcours comporte six étapes.
| Étape | Ce que vous y faites |
|---|---|
| Clients et Participants | Vous ajoutez les clients et inscrivez les apprenants |
| Tarifs | Vous fixez les montants et les financements |
| Lieu et Dates | Vous confirmez le planning |
| Formateur(s) | Vous désignez le formateur principal et les co-formateurs |
| Documents | Vous générez, signez et envoyez les documents |
| Espace apprenant | Vous invitez les apprenants et les intervenants |
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Le parcours de configuration en six étapes
Inscrire les apprenants
Dans Workbots, un apprenant est toujours rattaché à un client, celui qui paie.
Ajoutez un client
Cliquez sur Ajouter un client, puis choisissez son type : Entreprise, Indépendant ou Particulier.
Sélectionnez ou créez la fiche
Choisissez le client dans votre base, ou créez-le à la volée sans quitter le parcours (raison sociale, SIRET, coordonnées).
Rattachez les participants
Pour une entreprise, ajoutez les salariés concernés. Là encore, vous pouvez créer un nouvel apprenant sans quitter l'écran.
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Un client entreprise et ses salariés inscrits
Cas de l'apprentissage
Si la session relève de l'apprentissage, cochez la case correspondante. Vous associez alors chaque apprenti à son entreprise d'accueil et à son maître d'apprentissage.
Renseignez le statut de chaque apprenant (salarié, apprenti, demandeur d'emploi, particulier, indépendant, agent public). C'est lui qui ventile vos effectifs dans le cadre F du BPF. Une correction rétroactive en fin d'année coûte bien plus cher que trente secondes de saisie maintenant.
Les tarifs et les financements
Pour chaque client, indiquez le tarif HT et le taux de TVA (20 % par défaut).
Ajoutez ensuite un ou plusieurs financeurs, avec le montant pris en charge. Le reste à charge est calculé automatiquement, hors taxes et toutes taxes comprises. Un récapitulatif financier vous donne la vue d'ensemble.
Les types de financeurs disponibles couvrent l'OPCO, l'Agefiph, la Caisse des Dépôts, l'État, France Travail, les instances européennes, l'OPACIF, la région et les fonds d'assurance formation.
Le financeur rattaché au client détermine la ligne du cadre C de votre BPF sur laquelle la facture sera ventilée. Choisissez-le avec soin.
Générer les documents
C'est le cœur du parcours. Workbots produit vos documents administratifs à partir des données déjà saisies, sans aucune ressaisie.
| Document | Pour qui |
|---|---|
| Convention de formation | Chaque client entreprise ou indépendant |
| Contrat de formation | Chaque client particulier |
| Convocation | Chaque participant |
| Feuille d'émargement | La session complète |
| Attestation de formation | Chaque participant |
| Certificat de réalisation | Chaque participant, pour les financeurs |
| Conditions générales de vente | Chaque participant |
| Contrat de sous-traitance | Chaque intervenant externe |
| Programme de formation | Chaque participant |
Pour chaque document, vous disposez des actions Générer, Aperçu, Éditer, Sauvegarder, Télécharger PDF, Signer et Envoyer par email. Une action de génération rapide permet de tout produire d'un coup, et de télécharger l'ensemble des PDF.
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L'étape Documents : génération, signature, envoi
Les documents envoyés sont suivis : vous voyez s'ils ont été envoyés, délivrés, ouverts, ou si l'envoi a échoué. Les documents à signer affichent leur statut, en attente ou signé.
Les évaluations en ligne
Le même écran vous permet de créer les questionnaires envoyés par lien :
- Évaluation à chaud, en fin de formation
- Évaluation à froid, quelques semaines plus tard
- Évaluation intervenant
- Évaluation financeur
- Évaluation entreprise
Le bouton Créer tous les génère en une fois, puis Partager vous donne les liens à diffuser.
Les évaluations à chaud et à froid alimentent votre taux de satisfaction, qui est un indicateur de résultat que vous devez publier au titre de Qualiopi.
Ouvrir l'espace apprenant
La dernière étape invite vos apprenants et vos intervenants sur leurs portails respectifs. Un tableau récapitule, pour chaque personne, le statut de son invitation et la date du dernier envoi. Le bouton Inviter tous règle la question en un clic.
Depuis leur espace, les apprenants consultent le programme, accèdent aux supports, signent leur émargement et répondent aux évaluations.
Une fois la configuration terminée, la session passe de l'état brouillon à l'état planifiée. Elle apparaît dans votre calendrier.
L'émargement
La feuille d'émargement est générée une fois pour la session. Elle se signe ensuite au fil des demi-journées, depuis l'espace apprenant ou l'espace intervenant.
Le bouton Régénérer de la feuille d'émargement reprend le document avec les signatures collectées entre-temps. Utilisez-le en fin de session, avant d'archiver le PDF définitif.