Transmission DECA
Transmettez vos contrats d'apprentissage au dépôt DECA.
Une fois le contrat signé, il doit être déposé auprès de votre OPCO, qui l'instruit puis le transmet à l'administration (base DECA). La page Administratif → Dépôts DECA / OPCO vous permet de contrôler la complétude de chaque dossier, d'exporter les données du contrat et de suivre le retour de l'OPCO.
Workbots ne dépose pas le contrat à votre place. Aucun OPCO ne propose d'interface d'envoi automatisée universelle : Workbots prépare et contrôle le dossier, vous le transmettez ensuite sur le portail de votre OPCO, puis vous enregistrez sa réponse dans Workbots.
Ce qu'est DECA
Le dépôt du contrat d'apprentissage s'effectue auprès de l'OPCO dont relève l'entreprise. L'OPCO vérifie le dossier, décide de la prise en charge, et alimente la base nationale des contrats d'alternance.
La page DECA de Workbots regroupe :
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Indicateurs | Total des contrats, en attente, déposés, acceptés, refusés. |
| Filtres | Recherche par référence, apprenti ou entreprise, filtre par statut DECA, par OPCO et par période de dépôt. |
| Tableau | Une ligne par contrat, avec sa référence, son apprenti, son entreprise, son code RNCP, son statut, sa date de dépôt et son coût pédagogique. |
| Fiche de dépôt | Le détail d'un contrat : complétude, pièces à joindre, récapitulatif, NPEC et historique. |
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Page Dépôts DECA, indicateurs et liste des contrats
Le contrat doit être transmis à l'OPCO dans un délai très court après sa signature (le Code du travail prévoit un délai de cinq jours ouvrables). Workbots vous envoie une alerte par email et une notification lorsqu'un contrat signé n'a toujours pas été déposé au bout de quatre jours.
Préparer la transmission
Ouvrez la fiche de dépôt d'un contrat, puis cliquez sur Vérifier complétude. Workbots reconstitue le dossier et liste les champs manquants, regroupés par fiche à corriger, avec un lien direct vers celle-ci.
Les contrôles portent sur les éléments suivants.
| Bloc | Champs contrôlés |
|---|---|
| Contrat | Dates de début et de fin, durée en mois, durée de formation en heures. |
| Employeur | SIRET, raison sociale, code NAF, effectif salarié, adresse, code postal, ville. |
| Apprenti | Nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, code postal, ville, nationalité. |
| Représentant légal | Nom et prénom, si l'apprenti est mineur. |
| Maître d'apprentissage | Présence d'un maître d'apprentissage, fonction, qualification, email, et au moins deux ans d'expérience. |
| Formation | Code RNCP, libellé du titre, niveau RNCP. |
| Rémunération | Pourcentage du SMIC et salaire mensuel brut. |
| CFA | SIRET, numéro de déclaration d'activité, adresse. |
Tous ces contrôles sont bloquants : un seul champ manquant empêche l'enregistrement du dépôt. Corrigez les fiches concernées, puis relancez la vérification.
Le bloc Pièces à déposer à l'OPCO vous rappelle les documents attendus sur le portail de l'OPCO :
- le CERFA signé,
- la convention de formation,
- la convention tripartite, uniquement si la durée du contrat est aménagée.
Chaque pièce n'est téléchargeable que si elle a été générée et que son circuit de signature est terminé. Sinon, Workbots affiche l'état à traiter (à générer, ou en attente de signature) et vous renvoie vers la page des documents du contrat.
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Fiche de dépôt, complétude et pièces à joindre
Envoyer un contrat
Vérifiez la complétude
Cliquez sur Vérifier complétude. Corrigez les champs manquants jusqu'à obtenir un dossier complet.
Vérifiez les pièces signées
Assurez-vous que le CERFA et la convention de formation sont signés, ainsi que la convention tripartite si la durée est aménagée. Téléchargez-les depuis la fiche de dépôt.
Enregistrez le dépôt
Cliquez sur Déposer DECA. Workbots enregistre le dépôt, date l'opération, archive les données transmises et fait passer le contrat au statut déposé. Le dossier est alors prêt à être transmis.
Exportez le dossier
Cliquez sur Exporter JSON pour télécharger l'ensemble des données du contrat dans un fichier structuré (employeur, apprenti, maître d'apprentissage, contrat, formation, rémunération, CFA, coût pédagogique).
Transmettez sur le portail de votre OPCO
Connectez-vous au portail de votre OPCO, saisissez ou importez le dossier et joignez les pièces signées. Les modalités varient d'un OPCO à l'autre.
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Vérification de complétude, enregistrement du dépôt et export du dossier
Si vous avez déjà déposé un contrat en dehors de Workbots, utilisez Marquer comme déposé pour aligner le statut sans repasser par le contrôle de complétude.
Suivre le statut
Chaque contrat porte un statut de dépôt, que vous mettez à jour à réception de la réponse de l'OPCO.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Non déposé | Le dossier n'a pas encore été déposé. |
| En attente dépôt | Le dossier est prêt, le dépôt reste à enregistrer. |
| Déposé | Le dépôt est enregistré dans Workbots et transmis à l'OPCO. |
| En cours d'analyse | L'OPCO instruit le dossier. |
| Demande de pièce | L'OPCO réclame une pièce ou une correction. |
| Accepté | L'OPCO a accepté le contrat. |
| Refusé | L'OPCO a refusé le contrat. |
Pour enregistrer la réponse de l'OPCO, ouvrez la fiche de dépôt et cliquez sur Renseigner retour OPCO. Choisissez le type de retour (accepté, refusé, demande de pièce complémentaire, en cours d'analyse), saisissez le message de l'OPCO, et le numéro de dépôt DECA s'il vous a été communiqué.
La saisie du retour est manuelle : Workbots n'est pas connecté aux systèmes des OPCO et ne reçoit aucune notification de leur part. Chaque retour enregistré est ajouté à l'historique du dépôt, consultable en bas de la fiche.
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Formulaire d'enregistrement du retour OPCO
Corriger un rejet
Lisez le motif
Le message de l'OPCO est conservé dans le récapitulatif du contrat et dans l'historique du dépôt.
Corrigez le dossier
Complétez les fiches concernées (apprenant, entreprise, maître d'apprentissage) ou la fiche du contrat, puis relancez Vérifier complétude.
Régénérez les documents
Toute correction de données rend le CERFA obsolète. Régénérez le document depuis la page Documents du contrat, puis relancez le circuit de signature si le document doit être signé à nouveau.
Redéposez et mettez à jour le statut
Transmettez le dossier corrigé sur le portail de votre OPCO, puis enregistrez le nouveau retour dans Workbots.