Contrats d'apprentissage : documentation

La page Contrats apprentissage rassemble tous vos contrats et vos avenants. Vous y créez un contrat en trois étapes, vous le complétez, vous générez ses documents et vous suivez sa signature puis son dépôt. Chaque contrat relie un apprenti, une entreprise, un maître d'apprentissage et une formation.

Un contrat créé passe au statut BROUILLON. Vous pouvez le compléter et le modifier tant qu'il n'a pas été déposé auprès de l'OPCO.

Créer un contrat

Depuis Contrats apprentissage, cliquez sur Nouveau contrat. L'assistant se déroule en trois étapes.

Étape 1 : les acteurs

Choisissez le type de contrat (contrat initial ou avenant à un contrat existant), puis l'apprenti, l'entreprise et le maître d'apprentissage. Le maître d'apprentissage ne devient sélectionnable qu'une fois l'entreprise choisie.

Répondez ensuite à la question « Votre CFA assure-t-il lui-même la formation et la délivrance du diplôme ? ». Si vous répondez non, sélectionnez l'établissement de formation qui dispense réellement la formation (hors les murs, UFA, université ou école partenaire). Il apparaîtra sur le CERFA comme lieu de réalisation de la formation.

Si l'apprenti, l'entreprise, le maître d'apprentissage ou l'établissement n'existent pas encore, créez-les sans quitter l'assistant : chaque champ dispose d'un lien de création rapide. L'élément créé est aussitôt sélectionné.

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Assistant de création, étape 1 (acteurs)

Étape 2 : les dates

Saisissez la date de début et la date de fin du contrat. La durée en mois se calcule automatiquement, et la fin de période d'essai est pré-remplie à la date de début plus 45 jours. Vous pouvez la modifier.

Indiquez enfin si la durée du contrat est aménagée par rapport à la durée normale du diplôme : durée réduite, durée allongée, ou pas d'aménagement. En cas d'aménagement, renseignez la durée de référence du diplôme et le motif (diplôme antérieur, situation de handicap, etc.).

Étape 3 : la formation

Renseignez le titre RNCP ou diplôme préparé (obligatoire), le code RNCP, le niveau RNCP (3 pour un CAP jusqu'à 7 pour un master), la durée de formation en heures et le NPEC si vous le connaissez.

Cliquez sur Créer le contrat. Vous êtes redirigé vers la fiche du contrat pour la compléter.

À la création, Workbots attribue une référence au contrat, crée un livret d'apprentissage vide et planifie les visites en entreprise M+6, M+12, M+16 ainsi que le bilan de fin de contrat.

Compléter la fiche du contrat

La fiche du contrat regroupe plusieurs sections que vous complétez au fil de l'eau.

Section	Contenu
Identité	Apprenant et entreprise (non modifiables après création), maître d'apprentissage (modifiable).
Dates clés	Début et fin du contrat, fin de période d'essai, durée en mois, début et fin de formation.
Diplôme préparé	Code RNCP, libellé, niveau, durée de formation en heures. Une sous-partie facultative accueille les champs utiles à l'export SIFA (année de formation en cours, durée théorique).
Rémunération	Paliers de rémunération : période, pourcentage du SMIC, salaire mensuel brut.
Financement	Coût pédagogique total, NPEC, OPCO financeur.
Type et statut	Contrat initial ou avenant. Le statut est piloté par les signatures et le dépôt, il n'est pas modifiable à la main.
Rupture	Motif, date et observations. Cette section n'apparaît que si le contrat est déjà au statut rompu.

Seules les dates de début et de fin sont obligatoires à l'enregistrement (ainsi que le contrat initial si vous saisissez un avenant). Les autres champs peuvent être complétés plus tard, mais ils seront contrôlés au moment du dépôt.

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Fiche d'un contrat d'apprentissage

Renseigner l'entreprise

Les informations de l'employeur proviennent de la fiche entreprise, dans Mes données → Entreprises. Elles alimentent la rubrique employeur du CERFA et sont contrôlées avant le dépôt.

Champ	Utilisé pour
Raison sociale	CERFA, dossier de dépôt
SIRET	CERFA, dossier de dépôt, export SIFA
Code NAF ou APE	CERFA, dossier de dépôt
Effectif salarié	CERFA, dossier de dépôt, calcul des aides employeur
Convention collective	CERFA
Adresse, code postal, ville	CERFA, dossier de dépôt
Contact, email, téléphone	CERFA, envoi des documents à signer

Un dossier dont l'entreprise n'a ni SIRET, ni code NAF, ni effectif salarié, ni adresse complète sera refusé par le contrôle de complétude du dépôt DECA. Complétez la fiche entreprise avant de lancer les signatures.

Renseigner l'apprenti

Les informations de l'apprenti proviennent de sa fiche, dans Mes données → Apprenants. Une création rapide depuis l'assistant ne renseigne que le nom, le prénom, l'email et le téléphone : pensez à compléter la fiche ensuite.

Champ	Utilisé pour
Date et lieu de naissance	CERFA, dépôt, export SIFA
Numéro de sécurité sociale	CERFA, dépôt
Numéro INE	CERFA, export SIFA
Nationalité	CERFA, dépôt, export SIFA
Adresse complète	CERFA, dépôt, export SIFA
Niveau scolaire à l'entrée, dernier diplôme obtenu	CERFA, export SIFA
RQTH	CERFA, aides employeur, export SIFA
Représentant légal	CERFA et dépôt, si l'apprenti est mineur

Si l'apprenti est mineur, le nom et le prénom de son représentant légal sont exigés au moment du dépôt, et une case de signature lui est réservée sur le CERFA.

Le maître d'apprentissage

Le maître d'apprentissage est rattaché à l'entreprise. Vous le sélectionnez à l'étape 1 de l'assistant, et vous pouvez le changer plus tard depuis la section Identité de la fiche du contrat.

Sa fonction, sa qualification, ses années d'expérience et son email sont repris sur le CERFA et contrôlés avant le dépôt. Une expérience inférieure à deux ans est signalée dans l'interface et bloque le contrôle de complétude du dépôt.

Gérer les maîtres d'apprentissage

Déclaration, conditions, invitation à l'espace dédié et messagerie.

La rémunération

Deux façons de renseigner la rémunération.

Générer la grille automatiquement

Depuis le module Rémunération du contrat, cliquez sur Générer la grille automatiquement. Workbots découpe la durée du contrat en paliers, en tenant compte des anniversaires de l'apprenti (18, 21 et 26 ans) et des passages d'année de contrat, puis applique le pourcentage minimal du SMIC applicable à chaque palier.

Vérifier et ajuster

La grille affiche pour chaque palier la période, l'âge, la tranche, l'année de contrat, le pourcentage du SMIC et le salaire mensuel brut. Vous pouvez aussi saisir ou corriger les paliers à la main depuis la section Rémunération de la fiche du contrat.

Les pourcentages appliqués par défaut sont les minima légaux :

Tranche d'âge	Année 1	Année 2	Année 3
16 à 17 ans	27 %	39 %	55 %
18 à 20 ans	43 %	51 %	67 %
21 à 25 ans	53 %	61 %	78 %
26 ans et plus	100 %	100 %	100 %

La grille automatique repose sur les minima légaux. Une convention collective applicable peut imposer un pourcentage supérieur : vérifiez toujours la grille avant de la faire signer. La génération automatique exige la date de naissance de l'apprenti et remplace les paliers existants. Notez enfin que le CERFA ne reprend qu'une seule valeur de rémunération : celle du premier palier de la grille.

Signer le contrat

Depuis la page Documents du contrat, générez le CERFA et les autres pièces, puis lancez un circuit de signature.

Générer les documents

Cliquez sur Générer sur chaque carte, ou sur Générer tous les documents pour produire l'ensemble en une fois. Un bandeau vous signale les champs manquants dans les documents produits.

Lancer la signature

Sur la carte d'un document, cliquez sur Signature. Choisissez l'ordre (parallèle, tout le monde en même temps, ou séquentiel, dans l'ordre), une date limite facultative, et vérifiez la liste des signataires. Les coordonnées sont pré-remplies à partir des données connues.

Suivre le circuit

La section Workflows de signature affiche l'avancement (nombre de signatures reçues sur le total) et l'état de chaque signataire. Vous pouvez Relancer les signataires en attente, Annuler le circuit, et télécharger le PDF signé.

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Génération des documents et lancement d'une signature

Lorsque le circuit de signature du CERFA se termine, Workbots renseigne automatiquement la date de signature du contrat, qui sert de point de départ à l'alerte de dépôt.

Suivre le statut

Le statut du contrat évolue avec les signatures et le dépôt. Il n'est pas modifiable manuellement.

Statut	Signification
BROUILLON	Contrat créé, en cours de saisie.
PRET_A_SIGNER	Contrat complété, prêt pour le circuit de signature.
SIGNE_PARTIES	Signé par les parties (employeur, apprenti, maître d'apprentissage, CFA).
DEPOSE_OPCO	Dépôt enregistré dans Workbots, dossier à transmettre ou transmis à l'OPCO.
ACCEPTE_OPCO	L'OPCO a accepté le contrat.
REFUSE_OPCO	L'OPCO a refusé le contrat.
EN_COURS	Contrat en cours d'exécution.
TERMINE	Contrat arrivé à son terme.
ROMPU	Contrat rompu, avec motif et date de rupture.
ANNULE	Contrat annulé.

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