Démarrage

Ce guide vous accompagne de la création de votre compte jusqu'à votre première session de formation. Comptez environ 30 minutes.

Avant de commencer, munissez-vous de votre numéro SIRET et de votre numéro de déclaration d'activité (NDA). Ils vous seront demandés lors de l'inscription.

Créer votre compte

Ouvrez la page d'inscription

Rendez-vous sur app.workbots.io/signup et renseignez votre adresse email professionnelle et un mot de passe.

Renseignez votre organisme

Indiquez la raison sociale, le SIRET, le numéro de déclaration d'activité et l'adresse de votre organisme. Ces informations apparaîtront automatiquement sur vos conventions, convocations et attestations.

Ajoutez dès maintenant votre logo, votre cachet et la signature de votre représentant légal. Ils seront repris sur tous vos documents générés.

Choisissez votre formule

Sélectionnez la formule adaptée à votre structure. Vous pouvez en changer à tout moment depuis Paramètres → Facturation.

Validez votre adresse email

Saisissez le code à 6 chiffres reçu par email. Votre espace est prêt.

Paramétrer votre organisme

Une fois connecté, complétez votre profil dans Paramètres. Ces réglages alimentent tous vos documents et votre conformité.

Créer votre première formation

Une formation est votre programme pédagogique : objectifs, modules, durée, prérequis, moyens. Une session est une occurrence datée de cette formation, avec des apprenants et un formateur.

Trois méthodes de création sont disponibles :

Méthode	Quand la choisir
Génération avec l'IA	Vous partez d'une idée. Décrivez la formation, l'IA produit le programme, les objectifs, les compétences, les supports et les évaluations.
Saisie manuelle	Votre contenu est prêt, vous voulez simplement le structurer.
Import d'une fiche existante	Vous avez déjà une fiche pédagogique au format PDF ou Word. L'IA la reprend et vous propose de l'enrichir.

Créer une formation

Suivez le guide détaillé du wizard de création.

Générer vos documents

Une fois la session créée et les apprenants inscrits, Workbots produit vos documents administratifs et les classe automatiquement dans le dossier de chaque apprenant :

Conventions de formation, pour l'entreprise ou le financeur
Convocations, envoyées aux apprenants
Feuilles d'émargement, pour signer les présences
Attestations de fin de formation, délivrées à l'issue de la session
Fiches de mission, pour les intervenants

Tous ces documents reprennent vos modèles personnalisés et votre charte graphique. Vous pouvez aussi dupliquer une session existante pour gagner du temps sur les suivantes.

Inviter votre équipe

Depuis Paramètres → Organigramme, ajoutez vos formateurs et vos gestionnaires. Chaque intervenant dispose de son propre portail pour consulter ses sessions et déposer ses documents.

Prochaines étapes

Planifier une session

Choisissez les dates, le lieu, le formateur et les apprenants.

Préparer Qualiopi

Suivez vos indicateurs et rassemblez vos preuves.

Explorer le back-office

Découvrez tous les modules de l'interface d'administration.

Automatiser vos envois

Convocations, relances et attestations partent toutes seules.