Mes fichiers
Vos documents se rangent tout seuls, par formation et par apprenant. Retrouvez-en un en quelques secondes.
Fini le classement à la main. Chaque document que vous générez rejoint automatiquement le bon dossier : celui de la formation, puis celui de l'apprenant. Le jour de l'audit, le dossier complet d'un stagiaire est déjà constitué.
Ouvrez Mes fichiers dans le menu de gauche.
Le classement automatique
Les dossiers se créent quand vous générez les documents d'une session, à l'étape Documents de sa configuration. L'arborescence suit toujours la même logique.
Mes fichiers
└── Formation
├── Documents de la formation (fiche pédagogique, test de positionnement, évaluation finale…)
└── Entreprise
└── Apprenant
└── Ses documents (convention, convocation, attestations…)Un dossier est aussi créé pour chaque intervenant.
Le classement suit la vie du document :
- Une convention signée remplace d'elle-même la version à signer dans le dossier de l'apprenant. L'aperçu affiche en bas de page les signatures, avec leur date et leur heure.
- Un test de positionnement ou une évaluation remplie par l'apprenant depuis son espace rejoint son dossier sans que vous ayez à le ranger.
Chaque document porte un statut : Généré, Envoyé, En attente (de signature), Signé ou Enregistré.
Sans session, pas de dossier : le classement démarre à la première génération de documents d'une session. Le bouton Synchroniser les documents de formation rattrape les documents pédagogiques (fiche pédagogique, évaluations, QCM) produits avant.
Retrouver un document
Ne parcourez pas les dossiers un à un. Tapez le nom d'un apprenant dans la barre de recherche : le dossier de formation qui le contient apparaît. Ouvrez-le, et tous ses documents sont là. La recherche porte aussi sur les titres de formation et les adresses email.
La recherche s'applique au niveau où vous vous trouvez. À la racine, elle trouve une formation ou un apprenant. Dans une formation, elle trouve un apprenant ou un document par son titre.
Les documents s'affichent en cartes ou en liste. Pour chaque fichier, vous pouvez :
- le voir ou le télécharger ;
- le partager par email ou copier son lien ;
- afficher son QR code ;
- demander une signature ;
- le supprimer.
Les documents pédagogiques générés (fiche pédagogique, slides, évaluations, support stagiaire) ne se suppriment pas à la main : ils sont liés à la formation.
Ajouter vos propres pièces
Un certificat, un justificatif, un extrait Kbis : tout document peut rejoindre un dossier.
Cliquez sur Importer
Choisissez la formation, puis l'apprenant ou le dossier de destination.
Déposez le fichier
Un fichier ne doit pas dépasser 10 Mo.
Enregistrez
Le document rejoint le dossier choisi.
Le bouton Nouveau dossier crée un dossier où vous voulez : à la racine de Mes fichiers, ou dans un dossier de formation.
L'espace de stockage
L'espace disponible dépend de votre formule.
| Formule | Stockage |
|---|---|
| Essai | 100 Mo |
| Indépendant | 250 Mo |
| OF Starter | 1 Go |
| OF Pro | 20 Go |
| CFA | 100 Go |
Lorsqu'un fichier ne tient plus dans votre espace, un message vous l'indique. Libérez de la place, ajoutez l'option de stockage ou passez à une formule supérieure.