Tableau de bord et back-office
Visite guidée de l'interface administrateur : tableau de bord, formations, sessions, apprenants, CRM, catalogue, LMS, auditeur IA et emails.
Le back-office est l'interface d'administration de votre organisme. Il réunit vos formations, vos sessions, vos apprenants, vos documents et votre conformité dans un même espace.
Vue d'ensemble des modules
| Module | Rôle |
|---|---|
| Tableau de bord | Vue d'ensemble de l'activité |
| Formations | Catalogue de vos programmes |
| Sessions | Occurrences datées de vos formations |
| Apprenants | Base des participants et de leur parcours |
| Mes fichiers | Documents et ressources pédagogiques |
| CRM | Prospects, entreprises, opportunités, devis |
| Catalogue | Publication en ligne et préinscriptions |
| LMS | Formations e-learning et suivi de progression |
| Classe virtuelle | Visioconférence intégrée |
| Auditeur IA | Préparation de l'audit Qualiopi |
| Automatisations | Workflows et emails automatiques |
| Emails | Modèles, envois et historique |
Le tableau de bord
Le tableau de bord vous donne une vue d'ensemble de votre activité.
- Statistiques clés : nombre de formations, sessions actives, apprenants inscrits, chiffre d'affaires.
- Sessions à venir : prochaines sessions avec leurs dates et le nombre de participants.
- Tâches en attente : documents à signer, évaluations à envoyer, relances à faire.
- Indicateurs Qualiopi : progression de votre conformité sur les 32 indicateurs.
Créer une formation
Trois méthodes sont disponibles depuis Créer une formation.
Mes formations
Cette section centralise votre catalogue de programmes.
- Liste des formations : statut, durée et nombre de sessions pour chaque formation.
- Filtres et recherche : par catégorie, statut ou date de création.
- Actions rapides : modifier, dupliquer, archiver, publier au catalogue, ou créer une session directement depuis une formation.
- Export : téléchargez votre catalogue en PDF ou Excel.
Sessions
Une session est l'occurrence concrète d'une formation, avec ses dates, ses participants et ses intervenants.
Sélectionnez la formation
Allez dans Sessions, puis Créer une session, et choisissez la formation de référence.
Définissez les dates et la modalité
Renseignez les dates de début et de fin, puis la modalité (présentiel, distanciel ou mixte), avec les horaires par demi-journée.
Ajoutez les intervenants
Assignez un ou plusieurs formateurs. Ils sont notifiés automatiquement.
Configurez le planning et le lieu
Détaillez le planning jour par jour, puis renseignez le lieu et les informations pratiques.
Générez les documents
Conventions, contrats, convocations et feuilles d'émargement sont générés automatiquement et classés dans le dossier de chaque apprenant.
Depuis la page d'une session, vous accédez à ses onglets :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Informations | Détails généraux, dates, modalités |
| Apprenants | Liste des participants inscrits |
| Planning | Programme jour par jour |
| Documents | Conventions, convocations, attestations |
| Émargement | Feuilles de présence |
| Évaluations | Satisfaction et acquis |
Apprenants
- Fiche apprenant : informations personnelles, entreprise, historique des formations.
- Inscriptions : inscrivez un apprenant à une ou plusieurs sessions.
- Documents : accès aux documents générés pour chaque apprenant.
- Suivi : progression, présences, évaluations, attestations.
Mes fichiers
Centralisez vos documents et vos ressources pédagogiques. Vous pouvez créer des dossiers, téléverser des PDF, images, vidéos et documents Office, partager des fichiers avec les intervenants ou les apprenants, et rechercher un fichier par nom ou par type.
Dès que vous générez les documents d'une session, un dossier est créé automatiquement pour chaque apprenant, avec ses conventions, convocations, émargements, attestations et évaluations. Les dossiers sont organisés par formation, avec un sous-dossier par apprenant.
CRM
Gérez vos prospects, vos clients et vos opportunités commerciales : base de contacts avec l'historique des échanges, fiches entreprises, pipeline commercial en vue Kanban et création de devis. Un tableau de bord affiche vos indicateurs et votre entonnoir de conversion.
Catalogue
Publiez votre offre de formation en ligne sur une page accessible par un lien partageable. Les visiteurs filtrent par thème, durée ou tarif, consultent les programmes et les tarifs, et voient votre certification Qualiopi affichée. Ils peuvent demander un devis ou se préinscrire directement. Vous retrouvez les préinscriptions dans votre espace, où vous pouvez les valider et les transformer en session.
LMS
Proposez des parcours e-learning à vos apprenants : modules avec vidéos, quiz et documents, organisés en parcours progressifs, import de contenus SCORM 1.2 et 2004, suivi de progression et certificats de complétion délivrés automatiquement.
Documentation du LMS
Modules, leçons, SCORM, tuteur IA, rapports et certificats.
Classe virtuelle
Connectez vos comptes Google Meet, Zoom ou Teams. Créez une salle en renseignant le titre, la description, la date et l'heure, puis copiez le lien pour l'ajouter au lieu de votre session. Vous retrouvez toutes vos salles (en cours, programmées, terminées) au même endroit.
Auditeur IA
L'assistant analyse vos preuves, suggère des améliorations, simule des questions d'auditeur et calcule un score de conformité.
Conformité Qualiopi
Les 32 indicateurs et la préparation de l'audit.
Emails
Créez et personnalisez vos modèles de communication, configurez les envois automatiques selon les événements, consultez l'historique complet des emails envoyés et suivez les taux d'ouverture, de clic et de réponse.
Mes données
Analysez votre activité avec des rapports détaillés : rapports d'activité par période, statistiques financières (chiffre d'affaires, taux de remplissage), indicateurs qualité (satisfaction, réussite, abandon) et exports en CSV ou Excel.