Facturer vos clients
Créez les factures qui alimentent votre bilan pédagogique et financier, et suivez leur statut.
Le module Facturation vous permet de créer des factures rattachées à vos sessions. Son rôle principal est d'alimenter correctement votre bilan pédagogique et financier : le BPF reprend le montant hors taxes des factures de l'exercice.
Workbots n'est pas un logiciel de facturation à part entière. Si vous utilisez déjà un outil de facturation, continuez à vous en servir. Saisissez dans Workbots les factures qui doivent figurer dans votre BPF, par exemple des frais de déplacement ou d'hébergement refacturés pour un formateur.
Ouvrez Facturation dans le menu de gauche.
Créer une facture
Cliquez sur Nouvelle facture.
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| Informations client | Nom ou raison sociale (obligatoire), adresse, code postal, ville, SIRET, email |
| Session associée | Facultative, elle rattache la facture à une session de formation |
| Date d'échéance | Obligatoire, proposée 30 jours après la date du jour |
| Lignes de facture | Description, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA (0 %, 5,5 %, 10 % ou 20 %, 20 % par défaut). Le bouton + Ajouter une ligne en ajoute d'autres |
| Notes internes | Pour vous seulement, elles n'apparaissent pas sur la facture |
| Conditions de règlement | Imprimées sur la facture, pré-remplies avec les mentions légales de retard de paiement |
Un organisme exonéré de TVA au titre de l'article 261-4-4°a du Code général des impôts choisit le taux de 0 %. Le taux de 20 % est proposé par défaut : vérifiez-le à chaque ligne.
Le bouton Créer la facture l'enregistre. Elle reçoit une référence provisoire, de la forme DRAFT-2026-0001.
Finaliser la facture
Une facture provisoire reste modifiable. Quand elle est prête, l'action Finaliser :
- lui attribue son numéro définitif, de la forme
FA-2026-0001; - la verrouille : elle ne peut plus être modifiée ;
- la fait passer au statut Émise.
La finalisation est irréversible. Relisez le client, les lignes et les montants avant de confirmer.
Les statuts
| Statut | Signification | Compté dans le BPF |
|---|---|---|
| Brouillon, Provisoire | La facture est en préparation | Non |
| Émise | La facture est finalisée | Oui |
| Envoyée | Vous l'avez transmise au client | Oui |
| Paiement partiel | Une partie est réglée | Oui |
| Payée | La facture est soldée | Oui |
| En retard | L'échéance est dépassée | Oui |
| Annulée | La facture n'a plus d'effet | Non |
Le statut se change depuis la liste. Seuls les passages cohérents sont proposés, et une facture Payée ou Annulée ne change plus de statut. Le statut Émise ne se choisit pas dans la liste : seule l'action Finaliser y mène, parce que c'est elle qui attribue le numéro définitif. Seule une facture en brouillon, provisoire ou annulée peut être supprimée, jamais une facture finalisée.
La liste affiche en tête les factures en attente, payées, en retard et le total encaissé. Une recherche et un filtre par statut vous aident à retrouver une facture.
Le PDF
L'action Télécharger PDF produit la facture au format PDF, avec les informations légales de votre organisme.
Workbots n'envoie pas la facture par email. Téléchargez le PDF, transmettez-le au client par votre messagerie, puis passez la facture au statut Envoyée. Il n'existe pas non plus d'avoir : pour neutraliser une facture, passez-la au statut Annulée.