Automatisations
Créez des workflows qui envoient vos emails, génèrent vos documents et relancent vos financeurs automatiquement.
Une automatisation est une règle qui déclenche des actions lorsqu'un événement se produit dans Workbots. Elle suit toujours la même logique : un déclencheur, des conditions (facultatives), puis des actions.
Les automatisations évitent les tâches manuelles répétitives : convocations, relances, attestations, questionnaires de satisfaction. Vous les configurez une fois, elles tournent ensuite pour chaque session.
Accéder aux automatisations
Ouvrez le module
Cliquez sur Automatisations dans le menu principal. Vous arrivez sur la liste de vos automatisations actives.
Créez ou partez d'un modèle
Cliquez sur Nouvelle automatisation, ou sélectionnez un modèle prédéfini pour démarrer plus vite.
Créer une automatisation
Étape 1 : choisir le déclencheur
Le déclencheur définit le moment où l'automatisation s'exécute :
- Apprenant inscrit
- Session créée
- Session démarrée
- Session terminée
- Document généré
- Évaluation reçue
- Émargement signé
- Date planifiée
Étape 2 : définir les conditions
Les conditions sont facultatives. Elles filtrent les cas où l'automatisation doit réellement s'exécuter :
- Si la formation est en présentiel
- Si l'apprenant a un financeur OPCO
- Si la session dure plus de 2 jours
- Si l'intervenant est externe
Étape 3 : ajouter les actions
Les actions décrivent ce qui se passe automatiquement :
- Envoyer un email
- Générer un document
- Créer une tâche
- Envoyer un SMS
- Mettre à jour un champ
- Ajouter une étiquette
- Notifier l'équipe
- Créer un rappel
Les automatisations les plus utilisées
| Automatisation | Déclencheur | Actions |
|---|---|---|
| Convocation automatique | Apprenant inscrit à une session | Générer la convocation personnalisée, l'envoyer à l'apprenant, envoyer une copie au responsable formation |
| Rappel d'émargement | Jour de formation, le matin | Envoyer le lien d'émargement aux apprenants, notifier l'intervenant, créer un rappel pour l'après-midi |
| Évaluation à chaud | Session terminée | Attendre 1 heure, envoyer le questionnaire de satisfaction, programmer une relance à J+3 |
| Attestation automatique | Session terminée et émargements complets | Vérifier les signatures, générer l'attestation de fin de formation, l'envoyer à l'apprenant |
| Relance financeur | 10 jours avant le début de la session | Vérifier si la convention est signée, relancer le financeur si besoin, créer une tâche de suivi |
| Fiche mission intervenant | Intervenant assigné à une session | Générer la fiche de mission, l'envoyer à l'intervenant, l'ajouter au dossier de la session |
| Rapport hebdomadaire | Tous les lundis à 9h | Compiler les statistiques de la semaine, générer le rapport PDF, l'envoyer au responsable formation |
| Bienvenue apprenant | Nouvel apprenant créé | Envoyer l'email de bienvenue, partager le guide de démarrage, créer l'accès à la plateforme LMS |
De nombreux emails automatiques sont déjà préconfigurés : invitations aux espaces apprenant et intervenant, conventions, contrats, convocations, évaluations entreprise, financeur et intervenant. Pour chacun, vous choisissez le moment d'envoi et vous l'activez ou le désactivez selon vos besoins.
Personnaliser les emails automatiques
Chaque email accepte des variables dynamiques, remplacées à l'envoi par les données réelles de la session.
| Variable | Contenu |
|---|---|
{{apprenant.prenom}} | Prénom de l'apprenant |
{{apprenant.nom}} | Nom de l'apprenant |
{{session.titre}} | Titre de la session |
{{session.date_debut}} | Date de début de la session |
{{session.lieu}} | Lieu de la session |
{{formation.titre}} | Titre de la formation |
{{intervenant.nom}} | Nom de l'intervenant |
{{organisme.nom}} | Nom de votre organisme |
Exemple de corps d'email :
Bonjour {{apprenant.prenom}},
Nous vous confirmons votre inscription à la formation {{formation.titre}},
qui se déroulera le {{session.date_debut}} à {{session.lieu}}.
Votre formateur sera {{intervenant.nom}}.Bonnes pratiques
Historique et journaux
Chaque exécution est enregistrée avec :
- La date et l'heure d'exécution
- L'élément déclencheur (session, apprenant)
- Le statut (succès, échec, en attente)
- Le détail des actions effectuées
- Les messages d'erreur, le cas échéant
Si une automatisation apparaît en échec de façon répétée, ouvrez son journal avant de la recréer. La cause est le plus souvent une donnée manquante (email absent, document non généré) plutôt qu'une erreur de configuration.