Suivre vos apprenants
Consultez la progression, les scores, le temps passé et exportez vos preuves d'activité.
Dès qu'un apprenant ouvre une formation, Workbots enregistre ce qu'il consulte, ce qu'il réussit et le temps qu'il y passe. Ces données servent à piloter vos sessions au quotidien, et à produire vos preuves d'activité pour un audit Qualiopi ou un financeur.
Le suivi est automatique. Il n'y a rien à activer et rien à saisir : il se construit à partir de l'activité réelle de l'apprenant dans le lecteur.
Le tableau de bord LMS
Le Dashboard du LMS donne la vue d'ensemble de votre activité e-learning.
| Indicateur | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Apprenants actifs | Le nombre d'apprenants ayant eu une activité récente. |
| Formations terminées | Le nombre d'inscriptions arrivées au statut « Terminée ». |
| Moyenne aux évaluations | Le score moyen obtenu sur l'ensemble des quiz passés. |
| Certificats délivrés | Le nombre d'attestations générées. |
Le tableau de bord affiche également les nouvelles inscriptions des 30 derniers jours, l'activité récente des apprenants, le classement des formations les plus suivies et des recommandations, notamment les apprenants dont l'avancement décroche.
Capture à venir
Dashboard du LMS : les quatre indicateurs en haut, le graphique des nouvelles inscriptions, l'activité récente et les formations les plus suivies
Les recommandations du tableau de bord sont le meilleur point d'entrée pour la prévention des abandons (indicateur Qualiopi 19). Traitez-les chaque semaine plutôt que d'attendre la fin de la session.
Progression par apprenant
La rubrique Rapports propose deux angles de lecture : par formation et par apprenant.
Ouvrez Rapports
Dans le LMS, allez dans Rapports. L'onglet Par formation est affiché par défaut.
Lisez la vue par formation
Chaque ligne présente une formation avec son nombre d'inscrits, de parcours terminés, de parcours en cours, sa progression moyenne et son temps moyen.
Capture à venir
Rapports, onglet Par formation : tableau avec inscrits, terminés, en cours, progression moyenne et temps moyen
Ouvrez le détail d'une formation
Un clic sur une ligne ouvre un panneau latéral : la répartition des statuts (non commencés, en cours, terminés) et la liste des apprenants inscrits, avec leur progression.
Descendez au niveau de l'apprenant
Sélectionnez un apprenant pour afficher son statut, sa progression globale, son temps passé, sa date d'inscription et sa progression module par module.
Capture à venir
Panneau latéral d'un apprenant : statut, temps passé, progression, date d'inscription et barres de progression par module
Filtrez si besoin
Le champ de recherche, les bornes de dates et le filtre par formation vous permettent d'isoler une promotion ou une période.
Les trois statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Non commencé | L'apprenant est inscrit mais n'a jamais ouvert la formation. |
| En cours | Il a commencé son parcours mais ne l'a pas achevé. |
| Terminé | Toutes les leçons obligatoires ont été complétées. L'attestation devient disponible. |
Résultats des quiz
Les scores sont enregistrés au niveau de la leçon quiz, et remontent ensuite dans la moyenne du module puis de la formation.
- Le score est exprimé en pourcentage et calculé côté serveur, à partir des réponses de l'apprenant.
- Le nombre de tentatives est conservé.
- Les questions Texte libre et Réponse courte sont exclues du score automatique et relèvent de votre correction.
- La moyenne générale aux évaluations est reprise sur le tableau de bord.
Un quiz composé uniquement de questions ouvertes ne produit pas de note automatique. Si vous avez besoin d'un score exploitable dans vos rapports, prévoyez au moins quelques questions de type QCM ou Vrai/Faux.
Pour les leçons SCORM, le score et le statut proviennent du package lui-même. Workbots enregistre ce que le contenu lui transmet : score, temps, position de reprise et, si le package les envoie, le détail des interactions.
Temps de connexion
Le temps passé est mesuré pendant que l'apprenant consulte réellement une leçon, et cumulé au niveau du module puis de la formation.
Ouvrez le panneau d'un apprenant
Depuis Rapports, sélectionnez l'apprenant concerné.
Téléchargez son rapport de connexion
Dans Rapports téléchargeables, cliquez sur Rapport de connexion. Vous obtenez un fichier Excel à deux onglets.
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Synthèse | Identité de l'apprenant, formation, temps total, nombre de sessions, durée moyenne, première et dernière connexion. |
| Sessions de connexion | L'historique chronologique : date, heure de début, heure de fin, durée, module consulté, type d'appareil. |
Capture à venir
Rapport de connexion Excel ouvert : onglet Synthèse avec les KPIs, puis onglet Sessions de connexion avec l'historique daté
Téléchargez l'attestation
Lorsque la formation est au statut Terminée, le bouton Attestation de fin de formation apparaît dans le même panneau.
Le temps de connexion est une preuve d'assiduité opposable à un financeur. Il est mesuré et plafonné côté serveur, ce qui empêche l'injection de fausses heures. Il ne peut pas être corrigé manuellement, y compris par vous.
Exporter les rapports
Deux exports sont disponibles depuis la page Rapports, selon l'usage.
| Export | Format | Usage |
|---|---|---|
| Export CSV | CSV | Une extraction rapide du tableau affiché à l'écran, formations ou apprenants selon l'onglet actif. Pour vos analyses internes. |
| Export OPCO | Excel | Un tableau agrégé, une ligne par inscription, destiné à un audit ou à une demande de financeur. |
L'export OPCO contient, pour chaque apprenant inscrit : nom, prénom, email, téléphone, formation, durée de la formation, date d'inscription, date de début, date de fin, dernière activité, temps cumulé, progression, score final et statut. Il respecte les filtres actifs (formation, statut, période).
Capture à venir
Page Rapports : la barre de filtres avec les boutons Export CSV et Export OPCO
Pour un audit, exportez formation par formation en filtrant sur la période concernée. Un fichier par action de formation est plus lisible pour l'auditeur qu'un export global.