Documents et signatures
Générez conventions, convocations et attestations, puis faites-les signer électroniquement.
Workbots produit vos documents administratifs à partir des données déjà saisies : la formation, la session, les clients, les participants et votre organisme. Vous n'avez rien à ressaisir. Une fois générés, vous les envoyez par email et vous les faites signer électroniquement, avec une preuve opposable.
Les documents se génèrent à l'étape Documents de l'assistant de configuration d'une session. Le suivi des signatures se consulte depuis Sessions → Signatures.
Les documents générés automatiquement
Neuf documents sont disponibles. Chacun se produit pour le bon destinataire.
| Document | À qui il s'adresse | Produit pour |
|---|---|---|
| Convention de formation | Entreprises et indépendants | Chaque client |
| Contrat de formation | Particuliers | Chaque client |
| Convocation | Participants | Chaque apprenant |
| Feuille d'émargement | Usage interne et financeurs | La session |
| Attestation de formation | Participants | Chaque apprenant |
| Certificat de réalisation | Financeurs | Chaque apprenant |
| Conditions générales de vente | Clients | Chaque apprenant |
| Contrat de sous-traitance | Formateur externe | La session |
| Programme de formation | Participants | Chaque apprenant |
La convention et le contrat de formation répondent au même besoin, mais pas au même public. La convention est le document contractuel des personnes morales, le contrat celui des particuliers qui financent eux-mêmes leur formation.
Générer les documents
Ouvrez l'étape Documents
Depuis la session, reprenez l'assistant de configuration et allez à l'étape Documents. Les clients, les participants, les tarifs, le lieu et le formateur doivent être renseignés au préalable : ce sont eux qui alimentent les documents.
Cochez les documents à produire
Sélectionnez les types de documents dont vous avez besoin pour cette session.
Choisissez les destinataires
Selon le document, vous désignez le client, l'apprenant ou le formateur concerné.
Générez
Chaque document est rendu avec vos informations d'organisme, votre logo, votre cachet et la signature de votre représentant légal.
Vidéo à venir
Étape Documents de l'assistant : sélection des documents, choix des destinataires, génération puis envoi par email.
Un document généré fige les informations du moment. Si vous modifiez ensuite les dates, le lieu ou le tarif de la session, régénérez les documents concernés, sans quoi vos convocations et conventions porteront des données périmées.
Envoyer les documents par email
Depuis le même écran, vous envoyez chaque document à son destinataire. Le fichier part en pièce jointe au format PDF, accompagné d'un message que vous pouvez personnaliser.
L'envoi est ensuite suivi : vous voyez si l'email a été envoyé, ouvert, ou s'il a échoué.
Les envois répétitifs peuvent être automatisés. Une convocation qui part systématiquement sept jours avant la session, ou une attestation envoyée à la clôture, ne demandent alors plus aucune action de votre part.
Envoyer pour signature
La signature électronique s'active sur un document déjà généré. Deux modes de transmission.
| Mode | Usage |
|---|---|
| QR Code | Le signataire scanne le code, par exemple en salle ou lors d'un rendez-vous. |
| Envoyer | Le signataire reçoit un lien de signature par email. |
Le parcours du signataire
Il ouvre le lien
Aucun compte ni mot de passe n'est nécessaire.
Il saisit son adresse email
Elle est vérifiée : seule l'adresse du destinataire attendu est acceptée.
Il confirme son identité par un code
Un code à 6 chiffres lui est envoyé par email. Il est valable 5 minutes. Le nombre de demandes et de tentatives est plafonné.
Il lit le document et signe
Il coche une case de consentement, par laquelle il certifie avoir lu et accepté le document, puis il appose sa signature.
Le code de vérification est transmis par email. L'envoi par SMS n'est pas disponible à ce jour.
La valeur probante
Au moment de la signature, Workbots enregistre :
- l'empreinte numérique du document et de la signature, en SHA-256, qui prouve que le document n'a pas été modifié après coup ;
- l'horodatage de la signature ;
- l'adresse IP et le navigateur du signataire ;
- le texte de consentement accepté.
Un certificat de signature électronique est produit et regroupe tous ces éléments. Il mentionne le règlement européen eIDAS (règlement UE n° 910/2014) et l'article 1367 du Code civil.
Il s'agit d'une signature électronique simple au sens du règlement eIDAS. Elle convient aux conventions, contrats de formation et documents courants d'un organisme de formation. Elle n'est ni une signature avancée, ni une signature qualifiée.
Une demande de signature expire au bout de 7 jours par défaut.
Suivre les signatures
L'écran Signatures centralise toutes vos demandes.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | La demande est créée mais n'a pas encore été envoyée. |
| En attente | La demande est partie, le signataire n'a pas encore signé. |
| Signé | Le document est signé. Le certificat de preuve est disponible. |
| Expiré | Le délai de signature est dépassé. |
| Annulé | La demande a été annulée. |
Trois compteurs résument la situation en haut de page : brouillons, en attente, signés. Les documents signés que vous n'avez pas encore consultés portent un indicateur de nouveauté.
Selon le statut, vous pouvez envoyer la demande, afficher son QR code, ouvrir le lien de signature, consulter le détail, ou télécharger le certificat.
Capture à venir
Écran Signatures : les trois compteurs et la liste des demandes avec leurs statuts.
L'étape Documents de l'assistant se met à jour automatiquement pendant que vous y êtes. Une signature effectuée par un client s'y reflète en quelques secondes, sans rechargement.
Les signatures multipartites des CFA
Les documents d'apprentissage engagent plusieurs parties : l'apprenti, son représentant légal, le maître d'apprentissage, l'employeur et le CFA. Ils disposent donc d'un circuit dédié, qui permet de définir un ordre de signature :
- En parallèle : tout le monde signe en même temps.
- Séquentiel : chacun signe à son tour, et le suivant est prévenu automatiquement dès que le précédent a signé.
Ce circuit concerne le CERFA, le livret d'apprentissage, les bilans tripartites, les visites en entreprise et les procès-verbaux du conseil de perfectionnement.
Contrats d'apprentissage
Le circuit complet de signature des contrats et du CERFA.
Personnaliser un modèle
Les modèles de documents ne sont pas modifiables depuis votre espace. Leur structure et leurs mentions légales sont maintenues par Workbots, afin de garantir leur conformité réglementaire.
En revanche, vous personnalisez tout ce qui fait votre identité, et ces éléments sont repris sur l'ensemble de vos documents :
| Élément | Où le régler |
|---|---|
| Logo, cachet, signature du représentant légal | Paramètres de l'organisme |
| Raison sociale, nom commercial, SIRET | Paramètres de l'organisme |
| Numéro de déclaration d'activité, préfecture | Paramètres de l'organisme |
| Coordonnées et mentions légales | Paramètres de l'organisme |
| Couleur principale | Branding |
Les modèles d'emails, eux, sont bien personnalisables. Vous les retrouvez dans la rubrique Emails, où vous pouvez adapter les messages qui accompagnent vos documents.
Archiver les documents signés
Chaque document produit est classé automatiquement dans Mes fichiers, dans le dossier de la formation puis dans celui de l'apprenant concerné. Vous n'avez aucun classement manuel à faire.
Le certificat de preuve d'une signature reste accessible depuis l'écran Signatures. Une page de vérification publique permet également de contrôler l'authenticité d'un document signé.
Lors d'un audit, ce classement automatique est votre meilleur allié : conventions, convocations, feuilles d'émargement et attestations sont déjà rangées par apprenant, avec leurs preuves de signature.