CRM et suivi des prospects
Suivez vos opportunités commerciales dans un tunnel de vente, du premier contact à la signature.
Le CRM suit vos prospects et vos clients, du premier appel jusqu'à la signature. Chaque opportunité est une carte que vous faites avancer d'étape en étape, et chaque échange (appel, email, réunion) est noté sur sa fiche.
Ouvrez CRM dans le menu de gauche.
Le tunnel de vente
L'écran Tunnel de vente présente vos opportunités en colonnes, une par étape.
| Étape | Usage |
|---|---|
| À traiter | Le prospect vient d'arriver, personne ne l'a encore contacté |
| En cours | L'échange a commencé |
| Proposition envoyée | Vous avez transmis une proposition ou un devis |
| Relance | La proposition attend une réponse, une relance est prévue |
| Gagné | Le client a accepté |
| Perdu | L'opportunité n'a pas abouti |
Pour faire avancer une opportunité, glissez sa carte d'une colonne à l'autre. En haut de l'écran, les compteurs affichent le nombre d'opportunités et leur montant total. La recherche et le bouton Filtres (étape, source) vous aident à retrouver une carte.
Le bouton Configuration permet de renommer les six étapes pour les adapter à votre vocabulaire. Leur nombre et leur ordre sont fixes : ils servent au calcul du taux de conversion. Les noms choisis s'affichent partout, dans le tunnel, sur la fiche d'une opportunité et dans le tableau de bord.
Créer une opportunité
Cliquez sur Nouvelle opportunité, ou sur le + en haut d'une colonne pour la créer directement à cette étape.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Nom de l'opportunité | Un nom qui vous parle, par exemple le nom du client et la formation |
| Type de client | Entreprise, Indépendant ou Particulier |
| Coordonnées | Pour une entreprise : raison sociale, SIRET, TVA intracommunautaire et interlocuteur principal. Pour un particulier : sa situation actuelle (en poste, en recherche d'emploi, en reconversion, etc.) |
| Formation associée | La formation qui intéresse le prospect |
| Montant | Hors taxes, ou toutes taxes comprises pour un particulier. Reprenez le tarif de votre catalogue |
| Date de relance | Le jour où vous devez recontacter le prospect |
| Date de clôture prévue | Le jour où vous attendez sa décision |
| Source | Site web, Bouche à oreille, Réseaux sociaux, Salon/Événement, Partenaire, Démarchage, Catalogue en ligne, Autre |
| Notes | Tout ce qui est utile à la suite |
Le bouton Créer l'opportunité l'ajoute dans la colonne À traiter.
Suivre un prospect
L'icône en haut à droite de chaque carte, Voir les détails, ouvre la fiche de l'opportunité. Elle affiche le montant HT, la probabilité de succès, le montant pondéré et la date de clôture prévue, puis deux onglets.
- Informations et session : la description, la source, les dates, les contacts, l'entreprise et la formation associée. Le bouton Modifier les met à jour.
- Suivi de l'opportunité : l'historique de tous vos échanges.
Pour noter un échange, cliquez sur Ajouter une activité et choisissez son type : Appel, Email, Réunion, Tâche, Note ou Relance. Donnez-lui un titre, une description (le contenu de l'email, le compte rendu de l'appel) et une date. Cochez Marquer comme fait si l'action est réalisée : elle apparaît alors barrée dans l'historique.
Notez aussi ce qui reste à faire, sous forme de tâche ou de relance non cochée. L'historique devient votre liste d'actions sur ce prospect.
Le tableau de bord
Le bouton Dashboard ouvre le Tableau de bord CRM, sur 7, 30 ou 90 jours, ou sur toute la période.
| Indicateur | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Opportunités | Le nombre d'opportunités de la période |
| Montant total | La valeur de votre pipeline |
| Taux de conversion | Les opportunités gagnées, rapportées aux opportunités gagnées et perdues |
Il présente aussi l'entonnoir de conversion, les sources d'acquisition, les meilleures opportunités et les activités récentes.
Le chiffre d'affaires gagné et perdu dépend de la colonne où se trouvent vos cartes. Pensez à déplacer une opportunité en Gagné ou en Perdu dès que la décision tombe, sinon vos indicateurs restent faux.