Bilan pédagogique et financier
Préparez et déclarez votre BPF annuel à partir de vos données Workbots.
Le bilan pédagogique et financier est la déclaration annuelle obligatoire de tout organisme de formation déclaré. Il retrace, pour un exercice comptable clos, l'origine de vos produits, vos charges, les personnes qui ont dispensé les formations et les stagiaires que vous avez accueillis.
Workbots reprend la structure du formulaire CERFA 10443 et pré-remplit les cadres à partir de vos sessions, de vos factures et de vos intervenants. Vous partez d'un document déjà rempli, plutôt que d'une page blanche.
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La page BPF, exercice sélectionné et cadres A à H
Ce qu'est le BPF
Le BPF porte sur l'activité de dispensateur de formation de votre organisme, au cours du dernier exercice comptable clos. Il ne s'agit pas d'un état de trésorerie : c'est un bilan pédagogique et financier, déclaré hors taxes.
Le BPF est distinct de Qualiopi. Le BPF est une obligation déclarative qui découle de votre numéro de déclaration d'activité. Qualiopi est une certification qualité qui conditionne l'accès aux financements. Vous êtes concerné par les deux.
Ouvrir le BPF
Cliquez sur BPF dans le menu principal. La page affiche l'ensemble du formulaire, cadre par cadre, pour un exercice donné.
Dans l'en-tête, vous trouvez :
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Le sélecteur d'année | Choisir l'exercice concerné. Par défaut, l'année précédente |
| Recalculer | Reprendre les données depuis vos sessions et vos intervenants |
| Sauvegarder | Enregistrer vos saisies |
| Export CERFA PDF | Télécharger le bilan au format PDF |
Le bouton Recalculer reprend les données depuis vos sessions et écrase les modifications que vous n'avez pas encore sauvegardées. Sauvegardez avant de recalculer.
Vérifier vos données avant de commencer
Le pré-remplissage n'est bon que si vos données le sont. Trois endroits alimentent le BPF, et méritent un contrôle préalable.
Les informations de votre organisme
Le cadre A reprend la raison sociale, le SIRET, le numéro de déclaration d'activité, la forme juridique, le code NAF, l'adresse et le représentant légal, tels que renseignés dans Paramètres → Organisme de formation. Si l'un de ces champs manque, un bandeau Données à compléter vous le signale en haut de la page.
Le statut de vos apprenants
Le cadre F ventile vos stagiaires par catégorie. La ventilation s'appuie sur le statut renseigné sur chaque fiche apprenant : salarié, apprenti, demandeur d'emploi, particulier, indépendant, agent public. Un statut absent ou erroné se retrouve directement dans la déclaration.
Passez en revue votre base Mes données → Apprenants avant d'ouvrir le BPF. C'est le contrôle qui rapporte le plus.
Vos intervenants
Sur chaque fiche intervenant, deux informations alimentent les cadres D et E : le type d'intervenant (Interne ou Sous-traitant) et le taux horaire. Les intervenants externes dont le taux horaire est renseigné alimentent les achats de prestations de formation.
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Le bloc BPF sur une fiche intervenant : type et taux horaire
Vos factures
Le cadre C se construit à partir des factures émises pendant l'exercice, ventilées selon le financeur rattaché au client. Les factures encore à l'état de brouillon ne sont pas prises en compte.
Les cadres du formulaire
Contrôler les montants
Les totaux sont recalculés automatiquement à chaque saisie et restent en lecture seule. Vous n'avez donc jamais à additionner vous-même.
Les lignes en lecture seule (total des organismes gestionnaires, total des produits, total des charges, totaux F-1, F-3 et F-4) se mettent à jour dès que vous modifiez une ligne de détail.
Quelques cadres restent, par nature, à votre main. Ils ne peuvent pas être déduits de vos données Workbots.
| À compléter manuellement | Pourquoi |
|---|---|
| Salaires des formateurs (cadre D) | Vos données de paie ne sont pas dans Workbots |
| Autres charges (cadre D) | Déplacements, fournitures, location de salles |
| Part du chiffre d'affaires en formation (cadre C) | Dépend de votre comptabilité globale |
| Niveaux de certification (cadre F-3) | Le détail par niveau relève de votre catalogue |
| Spécialités NSF (cadre F-4) | Le code NSF de chaque formation est à confirmer |
Le pré-remplissage est une aide, pas une déclaration. Vous restez responsable de l'exactitude des montants et des effectifs déclarés. Relisez chaque cadre avant l'export, et rapprochez les cadres C et D de votre comptabilité.
Générer et exporter le BPF
Sélectionnez l'exercice
Choisissez l'année dans le sélecteur en haut de la page.
Laissez le pré-remplissage s'appliquer
Les cadres se remplissent depuis vos sessions, vos factures et vos intervenants. Le bandeau Calcul automatique rappelle que chaque champ reste modifiable.
Corrigez les manques signalés
Traitez les messages du bandeau Données à compléter : numéro de déclaration d'activité, SIRET, forme juridique, code NAF, absence de facture, taux horaires des intervenants externes.
Complétez les cadres manuels
Reprenez le tableau ci-dessus et saisissez ce qui ne peut pas être calculé.
Sauvegardez
Cliquez sur Sauvegarder. Le bouton reste inactif tant que vous n'avez rien modifié.
Exportez
Cliquez sur Export CERFA PDF. Vous obtenez un PDF structuré cadre par cadre, que vous pouvez imprimer, signer et archiver.
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Le PDF du BPF, cadres A à H
Déposer la déclaration
Workbots ne télétransmet pas votre BPF. Le dépôt de la déclaration s'effectue auprès de l'administration, sur le service en ligne dédié aux organismes de formation. Le PDF exporté vous sert de document de travail et de pièce d'archive.
La démarche se déroule en trois temps.
- Préparez votre BPF dans Workbots et exportez le PDF.
- Reportez les montants et les effectifs sur le service de télédéclaration de l'administration, cadre par cadre. La structure du formulaire Workbots suit celle du CERFA, ce qui rend le report direct.
- Archivez le PDF signé avec vos pièces justificatives.
Le BPF se dépose chaque année, dans le délai fixé par la réglementation, pour le dernier exercice comptable clos. Vérifiez la date limite et les modalités auprès de votre service instructeur, elles peuvent évoluer.
L'absence de déclaration expose votre organisme à l'annulation de son numéro de déclaration d'activité. Ne laissez pas passer l'échéance.
Le BPF au fil de l'année
Le meilleur moyen de préparer le BPF est de ne pas le préparer en une fois. Trois réflexes suffisent.
Renseignez le statut
À chaque création d'apprenant, choisissez son statut. C'est la clé de tout le cadre F.
Qualifiez vos intervenants
Interne ou sous-traitant, avec le taux horaire. C'est la clé des cadres D et E.
Émettez vos factures
Une facture émise avec le bon financeur alimente le cadre C sans effort.