Mes données
Gérez vos bases : entreprises, apprenants, intervenants, lieux, financeurs, établissements et maîtres d'apprentissage.
Mes données regroupe les référentiels de votre organisme. Vous y saisissez une information une seule fois, puis vous la réutilisez partout : dans les sessions, les conventions, les convocations, les feuilles d'émargement et vos déclarations réglementaires.
C'est le socle de la plateforme. Des bases bien tenues font des documents justes et un audit serein.
Les sept bases
| Base | Ce qu'elle contient | Où elle sert |
|---|---|---|
| Entreprises | Vos clients et vos partenaires, avec leur interlocuteur | Conventions, sessions, contrats |
| Apprenants | Les personnes que vous formez | Sessions, émargement, évaluations, portail |
| Intervenants | Vos formateurs, internes et sous-traitants | Sessions, fiches de mission, BPF |
| Lieux | Vos salles et vos liens de visioconférence | Sessions, convocations, émargement |
| Financeurs | OPCO et organismes de financement | Tarifs, prises en charge, facturation |
| Établissements | L'établissement partenaire qui dispense ou certifie | Documents CFA |
| Maîtres d'apprentissage | Les tuteurs en entreprise | CERFA, livret, suivi tripartite |
Les deux dernières bases, Établissements et Maîtres d'apprentissage, sont réservées à l'activité d'apprentissage et incluses dans la formule CFA.
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Menu Mes données déplié dans la barre latérale, avec les sept bases.
Entreprises
Vos clients personnes morales, mais aussi vos partenaires institutionnels et vos entreprises d'accueil d'apprentis.
| Bloc | Champs |
|---|---|
| Informations principales | Raison sociale, SIRET, TVA intracommunautaire |
| Interlocuteur principal | Civilité, fonction, prénom, nom, email, téléphone |
| Adresse | Adresse, code postal, ville, pays |
| Typologie | Type de partenaire, effectif salariés, code NAF, convention collective |
| Notes internes | Commentaire libre |
Seule la raison sociale est réellement obligatoire, mais l'interlocuteur et l'adresse alimentent directement vos conventions : mieux vaut les renseigner tout de suite.
La fiche d'une entreprise ouvre cinq onglets : Informations, Apprenants, Pré-inscriptions, Sessions et Documents. Vous y suivez toute la relation client depuis un seul écran.
Le compteur d'apprenants sur la carte d'une entreprise est cliquable. Il vous amène directement à la liste de ses salariés.
Apprenants
Les personnes que vous formez. Prénom, nom et email suffisent à créer une fiche, le statut détermine ensuite les informations demandées.
Guide complet des apprenants
Création, statuts, inscription en session, portail et suivi.
Intervenants
Vos formateurs. Cette base porte deux enjeux réglementaires forts : le BPF et l'indicateur Qualiopi 17.
| Bloc | Champs |
|---|---|
| Informations personnelles | Prénom, nom, email, téléphone |
| Spécialités | Domaines d'intervention, choisis dans une liste ou saisis librement |
| BPF | Type de contrat (interne ou sous-traitant), taux horaire, nature du contrat |
| Structure du sous-traitant | Nom, SIRET, adresse, si l'intervenant est externe |
| Profil (Qualiopi 17) | Photo, CV, attestation RC Pro, numéro de déclaration d'activité, biographie, années d'expérience |
| Diplômes et certifications | Intitulé, organisme, année, niveau et justificatif PDF |
La distinction interne ou sous-traitant et le taux horaire ne sont pas décoratifs : ils alimentent votre bilan pédagogique et financier. Un intervenant mal qualifié fausse votre BPF.
Déposez le CV, l'attestation RC Pro et les diplômes de chaque formateur dès sa création. Ce sont exactement les pièces qu'un auditeur demande au titre de l'indicateur 17, et les chercher au dernier moment coûte cher.
La fiche d'un intervenant ouvre trois onglets : Informations, Documents et Sessions.
Lieux
Vos salles de formation et vos salles virtuelles.
| Type de lieu | Champs |
|---|---|
| Présentiel | Nom, adresse, code postal, ville, capacité, informations pratiques |
| Visioconférence | Nom, lien de connexion (Zoom, Meet, Teams), informations pratiques |
La checklist de conformité
Chaque lieu en présentiel dispose d'une checklist de conformité en 11 points, qui répond à l'indicateur Qualiopi 17 sur les moyens mis à disposition. Une barre de progression affiche votre taux de conformité sur la carte du lieu.
| Catégorie | Points vérifiés |
|---|---|
| Surface et aménagement | Surface adaptée, conformité ERP |
| Conditions de travail | Ventilation, éclairage, sanitaires accessibles |
| Accessibilité | Accessibilité PMR |
| Équipements techniques | WiFi, vidéoprojecteur, mobilier, équipements spécifiques, fournitures |
Vous pouvez joindre au lieu ses documents justificatifs : bail, photos, documents de sécurité.
La capacité d'un lieu est indicative. Elle s'affiche au moment de choisir un lieu pour une session, mais elle ne bloque aucune inscription.
Financeurs
Les organismes qui prennent en charge tout ou partie du coût de vos formations.
Un financeur porte un nom, un type, des coordonnées et des notes. Douze types sont proposés : OPCO, Agefiph, Caisse des Dépôts, État, Fond d'assurance formation, France Travail, Instances Européennes, OPACIF, OPCA, Région, Autre public, Autre.
Les financeurs se rattachent ensuite aux clients d'une session, à l'étape Tarifs de l'assistant. Plusieurs financeurs peuvent intervenir sur un même client, et le reste à charge est calculé automatiquement.
Configurer une session
L'étape Tarifs, les financeurs et le calcul du reste à charge.
Établissements
Cette base sert lorsque l'établissement qui dispense la formation ou délivre le diplôme n'est pas votre CFA : CFA hors les murs, UFA, université ou école partenaire.
| Bloc | Champs |
|---|---|
| Identification | Dénomination, SIRET, code UAI |
| Adresse | Adresse, code postal, ville |
| Contact | Prénom, nom, email, téléphone |
| Notes | Commentaire libre |
Si votre CFA assure lui-même la formation, vous n'avez pas besoin de remplir cette base.
Maîtres d'apprentissage
Les tuteurs qui encadrent vos apprentis en entreprise. C'est la seule base présentée sous forme de tableau.
| Bloc | Champs |
|---|---|
| Rattachement | Entreprise |
| Identité | Civilité, prénom, nom, email, téléphone |
| Qualification | Fonction, qualification, niveau de qualification, années d'expérience |
| Notes | Commentaire libre |
Trois indicateurs figurent en haut de page : le nombre de maîtres d'apprentissage actifs, ceux qui suivent au moins un apprenti, et les invitations en attente.
Un maître d'apprentissage déclarant moins de 2 ans d'expérience est signalé par une alerte : un dossier de dérogation peut être exigé.
L'espace du maître d'apprentissage
Chaque maître d'apprentissage dispose de son propre espace, où il suit son apprenti et échange avec vous. Le bouton Inviter lui envoie son accès. La colonne Espace MA affiche l'état de cet accès : non invité, invitation envoyée, ou accès activé.
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Tableau des maîtres d'apprentissage, avec les colonnes Qualification, Expérience, Apprentis et Espace MA.
Maîtres d'apprentissage
Le rôle du maître d'apprentissage dans le suivi de l'apprenti.
Importer et exporter
Si vos données existent déjà dans un autre logiciel ou dans un tableur, vous n'avez pas à les ressaisir. Ouvrez Mes données → Importer.
Téléchargez le modèle
Le bouton Télécharger le modèle fournit un classeur Excel. Chaque onglet correspond à une base : entreprises, lieux, intervenants, apprenants, établissements, maîtres d'apprentissage, formations et sessions, journées, inscriptions, contrats. Un onglet de mode d'emploi l'accompagne.
Remplissez les onglets utiles
Vous ne remplissez que ce qui vous concerne. Un organisme qui ne fait pas d'apprentissage laisse vides les onglets maîtres d'apprentissage et contrats. Copiez vos colonnes existantes dans les colonnes correspondantes, en respectant l'ordre : une valeur placée dans la mauvaise colonne arrive dans le mauvais champ.
Déposez le fichier et lisez la simulation
Déposez le classeur (format .xlsx, jusqu'à 20 Mo). Workbots l'analyse sans rien enregistrer et vous montre ce qu'il ferait : fiches À créer, fiches À compléter, fiches Déjà à jour et Lignes ignorées, avec la raison de chaque anomalie.
Validez
Le bouton Enregistrer applique l'import. Rien n'est écrit dans vos bases avant ce clic.
Vos données existantes ne sont jamais écrasées. L'import crée les fiches absentes et complète uniquement les champs vides des fiches déjà présentes. Une information que vous avez saisie reste en place, même si le fichier en propose une autre.
L'import respecte les limites de votre formule (nombre d'apprenants, d'intervenants, de formations). S'il les dépasse, l'enregistrement est bloqué et l'écran indique ce qui manque.
L'export des bases, lui, n'est pas disponible depuis Mes données. Trois autres mécanismes limitent la saisie répétitive :
- La création à la volée. Pendant la configuration d'une session, vous pouvez créer une entreprise, un salarié ou un intervenant sans quitter l'assistant. La fiche rejoint automatiquement votre base.
- Les pré-inscriptions. Lorsqu'un visiteur s'inscrit depuis votre catalogue public, l'acceptation de sa demande crée sa fiche apprenant, et celle de son entreprise si nécessaire.
- Les exports réglementaires. Ils existent bien, mais dans leurs rubriques dédiées : le BPF, la déclaration SIFA et la comptabilité Karoussel produisent leurs propres fichiers, à partir de ces mêmes données.
La qualité de vos exports réglementaires dépend directement de ces bases. Un SIRET manquant sur une entreprise, un taux horaire absent sur un intervenant, et c'est votre BPF ou votre SIFA qui bloque au moment de la déclaration.