Enquête SIFA

Le SIFA (Système d'information sur la formation des apprentis) est l'enquête annuelle par laquelle chaque CFA transmet à la DEPP les données de ses apprentis. Workbots calcule la photo de vos apprentis au 31 décembre, détecte les anomalies et produit le fichier à déposer.

La déclaration repose sur une photo au 31 décembre de l'année de référence : sont retenus les apprentis dont le contrat est en cours à cette date, ainsi que ceux dont le contrat a été rompu au cours de l'année.

Ce qu'est le SIFA

La page Administratif → Déclaration SIFA rassemble tout ce qu'il vous faut.

Élément	Rôle
Année de référence	Sélecteur en haut de page, il propose l'année en cours et les quatre précédentes.
Apprentis au 31/12	Nombre d'apprentis retenus dans la photo.
Complétude des données	Part des apprentis dont la fiche ne présente aucune anomalie.
Erreurs détectées	Nombre total d'anomalies, tous apprentis confondus.
Statut de la déclaration	Non initié, en préparation, prêt, déposé, accepté, refusé.
Tableau des apprentis	Un apprenti par ligne, avec son INE, son diplôme, sa situation au 31/12 et le détail de ses anomalies.
Historique	Les déclarations des années précédentes, avec leur date de génération et de dépôt.

Capture à venir

Page Déclaration SIFA, indicateurs et tableau des apprentis

Le tableau des apprentis est recalculé à chaque affichage, en direct, à partir de vos contrats. Il reflète donc l'état actuel de vos données, même si vous n'avez pas encore généré de snapshot.

Vérifier vos données

L'export SIFA agrège des données qui viennent de trois endroits. Vérifiez-les avant de générer le fichier.

Source	Données attendues
Paramètres de l'organisation	Numéro UAI de votre CFA (8 caractères).
Fiche apprenant	Nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, nationalité, adresse, INE, niveau scolaire à l'entrée, RQTH.
Fiche du contrat	Code RNCP ou code diplôme, durée du contrat, dates de début, de fin et de rupture.

Le numéro UAI est contrôlé pour chaque apprenti. S'il est absent des paramètres de votre organisation, tous vos apprentis sont en anomalie et la complétude tombe à zéro. Renseignez-le en premier.

Le numéro INE doit comporter exactement 11 caractères, et l'âge de l'apprenti doit se situer dans les bornes attendues par la DEPP. Ces deux points génèrent le plus grand nombre d'anomalies.

Générer l'export

Sélectionnez l'année de référence

En haut de la page, choisissez l'année sur laquelle porte la déclaration.

Générez le snapshot

Cliquez sur Générer le snapshot au 31/12. Workbots fige la liste des apprentis retenus, calcule les totaux (dont le nombre d'apprentis en situation de handicap et le nombre de mineurs) et passe la déclaration au statut En préparation.

Corrigez les anomalies

Consultez la colonne des erreurs du tableau, corrigez les fiches concernées, puis régénérez le snapshot. Visez une complétude de 100 %.

Exportez le fichier

Cliquez sur Exporter en CSV ou sur Exporter en TXT, selon le format attendu par la plateforme de dépôt. Le fichier est produit à partir de vos données à jour.

Capture à venir

Boutons de génération et d'export de la déclaration SIFA

Les deux formats produits :

Format	Séparateur	Contenu
CSV	Point-virgule	Une ligne par apprenti, sans ligne d'en-tête, encodage UTF-8.
TXT	Barre verticale	Une ligne par apprenti, sans ligne d'en-tête, encodage UTF-8.

Chaque ligne reprend les variables attendues par la DEPP, dans l'ordre imposé : identifiants (INE, UAI, type de CFA), diplôme préparé (code diplôme, RNCP, durées, année de formation), identité et coordonnées de l'apprenti, naissance, sexe, nationalité, situation de handicap, situation antérieure, puis les données de l'employeur (SIRET, code NAF, effectif) et les dates du contrat.

Certaines variables ne sont pas alimentées automatiquement et doivent être complétées sur la plateforme SIFA après l'import, notamment la situation de l'apprenti l'année précédente et l'établissement fréquenté l'année précédente. Relisez votre fichier avant de le déposer.

Corriger les anomalies

Le tableau des apprentis affiche pour chacun un badge de complétude et le détail des anomalies. Voici les plus fréquentes et leur correction.

Après chaque série de corrections, régénérez le snapshot pour que les totaux et la complétude soient recalculés.

Déposer la déclaration

Le dépôt s'effectue sur la plateforme de la DEPP, en dehors de Workbots.

Téléchargez le fichier

Exportez la déclaration au format attendu par la plateforme.

Déposez-le sur la plateforme SIFA

Connectez-vous à la plateforme SIFA de la DEPP et importez votre fichier. Complétez sur place les variables qui ne sont pas alimentées automatiquement.

Marquez la déclaration comme déposée

De retour dans Workbots, cliquez sur Marquer comme déposé. La déclaration passe au statut correspondant et la date de dépôt est enregistrée. Ce marquage est purement documentaire : Workbots n'envoie rien à la DEPP.

Workbots ne transmet pas votre déclaration à l'administration et ne connaît pas la date limite de la campagne en cours. Consultez le calendrier officiel de l'enquête SIFA et déposez votre fichier dans les délais annoncés par la DEPP. Une notification vous rappelle en fin d'année d'initier la déclaration si aucune n'a été préparée.

N'utilisez pas l'option d'export destinée à Excel pour le dépôt sur la plateforme DEPP : elle ajoute un marqueur d'encodage au fichier. Réservez-la à une relecture dans un tableur.