CFA et apprentissage
Gérez l'apprentissage de bout en bout : contrats, CERFA, maîtres d'apprentissage, livret, SIFA et DECA.
Le module CFA couvre tout le cycle de vie d'un contrat d'apprentissage : la saisie du contrat, la génération et la signature des documents, le dépôt auprès de l'OPCO, le suivi pédagogique de l'apprenti et les déclarations annuelles. Cette page présente l'organisation du module et l'enchaînement des étapes.
Le module CFA est réservé aux organisations dont le plan et le type (CFA, ou OF et CFA) l'autorisent. Sans ces droits, les pages CFA s'affichent floutées avec un message d'invitation à changer de plan.
Le module apprentissage
Dans le menu latéral, l'apprentissage se répartit en plusieurs entrées.
| Entrée du menu | Ce que vous y faites |
|---|---|
| Contrats apprentissage | Créer, compléter, documenter et signer les contrats. |
| Mes apprentis | Voir le parcours de chaque apprenti : contrat, entreprise, maître d'apprentissage, livret, évaluations CCF. |
| Entreprises | Gérer les employeurs partenaires, dans « Mes données ». |
| Suivi pédagogique | Livrets d'apprentissage, blocs de compétences, évaluations CCF, visites en entreprise, bilans tripartites, situations apprenti. |
| Conformité CFA | Conseil de perfectionnement, plan annuel de projets, ressources CFA, insertion professionnelle. |
| Administratif | Dépôts DECA / OPCO, déclaration SIFA, comptabilité analytique Karoussel. |
| Financement | Rémunérations des apprentis, aides employeur, facturation. |
Les maîtres d'apprentissage se gèrent depuis Mes données → Maîtres d'apprentissage, avec les autres bases de référence (apprenants, entreprises, établissements).
Capture à venir
Menu latéral, sections CFA du back-office
Le parcours d'un contrat
Créer le contrat
Un assistant en trois étapes vous demande les acteurs (apprenti, entreprise, maître d'apprentissage), les dates, puis la formation préparée. À la création, Workbots attribue une référence au contrat, crée un livret d'apprentissage vide et planifie les visites en entreprise.
Compléter la fiche du contrat
Vous complétez les dates clés, le diplôme préparé (code et niveau RNCP), les paliers de rémunération, le coût pédagogique, le NPEC et l'OPCO destinataire. Ces informations alimentent le CERFA et le dossier de dépôt.
Générer les documents
Depuis la page Documents du contrat, Workbots produit jusqu'à 13 documents à partir de vos données : le CERFA, la fiche de mission du maître d'apprentissage, les documents remis à l'apprenti, les pièces pédagogiques et les pièces attendues au dépôt.
Faire signer
Chaque document peut partir en signature électronique multipartite. Les signataires reçoivent un lien personnel par email et signent en ligne. Le PDF signé est reconstitué au fur et à mesure des signatures reçues.
Déposer le dossier
Vous vérifiez la complétude du dossier, vous enregistrez le dépôt, puis vous exportez le dossier au format JSON pour le transmettre à votre OPCO sur son portail. Le retour de l'OPCO se saisit ensuite dans Workbots.
Suivre l'apprenti
Pendant le contrat, vous alimentez le livret d'apprentissage, vous réalisez les visites en entreprise, vous saisissez les évaluations en CCF et vous traitez les situations qui remontent (absences répétées, baisse des notes).
Déclarer
Chaque année, vous produisez l'export SIFA à partir de la photo des apprentis présents au 31 décembre de l'année de référence.
Vidéo à venir
Parcours complet d'un contrat, de la création au dépôt
Les acteurs
| Acteur | Rôle dans Workbots |
|---|---|
| Apprenti | Fiche dans Mes données → Apprenants. Son état civil alimente le CERFA et l'export SIFA. |
| Employeur | Fiche dans Mes données → Entreprises. SIRET, code NAF, effectif et adresse sont contrôlés au moment du dépôt. |
| Maître d'apprentissage | Rattaché à une entreprise. Il dispose d'un espace dédié : apprentis suivis, livrets à compléter, planning, visites, messagerie. |
| CFA | Votre organisation. Ses coordonnées, son SIRET, son numéro de déclaration d'activité et son numéro UAI alimentent les documents et les exports. |
| Référents CFA | Référent pédagogique, référent handicap, référent mobilité. Déclarés dans l'organigramme, ils signent certains documents. |
| OPCO | Destinataire du dépôt du contrat. Il instruit le dossier et notifie sa décision. |
| Établissement de formation | À renseigner si la formation est dispensée par un autre établissement que le vôtre (hors les murs, UFA, école partenaire). |
Plus les fiches de vos apprenants et de vos entreprises sont complètes, moins vous rencontrerez de blocages au moment de générer le CERFA et de déposer le dossier. Les contrôles de complétude vous renvoient directement vers la fiche à corriger.
Les obligations réglementaires
Le contrat d'apprentissage doit être transmis à l'OPCO dans un délai très court (le Code du travail prévoit un délai de cinq jours ouvrables). Workbots vous alerte par email et par notification lorsqu'un contrat signé n'a toujours pas été déposé au bout de quatre jours. Vérifiez le délai exact et la liste des pièces exigées auprès de votre OPCO : les modalités varient d'un opérateur à l'autre.
Workbots ne se substitue ni à votre OPCO ni à l'administration. Les délais, les pièces à fournir et les modalités de dépôt restent sous votre responsabilité.