Conformité Qualiopi
Suivez vos 32 indicateurs Qualiopi, rassemblez vos preuves et préparez votre audit avec Workbots.
Qualiopi est la certification qualité obligatoire pour tout organisme qui souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail). Elle repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), composé de 7 critères déclinés en 32 indicateurs.
Les chiffres clés du référentiel
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Critères | 7 |
| Indicateurs | 32 |
| Durée de validité de la certification | 3 ans |
| Audit de surveillance | 1 pendant le cycle |
Workbots ne délivre pas la certification. La certification est prononcée par un organisme certificateur accrédité, à l'issue d'un audit. Workbots vous aide à produire et à rassembler les preuves attendues lors de cet audit.
Ce que Workbots prend en charge
Génération des preuves
Conventions, convocations, émargements, attestations et évaluations sont générés automatiquement à partir de vos sessions.
Indicateurs calculés
Taux de satisfaction, taux de réussite et taux d'abandon sont calculés depuis vos données, sans ressaisie.
Auditeur IA
L'assistant analyse vos preuves, repère les manques et simule les questions d'un auditeur.
Suivi de conformité
Un tableau de bord dédié affiche votre progression indicateur par indicateur.
Le tableau de bord Qualiopi
Le tableau de bord affiche votre niveau de conformité par indicateur, avec un code couleur (vert, orange, rouge) et les actions à mener. Vous y retrouvez votre score global, le nombre d'indicateurs conformes et la conformité détaillée par critère.
Les 32 indicateurs
Rassembler vos preuves
La plupart des preuves attendues sont produites au fil de votre activité : dès que vous créez une session et générez les documents, Workbots classe automatiquement les conventions, convocations, émargements, attestations et évaluations dans le dossier de chaque apprenant.
Complétez ces preuves automatiques avec vos procédures écrites (accueil, réclamations, veille) depuis Paramètres. Elles couvrent les indicateurs qui ne découlent pas directement de vos sessions.
Le module de positionnement
Le test de positionnement (module zéro) couvre l'indicateur 8 et alimente l'indicateur 11. Chaque apprenant le complète depuis son espace avant le démarrage de la formation. Si le score obtenu est inférieur au seuil défini, un parcours adapté est déclenché et documenté, ce qui constitue une preuve d'adaptation du parcours.
Traiter les réclamations
Le module de réclamations couvre l'indicateur 29. Pour chaque réclamation reçue, vous la créez, la traitez étape par étape, ajoutez des preuves, rattachez la formation concernée et suivez son avancement jusqu'à la clôture.
Le module d'améliorations couvre les indicateurs 30 et 32. Vous y suivez les actions d'amélioration mises en place, avec le détail des actions réalisées et les preuves justificatives.
Utiliser l'auditeur IA
L'auditeur IA vous aide à préparer et à simuler votre audit à tout moment.
Ouvrez l'auditeur IA
Cliquez sur Auditeur IA dans le menu principal.
Sélectionnez un indicateur
Choisissez l'indicateur que vous souhaitez vérifier.
Laissez l'IA analyser vos preuves
L'assistant parcourt les preuves disponibles dans votre espace et évalue leur conformité.
Consultez les recommandations
Vous obtenez les manques identifiés, des suggestions d'amélioration, des questions types d'auditeur et un score de préparation.
Préparer l'audit
Avant l'audit :
- Vérifiez que tous vos indicateurs sont au vert dans le tableau de bord.
- Utilisez l'auditeur IA pour simuler des questions.
- Préparez un dossier avec vos preuves principales, classées par critère.
- Assurez-vous que vos indicateurs de résultats sont à jour et publiés.
Le jour de l'audit :
- Accédez à vos preuves directement depuis Workbots.
- Utilisez la recherche pour retrouver un document précis.
- Montrez vos processus en direct (création de formation, émargement, évaluation).
- Exportez les rapports en PDF si l'auditeur le demande.
Un indicateur au vert dans Workbots signifie que les preuves attendues existent dans votre espace. Il ne préjuge pas de la décision de l'organisme certificateur, qui reste seul juge de la conformité.