Émargement et présences
Faites signer vos feuilles de présence en ligne, générez les preuves pour vos financeurs.
L'émargement numérique remplace la feuille de présence papier. Chaque apprenant signe du doigt ou à la souris, la signature est horodatée, et la feuille récapitulative se produit en un clic pour vos financeurs et votre audit Qualiopi.
Tout repose sur les journées de la session : sans journée planifiée, il n'y a rien à émarger.
L'émargement se consulte depuis Sessions → Émargement, qui correspond au second onglet de l'écran Calendrier.
Comment fonctionne l'émargement
La signature se fait par demi-journée, matin et après-midi, et non par journée entière. C'est ce découpage qu'attendent les financeurs.
Les journées définissent les créneaux
Chaque journée de la session porte quatre horaires : début et fin du matin, début et fin de l'après-midi. Une demi-journée dont les horaires ne sont pas renseignés n'apparaîtra pas sur la feuille.
Une feuille est créée par journée
La feuille d'émargement est générée automatiquement, à la première signature ou lorsque vous produisez le QR code de la journée.
Chacun signe son créneau
Les apprenants et le formateur signent chaque demi-journée. La signature est enregistrée avec sa date, son heure et l'adresse IP du signataire.
Vous éditez la feuille
La feuille de présence complète se télécharge à tout moment, avec les signatures, les absences et vos mentions légales.
L'émargement numérique dépend de votre formule. Il est inclus à partir du plan OF Starter, et disponible en option sur la formule Indépendant.
La fenêtre de signature
Une demi-journée devient signable dès que son heure de début est atteinte, et le reste ensuite. Il n'y a pas d'heure de fermeture.
| État affiché | Signification |
|---|---|
| À venir | Le créneau n'a pas encore commencé, la signature est impossible. |
| Ouvert | Le créneau a commencé, la signature est possible. |
| Signé | La signature est enregistrée, elle ne peut plus être modifiée. |
Les horaires sont calculés à l'heure de Paris, quel que soit le fuseau du téléphone de l'apprenant. Un apprenant ne peut donc pas signer une journée à l'avance.
Émarger côté apprenant
Deux chemins mènent à la signature, selon votre organisation.
Vidéo à venir
Un apprenant ouvre la rubrique Émargements de son portail, signe le créneau du matin, et voit le statut passer à Signé.
Le QR code se télécharge, s'imprime et se copie. Affichez-le sur le vidéoprojecteur en début de demi-journée : tout le monde émarge en une minute.
Un apprenant ne peut signer qu'une fois par créneau. Une seconde tentative est refusée.
Émarger côté formateur
Le formateur émarge depuis son portail intervenant, rubrique Émargements. Il signe lui-même chaque demi-journée, au même titre que les apprenants : sa signature apparaît sur une ligne dédiée de la feuille.
Il dispose de deux actions supplémentaires.
| Action | Effet |
|---|---|
| Marquer absent | Déclare un apprenant absent sur un créneau, avec un motif libre et facultatif. L'action est réversible. |
| Relancer | Envoie un email de rappel à tous les participants qui n'ont pas encore signé la journée. |
Une journée passée mais non signée reste signable par le formateur. Cela permet de régulariser un créneau oublié, sans perdre la trace de la journée.
Gérer les absences
Une absence se déclare depuis le portail intervenant, sur le créneau concerné. Le motif est un champ libre, facultatif : maladie, retard, motif personnel, ou tout autre texte de votre choix.
Sur la feuille de présence, la case correspondante porte la mention Absent au lieu d'une signature.
Le back-office ne permet pas de marquer une absence. Cette action appartient au formateur, qui est la personne présente en salle et donc la mieux placée pour la constater. Depuis l'administration, vous consultez les émargements mais vous ne les modifiez pas.
Capture à venir
Portail intervenant, liste des créneaux d'une journée avec le bouton Marquer absent et le champ Motif.
Télécharger la feuille de présence
Depuis Sessions → Émargement, chaque feuille propose trois actions.
| Action | Usage |
|---|---|
| Copier le lien | Récupère l'adresse publique de la feuille, à partager avec les apprenants. |
| Ouvre la feuille de présence complète, prête à imprimer ou à enregistrer en PDF. | |
| Voir | Déplie la liste des signatures déjà enregistrées. |
Ce que contient la feuille
- Votre en-tête : logo, nom commercial, numéro de déclaration d'activité, préfecture d'enregistrement.
- Le bloc formation : intitulé, période, durée, modalité, lieu, formateur, nombre de participants.
- Un tableau par journée : numéro, nom et prénom, entreprise, puis une colonne par demi-journée avec son horaire.
- Dans chaque case, la signature manuscrite accompagnée de son horodatage, ou la mention Absent.
- La ligne du formateur et ses propres signatures.
- Le cachet de l'organisme et la signature du responsable.
- Les mentions légales attestant que les signataires ont bien assisté à la formation et que le document ne peut être modifié après signature.
Le document s'imprime au format A4 paysage, à raison d'une journée par page.
La feuille se télécharge à tout moment, y compris en cours de session. Vous pouvez donc transmettre un état intermédiaire à un financeur qui le réclame.