Veille réglementaire
Tenez vos quatre veilles Qualiopi et prouvez que vous les exploitez, article par article.
Un organisme de formation certifié Qualiopi doit tenir une veille. Mais ce que l'auditeur vérifie, ce n'est pas que vous lisez des articles : c'est que vous en tirez des actions pour votre organisme. L'outil Veille réunit les deux, la lecture et l'exploitation, au même endroit.
Ouvrez Outils qualité → Veille dans le menu de gauche.
Les quatre veilles
| Veille | Ce qu'elle couvre | Indicateur Qualiopi | Alimentation |
|---|---|---|---|
| Légale & Réglementaire | Lois, décrets, obligations des organismes, CPF, certification | 23 | Automatique |
| Métiers & Compétences | Évolution des métiers et des compétences dans votre secteur | 24 | Par vous |
| Innovation Pédagogique | Nouvelles méthodes et nouveaux outils de formation | 25 | Automatique |
| Handicap & Accessibilité | Accueil et accompagnement des personnes en situation de handicap | 26 | Automatique |
Trois veilles sont alimentées automatiquement à partir de sources spécialisées. Le bouton Actualiser charge les derniers articles parus.
La veille Métiers & Compétences ne peut pas être automatique : elle dépend de votre secteur d'activité. C'est à vous de l'alimenter, et c'est souvent celle que l'auditeur regarde de plus près. Ajoutez-y régulièrement les articles qui concernent vos domaines de formation.
Lire un article
Chaque article affiche son titre, sa source et un court extrait. Le lien Lire l'article complet ouvre la publication d'origine. Un article que vous voulez retrouver facilement se garde dans l'onglet Favoris.
Ajouter un article vous-même
Vous avez repéré un article ailleurs, dans la presse ou sur un site spécialisé ? Ajoutez-le à la veille concernée. Le même formulaire sert pour les quatre veilles.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Titre de l'article | Qualiopi : nouvelles exigences sur l'indicateur 2 |
| Source | Digiformag, Centre Inffo |
| Lien | L'adresse de l'article, à renseigner si vous l'avez |
| Type de veille | Légale, Métiers, Innovation ou Handicap |
| Date d'ajout | La date du jour par défaut |
L'article rejoint le haut de la liste. Si vous avez pris la peine de l'ajouter, c'est qu'il concerne votre organisme : créez aussitôt l'action qui en découle.
Exploiter un article
C'est cette étape qui fait la preuve de l'indicateur.
Créez une action
Sur l'article, cliquez sur Créer une action. Le titre, le type de veille et la source sont repris automatiquement.
Rédigez l'analyse et l'impact
Qu'est-ce que cet article change pour votre organisme ? Pourquoi est-il important ? Écrivez-le avec vos mots, en pensant à votre activité réelle.
Décrivez l'action décidée
Ce que votre organisme décide de faire concrètement. Par exemple, après un article sur les jurys de certification : créer une trame de procès-verbal de délibération conforme et vérifier la composition des jurys.
Désignez la personne concernée
Le responsable qualité, le référent certification, un formateur : la personne qui porte l'action.
Suivez le statut
Une action passe par trois statuts : À traiter, En cours, Clôturée.
Toutes les actions créées se retrouvent dans l'onglet Exploitation. C'est la page à montrer à l'auditeur.
Ouvrez une action pour y ajouter des preuves : un fichier, une capture d'écran, une procédure mise à jour. Une action décrite est bien, une action décrite et prouvée est ce qui fait valider l'indicateur. Lorsque l'action est terminée, clôturez-la : sans date de clôture saisie, la date du jour est retenue.
L'assistant IA de la veille
Chaque veille dispose de son propre assistant, qui s'appuie sur les articles parus dans cette veille. Il vous fait gagner le temps de lecture.
Des questions sont proposées pour démarrer, par exemple « Obligations récentes pour les OF ? » ou « Évolutions référentiels RS/RNCP ? ». Vous pouvez aussi écrire la vôtre : « Je n'ai pas beaucoup de temps. Peux-tu me résumer les derniers articles et ce qui peut changer pour mon organisme ? »
Vos échanges avec l'assistant sont conservés dans un historique, pour retrouver une réponse plus tard.
L'assistant résume et oriente, il ne remplace pas l'exploitation. Une réponse de l'assistant n'est pas une preuve d'exploitation : seule une action créée, rédigée et suivie l'est.