Paramétrer votre organisme
Renseignez les informations de votre organisme : coordonnées, logo, cachet, signature et référents.
C'est l'étape la plus rentable de votre installation. Tout ce que vous renseignez ici est repris automatiquement sur vos conventions, vos convocations, vos attestations, vos factures et votre BPF. Vous le saisissez une fois, vous ne le ressaisissez jamais.
Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Paramètres.
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La page Paramètres et ses onglets
Les onglets des paramètres
| Onglet | Ce qu'on y règle |
|---|---|
| Organisme de formation | Informations légales, représentant légal, coordonnées, logo, signature, cachet |
| Organigramme | Dirigeant, référents et équipe |
| Procédures Qualité | Vos procédures écrites, preuves pour l'audit |
| Intégrations | Vos connexions à des outils externes |
| Développeur | Webhooks et clés API |
| Branding | Couleur principale de votre espace et de vos documents |
| Facturation | Formule, crédits, moyen de paiement, factures |
Informations légales
Ouvrez l'onglet Organisme de formation. Le premier bloc rassemble votre identité juridique. Les champs suivis d'une astérisque sont obligatoires.
| Champ | Précision |
|---|---|
| Raison sociale de l'organisme | Votre nom juridique |
| Nom commercial | À renseigner s'il diffère de la raison sociale |
| Forme juridique | SARL, SAS, SASU, EURL, SA, EI, association loi 1901, etc. |
| Numéro SIRET | 14 chiffres |
| Ville d'immatriculation RCS | |
| Code NAF (APE) | Votre code d'activité INSEE, par exemple 8559A |
| Numéro de TVA intracommunautaire | |
| Numéro de déclaration d'activité (NDA) | Délivré par la DREETS |
| Région d'enregistrement |
Le numéro de déclaration d'activité, le SIRET, la forme juridique et le code NAF sont repris tels quels dans le cadre A de votre BPF. S'ils manquent, la page BPF vous le signalera. Autant les saisir maintenant.
Représentant légal
Nom, prénom et fonction (gérant, président, directeur général). Ces informations apparaissent au bas de vos conventions et de vos attestations, à l'endroit de la signature.
Coordonnées
Adresse, code postal, ville, email de contact, téléphone et site web. Elles figurent sur tous vos documents officiels et dans vos convocations.
Cliquez sur Enregistrer les modifications avant de changer d'onglet. Les modifications ne sont pas sauvegardées automatiquement.
Logo, signature et cachet
Trois images, trois usages distincts. Elles apparaissent sur vos documents officiels.
Logo de l'organisme
En en-tête de vos conventions, convocations et attestations.
Signature du responsable
Apposée automatiquement au bas des documents que vous générez.
Cachet de l'entreprise
Le tampon de votre organisme, à côté de la signature.
Cliquez sur chaque zone pour envoyer votre fichier.
| Contrainte | Valeur |
|---|---|
| Formats acceptés | Images (JPG, PNG). Le format SVG n'est pas accepté |
| Taille maximale | 5 Mo par fichier |
Pour la signature et le cachet, utilisez une image sur fond transparent (PNG). Sur fond blanc, un rectangle disgracieux apparaît par-dessus le texte du document.
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Les zones de dépôt du logo, de la signature et du cachet
Le catalogue public
Plus bas dans le même onglet, un interrupteur active votre catalogue public. Une fois activé, vous obtenez un lien à partager sur votre site, dans vos signatures d'email ou sur vos réseaux sociaux. Les visiteurs y consultent vos formations publiées et peuvent se préinscrire.
Le mode CFA
Si vous êtes centre de formation d'apprentis, indiquez-le ici. Trois choix sont proposés : Organisme de formation, Centre de formation d'apprentis, ou OF + CFA.
Activer le mode CFA fait apparaître les modules d'apprentissage (contrats CERFA, livret d'apprentissage, SIFA, DECA) dans votre menu. Un bloc de conformité SIFA s'ajoute alors aux paramètres, pour votre numéro UAI et votre type de CFA.
Référents et organigramme
L'onglet Organigramme déclare qui fait quoi dans votre structure. Plusieurs indicateurs Qualiopi s'appuient sur cet organigramme, notamment la désignation d'un référent handicap.
Ajoutez un membre
Cliquez sur le bouton d'ajout. La fenêtre Ajouter un membre à l'organigramme s'ouvre.
Choisissez le type de poste
Les postes disponibles sont : Dirigeant / Gérant, Référent Handicap, Référent Pédagogique, Référent Handicap (CFA), Référent Pédagogique (CFA), Référent Mobilité (CFA), Référent Qualité, Formateur, Responsable administratif, Autre.
Placez-le dans la hiérarchie
Quatre niveaux sont proposés : Direction, Référents et responsables, Équipe opérationnelle, Support et autres.
Complétez la fiche
Fonction, nom, prénom, email, téléphone. Vous pouvez ajouter une photo (JPG ou PNG, 5 Mo maximum) et associer le membre à un intervenant déjà enregistré, ce qui pré-remplit les champs.
Décidez de sa visibilité
Cochez Afficher dans l'organigramme partagé aux apprenants si vous souhaitez que ce membre apparaisse dans l'espace apprenant.
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L'organigramme de l'organisme
Déclarez au minimum votre dirigeant et votre référent handicap. Ce sont les deux postes qu'un auditeur cherchera en premier.
Procédures qualité
L'onglet Procédures Qualité rassemble vos procédures écrites. Ce sont des preuves directes pour l'audit Qualiopi : chaque procédure est rattachée aux indicateurs qu'elle couvre.
| Procédure | Ce qu'elle décrit | Indicateurs |
|---|---|---|
| Accueil des stagiaires | Les modalités d'accueil et d'intégration des apprenants | 4, 9 |
| Gestion des réclamations | Le traitement des réclamations des apprenants et des financeurs | 31, 32 |
| Évaluation | Les méthodes d'évaluation des acquis et des formations | 8, 11 |
| Sous-traitance | Les règles de sélection et de suivi des sous-traitants | 21, 22, 27 |
| Veille | La veille légale, réglementaire et pédagogique | 23, 24, 25, 26 |
| Accessibilité handicap | L'accueil et l'accompagnement des personnes handicapées | 26 |
| Suivi des stagiaires | Le suivi et l'accompagnement des apprenants | 10, 12 |
| Gestion des compétences | Le développement des compétences de vos formateurs | 21, 22 |
| Procédure personnalisée | Une procédure propre à votre organisme |
Chaque procédure dispose d'un éditeur de texte, d'un numéro de version, d'un statut (publiée ou non) et d'un export PDF.
Une procédure publiée et exportée en PDF constitue une preuve présentable en l'état lors de l'audit.
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La liste des procédures qualité et leur statut
Branding
L'onglet Branding définit la couleur principale de votre espace. Choisissez une des teintes proposées, ou une couleur libre avec le sélecteur. Le changement s'applique immédiatement à votre interface, à vos documents et aux portails de vos apprenants.
Un aperçu vous montre le rendu avec votre logo et vos boutons avant de valider.
L'ordre dans lequel procéder
Informations légales et coordonnées
Le socle de tous vos documents. Une dizaine de minutes.
Logo, signature et cachet
Vos documents deviennent immédiatement présentables.
Organigramme
Au minimum le dirigeant et le référent handicap.
Branding
Deux minutes, pour que votre espace vous ressemble.
Procédures qualité
À faire au fil de l'eau, en amont de votre audit.