Gérer vos sessions
Planifiez vos sessions, gérez les journées, les lieux, les formateurs et les inscriptions.
Une session est une occurrence datée d'une formation : des journées, un lieu, un formateur, des clients et des participants. C'est à ce niveau que se jouent les inscriptions, les tarifs, les documents administratifs et l'émargement.
La création se fait en deux temps : une fiche rapide qui pose les dates et le lieu, puis un assistant de configuration qui règle tout le reste.
Créer une session
Depuis Mes sessions, le bouton Nouvelle session ouvre un formulaire unique.
Capture à venir
Modale Nouvelle session, avec le choix de la formation, la modalité et le bloc Journées de formation.
Choisissez la formation
La session hérite du programme, de la durée et des tarifs de la formation. Vous pouvez lui donner un nom libre, par exemple le nom du client suivi de la date, pour la reconnaître d'un coup d'oeil dans la liste.
Sélectionnez la modalité
Trois choix : Présentiel, Distanciel ou Mixte. Chacun affiche les champs qui lui correspondent.
En distanciel, précisez s'il s'agit d'une classe virtuelle (visio avec planning) ou d'un parcours e-learning (formation en ligne autonome). Le e-learning ne demande pas de journées, seulement une durée.
Renseignez le lieu ou le lien de connexion
En présentiel, choisissez un lieu enregistré dans votre base. En distanciel, sélectionnez une salle virtuelle ou collez un lien de connexion. En mixte, renseignez les deux.
Assignez le formateur
Choisissez l'intervenant principal parmi ceux de votre base.
Planifiez les journées
Ajoutez une journée par date de formation, avec ses horaires. Voir la section suivante.
À la validation, la session est créée au statut Brouillon avec une référence automatique non modifiable, puis vous êtes dirigé vers l'écran de configuration.
La création ne demande ni tarif, ni financeur, ni participant. Tout cela se règle ensuite dans l'assistant de configuration.
Journées et horaires
Une session se découpe en journées, et chaque journée en deux demi-journées.
| Champ | Valeur par défaut |
|---|---|
| Début matin | 09:00 |
| Fin matin | 12:30 |
| Début après-midi | 14:00 |
| Fin après-midi | 17:30 |
Le bouton Ajouter une journée en crée une nouvelle, l'icône corbeille la supprime. Une session conserve toujours au moins une journée.
Un indicateur compare en temps réel le nombre de jours et d'heures planifiés à la durée prévue par la formation. Il signale un dépassement ou un reliquat. C'est une aide à la saisie, elle ne bloque pas l'enregistrement.
La pause déjeuner n'est pas un champ. Elle correspond à l'intervalle entre la fin du matin et le début de l'après-midi. Les demi-journées servent de base à l'émargement : des horaires vides signifient une demi-journée absente de la feuille de présence.
Configurer la session
L'écran Configurer la session déroule un assistant en six étapes. Vous pouvez le reprendre à tout moment depuis la fiche de la session.
Vidéo à venir
Parcours complet des six étapes de l'assistant de configuration, des clients jusqu'à l'espace apprenant.
Clients & Participants
Vous déclarez d'abord le client, c'est-à-dire le payeur : une entreprise, un indépendant ou un particulier. Vous rattachez ensuite les apprenants à ce client. Une entreprise peut compter plusieurs salariés participants, un indépendant ou un particulier est à la fois le client et le participant.
Vous pouvez créer une entreprise ou un apprenant à la volée, sans quitter l'assistant.
Tarifs
Pour chaque client, saisissez le tarif applicable (entreprise HT, indépendant HT ou particulier TTC) et le taux de TVA. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs financeurs par client. Le reste à charge est calculé automatiquement en HT, TVA et TTC.
Lieu & Dates
Vous retrouvez ici la modalité, le lieu, l'accès distanciel et le planning des journées, que vous pouvez ajuster.
Formateur(s)
Vous confirmez le formateur principal et ajoutez d'éventuels co-formateurs. C'est aussi ici que se renseignent les informations attendues par l'indicateur Qualiopi 17 sur le profil des intervenants, ainsi que la structure du sous-traitant le cas échéant.
Documents
Vous cochez les documents à produire (convention, convocation, attestation, feuille d'émargement, etc.), choisissez les destinataires, les envoyez par email et les mettez à la signature. Vous activez également ici les évaluations en ligne (à chaud, à froid, intervenant, financeur, entreprise).
Espace apprenant
Vous envoyez les invitations au portail apprenant, individuellement ou en une seule fois, et vous suivez l'état des accès.
À la fin de l'assistant, une session encore en Brouillon passe automatiquement en Planifiée.
Documents et signatures
Le détail de l'étape Documents : génération, envoi, signature électronique.
Suivre les inscriptions
Les apprenants ne sont pas rattachés directement à la session : ils passent toujours par un client. La chaîne est la suivante.
Session → Client (entreprise, indépendant ou particulier) → ParticipantsPour chaque participant, la session conserve trois informations de suivi : la confirmation de l'inscription, la présence effective, et l'obtention de la certification le cas échéant.
Il n'existe ni capacité maximale au niveau de la session, ni liste d'attente. La capacité affichée sur un lieu de formation est indicative et ne bloque aucune inscription.
Capture à venir
Étape Clients & Participants avec une carte entreprise dépliée et la liste des salariés à cocher.
Le calendrier
Le menu Calendrier affiche toutes vos journées de formation.
- Trois vues : Mois, Semaine et Jour, avec navigation avant, arrière et retour à aujourd'hui.
- Un événement correspond à une journée de session, pas à la session entière. Une session de trois jours apparaît donc trois fois.
- Les couleurs distinguent les modalités : présentiel, distanciel et mixte.
- Un clic sur un événement affiche les horaires du matin et de l'après-midi.
Le calendrier n'a pas de filtre par formateur, formation ou statut. Utilisez la recherche de la page Mes sessions pour retrouver une session précise.
Le second onglet de cet écran, Émargement, regroupe les feuilles de présence.
Les statuts d'une session
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Session créée, configuration non terminée. |
| Planifiée | Session configurée, dates à venir. |
| En cours | La session a commencé et n'est pas encore achevée. |
| Terminée | La dernière journée est passée. |
| Annulée | Session annulée. Ce statut n'est jamais recalculé automatiquement. |
Le statut évolue automatiquement selon les dates : une session sans journée reste en Brouillon, elle passe en Planifiée avant la première journée, en En cours pendant, puis en Terminée après la dernière journée.
Vous pouvez aussi le forcer à la main depuis la fiche de la session, avec le sélecteur d'état de la session, ou depuis l'écran d'édition.
Annuler ou clôturer une session
- Annuler : ouvrez la fiche de la session et choisissez l'état Annulée. Ce statut est définitif au sens où il n'est plus recalculé automatiquement.
- Clôturer : il n'y a pas de bouton de clôture. Une session se termine d'elle-même après sa dernière journée. Vous pouvez la forcer en sélectionnant l'état Terminée.
Une session Terminée ne peut plus être supprimée. Le bouton de suppression disparaît de la liste et la suppression est refusée. C'est volontaire : vos preuves administratives et vos émargements doivent rester intacts.