Catalogue en ligne et préinscriptions
Publiez vos formations sur votre catalogue en ligne et transformez chaque préinscription en fiches prêtes à l'emploi.
Votre catalogue en ligne est la vitrine de votre organisme. Un visiteur y découvre vos formations, puis remplit une préinscription qui recueille, au passage, l'analyse de ses besoins, ses besoins d'accessibilité et son financement. Lorsque vous acceptez la demande, l'entreprise et les stagiaires sont créés dans vos bases : vous n'avez rien à ressaisir.
Tout se trouve dans le menu Catalogue, entrées Mon catalogue et Pré-inscriptions.
Préparer et publier le catalogue
Le catalogue s'active depuis les paramètres de l'organisme. Une formation n'y apparaît qu'une fois publiée.
Activer le catalogue
L'interrupteur et le lien à partager.
Publier une formation
Rendre une formation visible et fixer son tarif affiché.
L'écran Mon catalogue récapitule vos formations, celles publiées au catalogue et les nouvelles demandes. Le bouton Voir le catalogue ouvre la page telle que la voient vos visiteurs.
Ce que voit le visiteur
Le catalogue reprend automatiquement ce que vous avez déjà saisi ailleurs. Rien n'est à renseigner deux fois.
| Élément affiché | D'où il vient |
|---|---|
| Couleur principale | Le branding de l'organisme |
| Email, téléphone, site web | Les informations de l'organisme |
| Référent handicap, avec ses coordonnées | L'organigramme |
| Certificat Qualiopi et catégories d'actions (action de formation, VAE, etc.) | Les paramètres de l'organisme |
| Conditions générales de vente et règlement intérieur | Vos documents |
| Les formations publiées | Le catalogue |
La fiche d'une formation affiche tout le contenu de sa fiche pédagogique, le taux de satisfaction des apprenants et, pour une formation certifiante, le taux de certification et la fiche RS ou RNCP avec son lien vers France Compétences.
Tant qu'aucune session n'a été réalisée, les taux ne peuvent pas être calculés : la fiche affiche 0 % ou « N/A ». Ils se remplissent au fil des sessions et des évaluations.
Faites l'exercice une fois vous-même, avec les yeux d'un client. C'est le meilleur moyen de repérer une information manquante ou une formulation à reprendre, avant qu'un vrai prospect ne tombe dessus.
Le parcours de préinscription
Depuis la fiche d'une formation, le bouton d'inscription ouvre le formulaire Pré-inscription à la formation, en plusieurs étapes.
Le type de demandeur
Le visiteur choisit « Je m'inscris en tant que particulier », « en tant qu'indépendant » ou « en tant qu'entreprise ». Une entreprise peut inscrire un ou plusieurs salariés. Les étapes suivantes s'adaptent à ce choix.
L'analyse des besoins
Il décrit son objectif principal, ce que la formation va lui apporter, sa situation actuelle et son niveau (débutant, intermédiaire, etc.).
Il indique aussi s'il a des besoins particuliers ou une situation de handicap, et lesquels.
L'entreprise et les stagiaires
Une entreprise renseigne sa raison sociale, son SIRET, sa TVA intracommunautaire et son contact (civilité, nom, prénom, email, téléphone, fonction). Elle ajoute ensuite un ou plusieurs stagiaires : identité, coordonnées, date et lieu de naissance, poste, adresse.
Le financement
Le demandeur choisit son mode de financement, nomme le financeur (par exemple son OPCO) et peut ajouter un commentaire.
À l'envoi, le demandeur reçoit un email confirmant que sa demande est prise en compte. Vous recevez un email à l'adresse affichée sur le catalogue, et une notification dans votre espace.
L'analyse des besoins est une exigence de Qualiopi (indicateur 4). Recueillie dès la préinscription, elle est complète avant même votre premier échange avec le client. C'est aussi pourquoi il vaut mieux laisser les clients s'inscrire par le catalogue plutôt que de les créer vous-même.
Traiter une préinscription
Cliquez sur la notification, ou ouvrez Catalogue → Pré-inscriptions. La liste se filtre par statut : Nouvelles, En traitement, Acceptées, Refusées, Annulées.
Le bouton Voir détails affiche tout ce que le demandeur a rempli : l'analyse des besoins, les stagiaires à former, l'accessibilité, le financement et l'entreprise.
Si un besoin d'aménagement est signalé, traitez-le avant d'accepter : appelez la personne ou transmettez la demande à votre référent handicap. Le réseau handicap vous aide à trouver le bon partenaire.
Trois décisions sont possibles.
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Mettre en traitement | La demande passe En traitement, le temps de l'étudier |
| Refuser | Vous indiquez le motif, puis confirmez le refus |
| Accepter et créer l'apprenant | La demande est acceptée et les fiches sont créées |
Ce que l'acceptation crée
En un clic, la demande devient des fiches exploitables.
- L'entreprise rejoint Mes données → Entreprises. Si elle existait déjà, sa fiche est complétée plutôt que dupliquée.
- Les stagiaires sont créés dans Mes données → Apprenants, rattachés à l'entreprise, avec leurs coordonnées.
- Le demandeur reçoit un email d'acceptation.
La fiche entreprise regroupe ensuite ses apprenants, ses préinscriptions, ses sessions et ses documents (un extrait Kbis, par exemple). Vous pouvez lui écrire ou la modifier depuis cette fiche.
L'acceptation n'envoie pas d'invitation à l'espace apprenant. Les invitations partent depuis la session, à l'étape Espace apprenant, une fois la session créée.