Gérer vos apprenants
Ajoutez vos apprenants, inscrivez-les aux sessions et suivez leur parcours.
La base Apprenants rassemble toutes les personnes que vous formez. Un apprenant y est enregistré une seule fois, puis rattaché à autant de sessions que nécessaire. Sa fiche conserve son historique complet : sessions suivies, documents, évaluations et messages.
Vous accédez à la base depuis Mes données → Apprenants.
Ajouter un apprenant
Le bouton Ajouter un apprenant ouvre le formulaire de création.
Capture à venir
Formulaire Nouvel apprenant, sections Informations personnelles et Statut avec les six vignettes de statut.
Les champs
| Section | Champs |
|---|---|
| Informations personnelles | Prénom, Nom, Email, Téléphone |
| Statut | Salarié, Indépendant, Particulier, Apprenti, Demandeur d'emploi ou Agent public |
| Adresse | Adresse, Code postal, Ville, Pays |
| Notes internes | Commentaire libre |
Seuls le prénom, le nom et l'email sont obligatoires. L'email doit être unique et valide : il sert d'identifiant pour le portail apprenant.
Le statut détermine les champs affichés
Le statut n'est pas qu'une étiquette : il conditionne les informations demandées ensuite.
| Statut | Ce qui vous est demandé en plus |
|---|---|
| Salarié | L'entreprise de rattachement. |
| Indépendant | La raison sociale et le numéro SIRET de l'apprenant. |
| Particulier | Sa situation actuelle (en poste, en recherche d'emploi, en reconversion, etc.). |
| Apprenti | L'entreprise d'accueil au titre du contrat d'apprentissage. |
| Demandeur d'emploi | Sa situation vis-à-vis de France Travail, facultative. |
| Agent public | L'administration et le type de fonction publique. |
Rattachez vos salariés à une entreprise dès la création. Vous pourrez ensuite les sélectionner en un clic lors de la configuration d'une session, et la convention partira au bon interlocuteur.
Les informations d'apprentissage
Si votre organisme est configuré en CFA, une section Informations apprentissage apparaît. Elle alimente le CERFA, la déclaration SIFA et le suivi tripartite :
- État civil et identifiants : date de naissance, nationalité, sexe, lieu et département de naissance, numéro INE, numéro de sécurité sociale.
- Niveau scolaire à l'entrée et dernier diplôme obtenu.
- Conformité SIFA : codes INSEE de résidence et de naissance, régime scolaire, PCS du représentant légal, situation au 31 décembre de l'année précédente.
- Reconnaissance travailleur handicapé (RQTH) et sa date de validité.
Si la date de naissance indique un apprenant mineur, un bloc Représentant légal s'affiche automatiquement. Renseignez-le : il est requis pour la signature du contrat d'apprentissage.
Les notes internes
Sur un apprenant déjà créé, les notes internes deviennent un historique horodaté : chaque note est datée et conservée. Ce journal constitue une preuve utile pour l'indicateur Qualiopi 5 sur l'adaptation de l'accompagnement.
Importer une liste
L'import en masse d'une liste d'apprenants au format CSV ou Excel n'est pas disponible à ce jour. Les apprenants sont créés un par un.
Deux raccourcis évitent malgré tout la double saisie :
- Pendant la configuration d'une session, à l'étape Clients & Participants, le bouton d'ajout de salarié crée l'apprenant à la volée et le rattache immédiatement à l'entreprise et à la session.
- Depuis les pré-inscriptions, quand un visiteur s'inscrit sur votre catalogue public, l'acceptation de sa demande crée automatiquement sa fiche apprenant, ainsi que celle de l'entreprise si nécessaire.
Inscrire à une session
L'inscription ne part pas de la fiche apprenant : elle se fait toujours depuis la session, car un apprenant est rattaché à un client payeur.
Ouvrez la session
Depuis Mes sessions, ouvrez la session concernée et reprenez l'assistant de configuration.
Ajoutez le client
À l'étape Clients & Participants, choisissez le type de client : entreprise, indépendant ou particulier. Pour une entreprise, sélectionnez-la dans votre base ou créez-la à la volée.
Cochez les participants
Pour un client entreprise, la liste de ses salariés s'affiche : cochez ceux qui participent. Pour un indépendant ou un particulier, l'apprenant est le client lui-même.
Poursuivez l'assistant
Les étapes suivantes définissent les tarifs, produisent les documents, puis ouvrent l'espace apprenant.
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Étape Clients & Participants : une carte entreprise dépliée montrant la liste des salariés cochables.
Le portail apprenant
Chaque apprenant dispose d'un espace personnel où il retrouve sa formation, émarge, passe ses évaluations et télécharge ses documents.
Comment l'apprenant y accède
Deux voies coexistent.
| Voie | Fonctionnement |
|---|---|
| Invitation par email | Vous l'envoyez depuis l'étape Espace apprenant de l'assistant de session. L'apprenant reçoit un lien d'accès personnalisé. |
| Connexion par code | L'apprenant saisit son email sur la page de connexion et reçoit un code à 6 chiffres valable quelques minutes. |
Depuis l'étape Espace apprenant, vous suivez l'état de chaque accès : non invité, invitation envoyée, invitation expirée, ou accès activé. Vous pouvez inviter tout le monde d'un coup, ou relancer une personne en particulier.
Une automatisation peut envoyer les invitations toutes seules, quelques jours avant le début de la session. Vous n'avez alors plus rien à faire.
Vidéo à venir
Envoi des invitations depuis l'étape Espace apprenant, puis première connexion d'un apprenant avec son code à 6 chiffres.
Ce que l'apprenant voit
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Accueil | Sa session en cours et les actions en attente. |
| Suivi pédagogique | Sa progression sur la formation. |
| Programme | Le détail des modules. |
| Apprenants | Les autres participants du groupe. |
| Émargements | Les demi-journées à signer. |
| Évaluations | Positionnement, QCM, évaluation finale et questionnaires de satisfaction. |
| Documents | Convocation, convention, attestation, certificat. |
| Messagerie | Les échanges avec vous et avec son formateur. |
| Formations e-learning | Ses modules en ligne, s'il y en a. |
| Calendrier | Ses journées de formation. |
| Intervenant(s) | Les formateurs qui l'accompagnent. |
| Certifications | Ses certifications obtenues. |
Si l'apprenant suit plusieurs formations, un sélecteur en haut de l'écran lui permet de basculer de l'une à l'autre.
Le portail reprend votre logo et votre couleur principale. Vos apprenants restent dans votre univers de marque.
Suivre la progression
L'icône en forme d'oeil sur la carte d'un apprenant ouvre son dossier.
Vous y trouvez quatre compteurs (pré-inscriptions, sessions, formations LMS, documents) et cinq onglets :
- Informations : sa fiche complète.
- Pré-inscriptions : ses demandes issues du catalogue public, avec leur statut.
- Sessions : toutes les sessions suivies, avec leur statut.
- Documents : les documents produits à son nom.
- Messages : l'historique des échanges.
Capture à venir
Dossier d'un apprenant, avec les quatre cartes de statistiques et les cinq onglets.
La progression chiffrée en pourcentage provient du LMS. Pour une formation en présentiel, l'assiduité se lit dans les feuilles d'émargement et les résultats dans les évaluations, pas sur cette fiche.