Qu'est-ce qu'un sous-traitant Qualiopi ?
Un sous-traitant est un prestataire, personne physique ou morale, qui réalise tout ou partie d'une action de formation pour le compte d'un organisme certifié. Ce dernier reste seul interlocuteur du client et du financeur, et seul responsable de la qualité devant son certificateur.
L'expression « sous-traitant Qualiopi » est un raccourci de langage : la certification appartient au donneur d'ordre, pas au prestataire.
Ce qui caractérise cette relation
Un seul contrat avec le client. Le sous-traitant n'apparaît pas dans la convention de formation, et l'apprenant n'a aucun lien contractuel avec lui.
Une facturation unique. Le donneur d'ordre facture l'ensemble au financeur, puis règle son prestataire séparément.
Une responsabilité entière. Un manquement du sous-traitant devient celui du donneur d'ordre.
Ce que cela signifie pour le prestataire
Il n'est pas audité, et l'auditeur ne lui demandera rien directement.
En revanche, le donneur d'ordre lui réclamera des pièces, puisque c'est lui qui devra démontrer sa maîtrise.
Ce que le sous-traitant doit posséder
Un numéro de déclaration d'activité
C'est l'exigence qui ne souffre aucune exception. Le prestataire réalise une action de formation professionnelle : il relève de la même obligation déclarative que n'importe quel organisme.
Son récépissé doit être valide, et son numéro figurer sur ses propres documents.
Une certification, selon le financement
Hors CPF, sa certification n'est pas exigée : celle du donneur d'ordre couvre l'action.
Sur une action financée par le compte personnel de formation, elle l'est depuis 2024, sauf exceptions liées au chiffre d'affaires du prestataire ou à la nature non pédagogique de son intervention.
Une régularité administrative
Obligations sociales et fiscales à jour, assurance responsabilité civile professionnelle. Le donneur d'ordre a intérêt à vérifier ces points.
Des qualifications documentées
Curriculum vitae, diplômes, références sur des interventions comparables. Ces pièces serviront au dossier du donneur d'ordre.
Le point qui surprend les indépendants : beaucoup pensent qu'un statut de travailleur indépendant suffit pour animer des formations en sous-traitance. Le numéro de déclaration d'activité reste obligatoire, avec les obligations qui l'accompagnent, dont le bilan pédagogique et financier annuel.
Ce qui relève de la sous-traitance, et ce qui n'en relève pas
Les prestations concernées
- L'animation de sessions ou de séquences
- La conception de contenus pédagogiques
- L'évaluation des acquis des participants
- L'accompagnement individuel des apprenants
Ce qui n'en relève pas
Les achats sans dimension pédagogique : location de salle, restauration, hébergement, impression de supports, prestation informatique.
Ces dépenses relèvent de votre organisation matérielle, pas de l'indicateur 27.
Le cas du formateur salarié
Un formateur en contrat de travail, même à durée déterminée, n'est pas un sous-traitant. Il existe un lien de subordination, et ses qualifications relèvent d'autres exigences du référentiel.
Sous-traitance, co-traitance, portage : trois montages distincts
| Ce qui les distingue | Sous-traitance | Co-traitance | Portage salarial |
|---|---|---|---|
| Qui contracte avec le client | Le donneur d'ordre seul | Chaque organisme de son côté | Le donneur d'ordre seul |
| Qui facture le financeur | Le donneur d'ordre | Chacun pour sa part | Le donneur d'ordre |
| Qui engage sa certification | Le donneur d'ordre | Chacun la sienne | Le donneur d'ordre |
| Le statut de l'intervenant | Prestataire indépendant | Organisme partenaire | Salarié d'une société de portage |
La distinction tient au lien avec le client final. En co-traitance, chaque organisme contractualise directement et engage sa propre certification.
Ce que le sous-traitant doit faire
Respecter le cadre contractuel
Le programme, les objectifs pédagogiques, le volume horaire et les modalités d'évaluation définis dans son contrat.
Fournir ses documents
Feuilles d'émargement signées, comptes rendus de session, évaluations réalisées. Son contrat doit préciser lesquels et dans quel délai.
Signer les émargements
Sa signature figure sur chaque feuille, au même titre que celles des participants. C'est le manquement le plus fréquent sur les sessions sous-traitées.
Préserver la confidentialité
Les données des apprenants relèvent du donneur d'ordre. Le prestataire ne les conserve ni ne les exploite pour son compte.
Ce que le sous-traitant ne doit pas faire
Se présenter comme certifié
Il ne peut ni afficher le logo Qualiopi au titre de cette intervention, ni laisser entendre à un apprenant qu'il l'est.
Facturer directement le financeur
Le circuit passe par le donneur d'ordre, qui seul a contractualisé.
Modifier le contenu sans accord
Une adaptation en cours de session peut s'imposer, mais elle doit être signalée et tracée. Le programme annoncé au client engage le donneur d'ordre.
Démarcher le client
Sauf clause contraire, contourner le donneur d'ordre pour contractualiser directement avec son client relève d'une question commerciale autant que contractuelle.
Exemple concret : une journée confiée à un indépendant
Prenons un organisme certifié qui anime une formation de plusieurs jours en gestion de projet, et qui confie une journée à un consultant indépendant.
Ce que le donneur d'ordre vérifie
Le récépissé de déclaration d'activité du consultant, son curriculum vitae, ses références sur des interventions comparables, son attestation d'assurance.
La session étant financée par un opérateur de compétences, la certification du consultant n'est pas exigée.
Ce que le contrat prévoit
La journée confiée, ses objectifs, le volume horaire, les documents à remettre, et l'engagement à respecter les procédures qualité de l'organisme.
Pendant la session
L'organisme conserve la gestion administrative : convention avec le client, convocations, feuilles d'émargement à son nom. Le consultant signe les feuilles comme intervenant.
Après la session
L'organisme recueille les évaluations des participants et les analyse comme pour toute autre session.
Ce que cet exemple montre
La sous-traitance ne délègue que l'animation. Tout le reste, du choix du prestataire au suivi qualité, demeure chez le donneur d'ordre.
Ce que vérifie l'auditeur
L'indicateur 27, rattaché au critère 6, porte sur les dispositions prises pour s'assurer de la qualité des prestations sous-traitées.
Quatre volets examinés
Les critères de sélection du prestataire, formalisés et appliqués.
Le contrat, signé avant la première intervention.
Les qualifications du prestataire, documentées.
Le suivi de ses interventions, tracé dans la durée.
Les autres exigences mobilisées
Votre auditeur peut également examiner la coordination de vos intervenants et les modalités de leur sélection, exigences qui valent pour vos sous-traitants comme pour vos formateurs internes.
Ce qui constitue un écart
L'absence de contrat, un dossier sans justificatifs de qualification, ou un suivi que rien ne documente.
Les trois erreurs les plus fréquentes
Confondre avec la co-traitance
En co-traitance, chaque organisme contractualise directement avec le client et engage sa propre certification. En sous-traitance, un seul est devant le financeur.
Négliger une intervention ponctuelle
Une demi-journée confiée à un tiers reste une sous-traitance. Le volume ne change pas la nature de la relation.
Oublier le numéro de déclaration
Beaucoup vérifient les compétences sans demander cette pièce, pourtant obligatoire quel que soit le financement.
Ce qu'il faut retenir
- Le sous-traitant intervient pour le compte d'un organisme certifié, sans être audité.
- Son numéro de déclaration d'activité est obligatoire dans tous les cas.
- Sur le CPF, sa certification est exigée depuis 2024, sauf exceptions.
- Il signe les émargements des sessions qu'il anime.
- Un formateur salarié n'est pas un sous-traitant.
- L'indicateur 27 porte sur la maîtrise du donneur d'ordre.
Garder trace de qui intervient chez vous
La règle se comprend vite. Ce qui demande de la rigueur, c'est de retrouver quinze mois plus tard le curriculum vitae d'un prestataire, la date de validité de son récépissé et les évaluations de la session qu'il a animée.
Trois fonctions de Workbots répondent à ce besoin.
La base Intervenants centralise pour chaque formateur ses spécialités, ses qualifications, son curriculum vitae et ses dates de validité. C'est la première pièce demandée sur un sous-traitant, et elle s'ouvre en quelques secondes.
La génération automatique des documents de session produit les contrats de sous-traitance et les fiches de mission parmi les autres pièces, à vos modèles. La signature électronique conforme eIDAS permet de les faire valider à distance, avec archivage automatique et relances sur les documents non signés.
L'émargement numérique recueille la signature de l'intervenant au même titre que celles des participants, quel que soit son statut. C'est l'oubli le plus fréquent sur les sessions sous-traitées, et il disparaît.
S'y ajoute le classement automatique par apprenant, qui conserve les évaluations de chaque session, y compris celles animées par un tiers.
Pour approfondir, consultez nos articles Sous traitance Qualiopi : de quoi parle-t-on exactement ?, Sous traitance Qualiopi : quelles preuves fournir à l'auditeur ? et Feuille d'émargement : tout ce qu'il faut savoir pour l'audit Qualiopi, ainsi que la rubrique Les documents et les preuves.
Un échange de trente minutes permet de vérifier que votre organisation couvre ces points.