Qu'est-ce que la sous-traitance en Qualiopi ?
La sous-traitance consiste à confier à un prestataire extérieur la réalisation de tout ou partie d'une action de formation que vous avez vendue. Vous restez le seul interlocuteur du client et du financeur, vous facturez l'intégralité de la prestation, et vous demeurez responsable de sa qualité devant votre certificateur.
Le référentiel encadre cette pratique par son indicateur 27, rattaché au critère 6. Il ne vous interdit pas de sous-traiter, mais exige que vous démontriez comment vous choisissez, encadrez et suivez vos prestataires.
Ce qui caractérise la sous-traitance
Un seul contrat avec le client. Votre sous-traitant n'apparaît pas dans la convention de formation, et l'apprenant n'a pas de lien contractuel avec lui.
Une facturation unique. Vous facturez l'ensemble au financeur, puis vous réglez votre prestataire séparément.
Une responsabilité entière. Un manquement de votre sous-traitant devient votre manquement.
Le sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?
Cela dépend du financement de l'action, et la réponse a changé récemment.
Hors CPF : la certification n'est pas exigée
Sur une action financée par un opérateur de compétences, par France Travail ou directement par une entreprise, votre sous-traitant peut intervenir sans être certifié.
C'est votre propre certification qui couvre l'action, puisque vous en portez la responsabilité.
Sur le CPF : la certification est devenue obligatoire
Depuis avril 2024, un prestataire qui intervient sur une action financée par le compte personnel de formation doit lui-même être certifié Qualiopi.
Cette exigence connaît des exceptions, notamment pour les prestataires réalisant un chiffre d'affaires limité et pour les intervenants qui n'assurent aucune prestation pédagogique.
Ce qu'il faut en retenir
Avant de confier une action à un tiers, identifiez d'abord son financement. C'est lui qui détermine si la certification de votre prestataire est nécessaire.
Le cadre de la sous-traitance a évolué à plusieurs reprises ces dernières années : vérifiez l'état des règles en vigueur au moment où vous contractualisez.
Le réflexe qui protège votre référencement : si un sous-traitant intervenant sur vos actions CPF perd sa certification, vous ne pouvez plus lui confier ce type de formation. Continuer expose votre propre référencement, pas seulement le sien.
Ce qui reste obligatoire dans tous les cas
Une exigence ne souffre aucune exception, quel que soit le financement.
Le numéro de déclaration d'activité
Votre sous-traitant doit disposer d'un NDA valide. Il réalise une action de formation professionnelle, il relève donc de la même obligation déclarative que vous.
Demandez-lui son récépissé, et vérifiez que son numéro figure sur ses documents.
Sa régularité administrative
Obligations sociales et fiscales à jour, assurance professionnelle. Ces vérifications relèvent de votre responsabilité de donneur d'ordre.
Ses compétences
Vous devez pouvoir justifier pourquoi vous avez retenu ce prestataire plutôt qu'un autre. Curriculum vitae, diplômes, références sur des interventions comparables.
Que devez-vous prouver en audit ?
L'auditeur ne demandera pas son certificat à votre sous-traitant. Il vous demandera de démontrer que vous l'avez sélectionné, encadré et suivi dans le respect du référentiel.
Vos critères de sélection
Comment choisissez-vous vos prestataires ? Une grille de critères, même simple, vaut mieux qu'une explication orale.
Compétences attendues, expérience du domaine, références vérifiées, régularité administrative.
Votre contrat
Un contrat écrit, qui précise la prestation confiée, les exigences qualité que vous imposez, les documents que le prestataire doit vous remettre, et les modalités de votre contrôle.
Un simple bon de commande ne suffit pas à démontrer votre encadrement.
Votre suivi dans la durée
C'est le point le plus souvent négligé. L'indicateur 27 ne se satisfait pas d'un contrat signé au départ : il demande comment vous vérifiez, session après session, que vos exigences sont respectées.
Comptes rendus d'échange, retours des apprenants sur les sessions concernées, points réguliers avec le prestataire.
Les indicateurs mobilisés en complément
Votre auditeur peut également examiner la coordination de vos intervenants, leurs compétences et vos modalités de sélection. Ces exigences s'appliquent à vos sous-traitants comme à vos formateurs internes.
Sous-traitance, co-traitance, portage : quelles différences ?
Ces trois montages se confondent facilement, et l'erreur se paie en audit.
| Ce qui les distingue | Sous-traitance | Co-traitance | Portage salarial |
|---|---|---|---|
| Qui contracte avec le client | Vous seul | Chaque partenaire de son côté | Vous seul |
| Qui facture le financeur | Vous, pour l'ensemble | Chacun pour sa part | Vous, pour l'ensemble |
| Qui répond de la qualité | Vous, entièrement | Chacun pour sa part | Vous, entièrement |
| Le statut de l'intervenant | Prestataire indépendant | Organisme partenaire | Salarié d'une société de portage |
La distinction tient au lien avec le client final. En co-traitance, chaque organisme contractualise et engage sa propre certification. En sous-traitance, vous êtes seul devant le financeur.
Ce qui n'est pas de la sous-traitance de formation
L'achat d'une prestation sans dimension pédagogique : location de salle, restauration, hébergement, impression de supports.
Ces achats relèvent de votre organisation matérielle, pas de l'indicateur 27.
Exemple concret : un module confié à un indépendant
Prenons un organisme certifié, spécialisé dans les formations au management, qui souhaite proposer un module sur la gestion des conflits sans disposer de cette compétence en interne.
Le choix du prestataire
Il identifie une formatrice indépendante, recueille son curriculum vitae, ses références et son récépissé de déclaration d'activité. Il consigne ces éléments dans son dossier de sélection.
La vérification préalable
La session est financée par un opérateur de compétences. La certification de la prestataire n'est donc pas exigée, mais son NDA l'est.
Si la même session avait relevé du CPF, l'organisme aurait dû vérifier sa certification avant de contractualiser.
Le contrat
Il précise le module confié, le volume horaire, les objectifs pédagogiques attendus, les documents que la formatrice doit remettre, et l'engagement de respecter les procédures qualité de l'organisme.
Pendant la session
L'organisme conserve la gestion administrative : convention avec le client, convocations, feuilles d'émargement, attestation de fin de formation. Son nom figure seul sur ces documents.
Après la session
Il recueille les évaluations des participants et les analyse comme pour toute autre session. Un retour dégradé sur un module sous-traité relève de sa responsabilité, pas de celle de la prestataire.
Ce que cet exemple montre
La sous-traitance ne délègue que l'animation. Tout le reste, sélection, contractualisation, administration, suivi qualité, demeure chez le donneur d'ordre.
Comment préparer votre audit sur ce point
Constituez un dossier dédié, qui rassemble pour la période auditée :
- La liste des sous-traitants auxquels vous avez fait appel
- Vos critères de sélection, formalisés
- Les contrats signés, un par prestataire
- Leurs pièces administratives : récépissé de déclaration, justificatifs de compétences
- Les preuves de votre suivi : échanges, comptes rendus, points de contrôle
- Les évaluations des apprenants sur les sessions concernées
Ce qui constitue un écart
Un dossier vide, un contrat manquant, ou un suivi que rien ne documente. L'auditeur ne reproche pas le recours à la sous-traitance, mais l'absence de maîtrise.
Ce qu'il faut retenir
- La sous-traitance relève de l'indicateur 27, rattaché au critère 6.
- Vous restez entièrement responsable de la qualité devant le financeur.
- Hors CPF, la certification du sous-traitant n'est pas exigée.
- Sur le CPF, elle l'est depuis 2024, sauf exceptions.
- Le NDA du sous-traitant est obligatoire dans tous les cas.
- L'auditeur vérifie votre sélection, votre contrat et votre suivi.
Garder la trace de qui intervient chez vous
La règle se comprend vite. Ce qui demande de la rigueur, c'est de retrouver dix-huit mois plus tard le curriculum vitae d'un intervenant, la date de validité de son récépissé et les évaluations de la session qu'il a animée.
Trois fonctions de Workbots répondent à ce besoin.
La base Intervenants centralise pour chaque formateur ses spécialités, ses qualifications, son curriculum vitae et ses dates de validité. C'est la première pièce que votre auditeur demandera sur un sous-traitant, et vous l'ouvrez en quelques secondes plutôt que de fouiller vos courriels.
La génération automatique des documents de session produit conventions, convocations et attestations à vos modèles, avec votre seul nom d'organisme. Votre sous-traitant anime, mais les documents contractuels restent les vôtres, comme le cadre l'exige.
Le classement automatique par apprenant conserve les évaluations de chaque session, y compris celles animées par un tiers. Vous démontrez ainsi que votre suivi qualité ne s'arrête pas aux modules internes.
S'y ajoutent les contrats de sous-traitance, générés parmi les documents de session, et la signature électronique conforme eIDAS pour les faire valider à distance.
Un échange de trente minutes permet de vérifier que votre organisation couvre les attentes de l'indicateur 27.