Que demande le référentiel sur la sous-traitance ?
L'indicateur 27, rattaché au critère 6, vous demande de démontrer que vous maîtrisez la qualité des prestations réalisées par vos sous-traitants. Concrètement, l'auditeur vérifie quatre choses : vos critères de sélection, votre contrat, les qualifications du prestataire, et votre suivi dans la durée.
Il ne réclamera pas son certificat à votre sous-traitant. La charge de la preuve pèse sur vous, organisme certifié, puisque vous restez responsable de l'action devant le financeur.
Ce que cela change dans votre préparation
Beaucoup d'organismes rassemblent le contrat et s'arrêtent là. Or un contrat démontre que vous avez formalisé la relation, il ne prouve ni que vous avez choisi ce prestataire pour de bonnes raisons, ni que vous vérifiez son travail.
Ces deux dimensions, l'amont et la durée, constituent l'essentiel de ce qui manque dans les dossiers.
Les quatre preuves obligatoires
Vos critères de sélection
C'est la première pièce, et la plus souvent absente. Vous devez pouvoir expliquer pourquoi vous avez retenu ce prestataire plutôt qu'un autre.
La forme attendue : une grille de critères, même simple. Compétences requises, expérience du domaine, références vérifiées, régularité administrative.
Sa fraîcheur : le document de référence peut dater, mais son application doit être tracée pour chaque prestataire retenu.
Ce que l'auditeur y cherche : une démarche réfléchie plutôt qu'un choix de circonstance. Une grille remplie pour chaque sélection vaut mieux qu'un document théorique jamais utilisé.
Le contrat de sous-traitance
La pièce maîtresse, signée par les deux parties avant le démarrage de la prestation.
La forme attendue : un document daté et signé, papier ou électronique, couvrant la période concernée.
Ce qu'il doit préciser : l'objet exact de la prestation confiée, les exigences qualité que vous imposez, les documents que le prestataire doit vous remettre, les modalités de votre contrôle, et les conditions financières.
Ce que l'auditeur y cherche : l'engagement explicite du sous-traitant à respecter vos procédures qualité. Un contrat purement commercial, silencieux sur ce point, ne suffit pas.
Les qualifications du sous-traitant
Vous devez démontrer sa compétence sur le contenu qui lui est confié.
Les pièces à réunir : son curriculum vitae, ses diplômes, ses références sur des interventions comparables, et son récépissé de déclaration d'activité.
Ce dernier point est souvent oublié : votre sous-traitant réalise une action de formation professionnelle, il doit donc disposer d'un NDA valide, quel que soit le financement.
La règle qui varie : sur une action financée par le CPF, sa certification Qualiopi est également exigée depuis 2024, sauf exceptions. Hors CPF, elle ne l'est pas.
Ce que l'auditeur y cherche : l'adéquation entre les titres présentés et le contenu réellement animé. Un formateur excellent sur un sujet ne l'est pas nécessairement sur un autre.
Le suivi de ses interventions
C'est ici que se jouent la plupart des écarts constatés.
Les pièces à conserver : les émargements des sessions concernées, les évaluations recueillies auprès des participants, et les traces de vos échanges avec le prestataire.
La fraîcheur attendue : l'ensemble de la période auditée.
Ce que l'auditeur y cherche : la preuve que votre contrôle s'exerce dans la durée, et pas seulement au moment de la signature. Un compte rendu de point trimestriel, une analyse des retours apprenants sur un module sous-traité, une demande de correction adressée au prestataire.
Le test qui révèle un dossier incomplet : prenez une session sous-traitée de l'an dernier. Pouvez-vous montrer, en cinq minutes, pourquoi vous avez choisi ce prestataire, ce que votre contrat exigeait de lui, et ce que les participants en ont pensé ? Si l'une des trois réponses manque, votre dossier aussi.
Les pièces qui renforcent votre dossier
Sans être exigées, elles répondent aux questions avant qu'elles ne soient posées.
Le registre des sous-traitants
Un document unique qui liste tous les prestataires auxquels vous faites appel, avec leurs coordonnées, leur numéro de déclaration d'activité, leur certification le cas échéant, et les sessions qui leur ont été confiées.
Il évite l'oubli d'un prestataire au moment de préparer l'audit, et démontre une gestion centralisée.
Le récapitulatif des heures sous-traitées
Un état par période, par prestataire et par session. Il permet de croiser vos émargements, votre facturation et vos déclarations, ce que l'auditeur peut faire de son côté.
Votre procédure de recours à la sous-traitance
Un document interne qui décrit dans quels cas vous sous-traitez, qui décide, et selon quelles étapes. Deux pages suffisent.
Que vérifie concrètement l'auditeur ?
Il ne se contente pas de constater la présence des documents. Il en teste la cohérence.
Les recoupements qu'il opère
- Le contrat est-il antérieur à la première session animée par ce prestataire ?
- Les qualifications présentées correspondent-elles au contenu réellement dispensé ?
- Les émargements des sessions sous-traitées sont-ils aussi complets que ceux de vos sessions internes ?
- Les évaluations recueillies ont-elles fait l'objet d'une analyse, comme pour le reste de votre activité ?
- Votre procédure de sélection a-t-elle été appliquée, ou reste-t-elle théorique ?
Les indicateurs mobilisés en complément
Votre auditeur peut également examiner la coordination de vos intervenants, leurs compétences et vos modalités de sélection. Ces exigences valent pour vos sous-traitants comme pour vos formateurs internes.
Tableau récapitulatif
| La preuve attendue | Sous quelle forme | Ce que l'auditeur y cherche |
|---|---|---|
| Vos critères de sélection | Une grille remplie pour chaque prestataire | Un choix motivé, pas une décision de circonstance |
| Le contrat signé | Un document daté, antérieur à la session | Vos exigences qualité écrites noir sur blanc |
| Les qualifications | Curriculum vitae, diplômes, récépissé de NDA | L'adéquation avec le contenu confié |
| Le suivi des sessions | Émargements, évaluations, comptes rendus | Un contrôle exercé dans la durée |
| Le registre des sous-traitants | Une liste tenue à jour | Une gestion centralisée, sans oubli |
Les quatre premières lignes sont attendues. La cinquième vous fait gagner du temps le jour de l'audit.
Les trois oublis les plus fréquents
Le récépissé de déclaration d'activité
Beaucoup vérifient les compétences sans demander le NDA. Or votre prestataire réalise une action de formation professionnelle : cette obligation le concerne autant que vous.
Les évaluations des modules sous-traités
Elles sont recueillies, mais rarement analysées à part. Un retour dégradé sur un module externalisé engage votre responsabilité, et l'auditeur veut voir ce que vous en avez fait.
Les traces de votre suivi
C'est l'oubli numéro un. Vous échangez sans doute régulièrement avec vos prestataires, mais ces échanges restent oraux ou dispersés dans des courriels.
Un simple compte rendu daté, même court, transforme une pratique invisible en preuve.
Comment organiser votre dossier
Constituez un ensemble par prestataire, plutôt que par type de document.
Ce que contient chaque dossier
- La grille de sélection remplie au moment du choix
- Le contrat signé et ses éventuels avenants
- Ses pièces administratives : récépissé, justificatifs de compétences
- La liste des sessions qu'il a animées sur la période
- Les évaluations correspondantes et votre analyse
- Les traces de vos échanges : points, remarques, corrections demandées
Pourquoi ce classement
Parce que c'est ainsi que l'auditeur procède. Il choisit un prestataire, puis demande tout ce qui le concerne. Un classement par type de document l'oblige à reconstituer lui-même, et vous à justifier oralement.
Ce qu'il faut retenir
- La sous-traitance relève de l'indicateur 27, rattaché au critère 6.
- Quatre preuves sont attendues : sélection, contrat, qualifications, suivi.
- Le récépissé de NDA du sous-traitant fait partie des pièces à réunir.
- Sur le CPF, sa certification est exigée depuis 2024, sauf exceptions.
- Le suivi dans la durée est ce qui manque le plus souvent.
- Classez par prestataire, pas par type de document.
Retrouver ces pièces sans les chercher
Le jour de l'audit, la difficulté n'est pas de comprendre ce qu'on vous demande. C'est de retrouver, pour un intervenant qui a animé deux sessions il y a quinze mois, son curriculum vitae, la date de validité de ses pièces et les évaluations de ses participants.
Trois fonctions de Workbots répondent à ce besoin.
La base Intervenants centralise pour chaque formateur ses spécialités, ses qualifications, son curriculum vitae et ses dates de validité. C'est la première pièce demandée sur un sous-traitant, et elle s'ouvre en quelques secondes.
La génération automatique des documents de session produit les contrats de sous-traitance parmi les autres pièces, à vos modèles. La signature électronique conforme eIDAS permet de les faire valider à distance, avec archivage automatique dans le dossier concerné.
Le classement automatique par apprenant conserve les évaluations de chaque session, y compris celles animées par un tiers. Vous démontrez que votre analyse qualité couvre l'ensemble de votre activité, pas seulement vos modules internes.
Pour approfondir le cadre applicable, consultez notre article Sous traitance Qualiopi : de quoi parle-t-on exactement ?, ainsi que la rubrique Documents et preuves.
Un échange de trente minutes permet de passer en revue votre dossier actuel et de repérer ce qui manque.