À quelles formations l'indicateur 7 s'applique
Le libellé commence par une condition : « Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure de l'adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée. » Une formation qui ne prépare à aucune certification enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles ou au Répertoire spécifique sort donc du champ.
Pour celles qui y entrent, l'auditeur cherche deux pièces :
- Un tableau croisé mettant en regard le contenu de votre formation et chaque compétence du référentiel de certification.
- Une habilitation ou une convention qui vous autorise à préparer les apprenants à cette certification.
Un point doit être posé avant d'entrer dans le détail : sur cet indicateur, il n'existe pas d'écart mineur. Un tableau incomplet ne donne pas lieu à une simple recommandation, mais à une non-conformité majeure, à lever dans les trois mois suivant la mise à disposition du rapport. C'est ce qui justifie la rigueur documentaire décrite ci-dessous.
Le tableau croisé, colonne par colonne
C'est la pièce sur laquelle repose toute la démonstration. Il met en regard, ligne par ligne, chaque compétence du référentiel avec la partie de votre formation qui la travaille. L'auditeur n'attend pas une déclaration d'intention : il veut savoir à quel moment la compétence est abordée, par quel module, et comment vous vérifiez qu'elle est acquise.
Colonne 1 : la compétence visée
Reprenez l'intitulé exact du référentiel, sans le reformuler. C'est la règle la plus importante du tableau et la plus souvent enfreinte. Par exemple : « C1.1, analyser le besoin du client et formaliser un cahier des charges. »
Une compétence réécrite avec vos mots, même si elle dit la même chose, oblige l'auditeur à faire lui-même le rapprochement avec la fiche officielle. Il ne le fera pas, et il notera une correspondance non démontrée.
Colonne 2 : le module ou la séquence
Nommez la partie du programme qui traite cette compétence, avec l'intitulé exact qu'elle porte dans votre déroulé. Par exemple : « Module 3, gestion de projet et rédaction de cahier des charges. »
Colonne 3 : le contenu pédagogique
Listez ce qui est réellement travaillé : notions, exercices, études de cas. Par exemple : « Notions de besoin fonctionnel et technique, atelier de rédaction d'un cahier des charges client, correction collective. »
Cette colonne est celle que l'auditeur utilisera pour demander un support de cours. Tenez-vous-en à ce que vous pouvez montrer.
Colonne 4 : la modalité d'évaluation
Précisez comment vous vérifiez l'acquisition, et pas seulement quand. Nous y revenons en détail plus bas, car c'est la colonne la plus souvent bâclée.
Colonne 5 : le volume horaire
Elle n'est pas exigée, mais elle est utile. Elle coupe court aux questions sur la répartition du temps et elle vous oblige à constater vous-même les compétences traitées en dix minutes. Ajoutez-la si vos durées tiennent la route.
Les deux rubriques qui posent problème
Deux colonnes se remplissent mal lorsqu'on rédige ce tableau pour la première fois. Voici, pour chacune, une formulation qui passe et son équivalent qui ne passe pas.
Une évaluation précise, pas une date
Prenons une compétence intitulée « C2.3, concevoir un plan d'action commercial ». La colonne doit décrire un acte d'évaluation :
« Exercice individuel de conception d'un plan d'action commercial sur un cas réel fourni par l'intervenant. Correction selon une grille critériée reprenant les attendus du référentiel. Durée : quarante-cinq minutes. Notation sur vingt. »
La formulation à éviter tient en cinq mots : « évaluation en fin de module ». Elle ne dit ni ce qui est évalué, ni comment, ni selon quels critères. Elle laisse donc l'auditeur devant la même question qu'avant de lire le tableau.
Une compétence travaillée dans plusieurs modules
Certaines compétences reviennent tout au long du parcours, par exemple « C4.1, communiquer efficacement en situation professionnelle ». Le tableau doit montrer cette récurrence sans la diluer :
« Module 1, simulation d'entretien client, trente minutes. Module 3, présentation orale du plan d'action, vingt minutes. Module 5, jeu de rôle de négociation, quarante-cinq minutes. Chaque mise en situation est évaluée par le formateur selon une grille critériée. »
La règle de prudence : ne mentionnez un module que si la compétence y est réellement évaluée. Trois modules annoncés et une seule grille retrouvée affaiblissent le tableau plus qu'un seul module assumé.
Ce qui arrive quand une compétence manque
L'auditeur considère que toute compétence absente du tableau n'est pas travaillée. Si le référentiel en compte douze et que votre tableau en montre dix, la démonstration d'adéquation est rompue, et il vous appartient alors de prouver que les deux manquantes sont couvertes ailleurs.
Une mention dans le programme commercial ne suffira pas, car elle n'établit ni la séquence, ni la durée, ni l'évaluation. Le réflexe utile consiste à faire le chemin inverse une fois le tableau terminé : ouvrez la fiche officielle, parcourez les compétences dans l'ordre, et cochez-les une à une dans votre tableau. Les oubliées sont presque toujours les compétences transversales ou celles liées à la sécurité.
L'habilitation ou la convention avec le certificateur
La seconde pièce établit que vous êtes autorisé à préparer à la certification que vous annoncez. Deux situations se présentent.
Vous êtes habilité par le certificateur
Certains certificateurs délivrent une habilitation, parfois après examen de votre organisme. Conservez le courrier ou le certificat, et vérifiez qu'il identifie sans ambiguïté la certification concernée, votre organisme, la date de délivrance et la durée de validité.
Vérifiez surtout l'étendue de ce qui vous est accordé. Préparer les apprenants, organiser les épreuves et inscrire les candidats sont trois droits distincts, et l'habilitation ne les couvre pas toujours tous. Ce que vous faites en pratique doit rester dans ce périmètre.
Vous passez une convention
À défaut d'habilitation, une convention signée avec le certificateur remplit le même office. Elle précise en général les engagements de chaque partie, les modalités d'inscription des candidats aux épreuves, et les conditions de mise à disposition du référentiel et des sujets.
L'auditeur vérifie qu'elle est en cours de validité et qu'elle couvre bien la période de la session examinée. Une convention signée après le démarrage d'une session pose donc une question à laquelle il vaut mieux avoir une réponse écrite.
Le référentiel d'évaluation, la pièce qu'on oublie
L'indicateur ne porte pas seulement sur les compétences. La prestation doit respecter le référentiel d'activité, de compétences et d'évaluation de la certification visée.
En pratique, cela signifie que vos évaluations blanches doivent ressembler aux épreuves réelles. Entraîner vos apprenants à un questionnaire quand l'épreuve est une mise en situation devant jury les prépare mal, et l'écart apparaît dès que l'auditeur compare vos sujets au référentiel d'évaluation.
Ce document ne figure pas toujours sur la fiche publique. Réclamez-le au certificateur, avec le cahier des charges des épreuves et les grilles utilisées par le jury, dès la signature de la convention plutôt que la veille de l'audit.
Faire coïncider le tableau et vos documents pédagogiques
Le tableau croisé ne vit pas seul. L'auditeur peut demander le support de cours correspondant à une ligne précise, et si le contenu annoncé ne s'y retrouve pas, la preuve s'affaiblit.
Un conseil qui évite beaucoup de discussions : employez exactement les mêmes intitulés de modules dans le programme, dans le déroulé pédagogique et dans le tableau croisé. Une différence de formulation, même anodine, se lit comme une incohérence quand on croise trois documents.
Organiser la conservation
Les deux pièces doivent être disponibles pour chaque session certifiante, et c'est l'auditeur qui choisit la session sur laquelle il travaille. Vous devez donc pouvoir présenter le tableau croisé applicable à cette session, ou un tableau générique si votre programme ne varie pas d'une session à l'autre, ainsi que l'habilitation ou la convention en cours de validité à la date de la session.
Si vous préparez à plusieurs certifications, prévoyez un tableau par certification. Un document unique mélangeant plusieurs référentiels devient illisible et n'établit plus rien.
Dernier réflexe, et il coûte une minute : portez sur chaque document sa date de mise à jour, son numéro de version et la version du référentiel utilisée. C'est ce qui permettra de démontrer, un an plus tard, que vous travailliez sur la bonne version.
Les trois erreurs les plus fréquentes
Le tableau ne couvre pas toutes les compétences. Une compétence transversale ou liée à la sécurité passe à la trappe. Le contrôle ligne par ligne sur la fiche officielle la fait ressortir en cinq minutes.
L'habilitation est périmée. Un document dont la date de validité est dépassée ne vaut rien, quelle que soit la qualité de la formation. Notez l'échéance dans votre agenda et engagez le renouvellement plusieurs mois à l'avance.
La convention n'existe qu'à l'oral. Un accord verbal avec un certificateur, même ancien et même sincère, ne se présente pas à un audit. Il faut un écrit signé.
Ce qu'il faut retenir
- L'indicateur ne concerne que les prestations conduisant à une certification professionnelle.
- Le tableau croisé reprend les intitulés du référentiel sans les reformuler.
- La colonne d'évaluation décrit un acte précis, pas un moment du calendrier.
- L'habilitation ou la convention doit être valide à la date de la session examinée.
- Tout écart sur cet indicateur est classé en non-conformité majeure.
Nous avons consacré deux autres articles à cet indicateur : Indicateur 7 : quelles preuves fournir à l'auditeur ? et Indicateur 7 : adéquation au référentiel de certification.
La difficulté n'est donc pas de construire ce tableau une fois, elle est de le retrouver à jour, rattaché à la bonne version du référentiel et cohérent avec vos supports, le jour où l'auditeur ouvrira une session prise au hasard. Le référentiel officiel est dans un répertoire de téléchargement, le tableau dans un tableur, l'habilitation dans une boîte mail, et les intitulés de modules diffèrent légèrement entre le programme et le déroulé.
C'est précisément là que Workbots intervient. Au moment de créer une formation certifiante, la fiche RS ou RNCP se récupère directement depuis France compétences : vous partez des intitulés officiels au lieu de les recopier, ce qui règle d'emblée la règle la plus stricte du tableau croisé.
La fiche pédagogique porte ensuite au même endroit les objectifs, les compétences visées et le contenu découpé par modules, et les supports comme les évaluations sont générés à partir d'elle. Les intitulés de modules sont donc identiques d'un document à l'autre, sans travail de mise en cohérence. Les évaluations sont accompagnées d'un tableau de correspondance entre les objectifs pédagogiques et l'évaluation finale.
Enfin, chaque document rejoint le dossier de sa session et de son apprenant, et l'Auditeur IA assemble le dossier de preuves indicateur par indicateur. La base Intervenants, qui conserve curriculums vitae et qualifications, est par ailleurs l'endroit logique pour ranger les habilitations de vos évaluateurs.
Un échange de trente minutes suffit à passer en revue votre tableau croisé et à vérifier qu'il tiendrait sur une session choisie au hasard.