Indicateur 7, l'adéquation au référentiel de certification : quelles preuves fournir à l'auditeur ?

L'indicateur 7, intitulé « Adéquation au référentiel de certification », fait partie du critère 2 relatif à la conception des prestations. Il s'applique exclusivement aux formations qui préparent à une certification enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS).

Pour cet indicateur, l'auditeur vérifie que le contenu de votre prestation correspond bien au référentiel de compétences de la certification visée, et que vous disposez d'une habilitation ou d'une convention avec le certificateur qui délivre le titre.

Trois pièces sont attendues : un tableau de correspondance entre votre programme et le référentiel, l'habilitation ou la convention, et la fiche RNCP ou RS de la certification.

Sa forme attendue

Le tableau croisé est un document structuré, généralement sous format tableur ou traitement de texte, qui met en regard chaque compétence du référentiel de certification et les éléments de votre programme qui permettent de l'acquérir. Il doit comporter au moins les colonnes suivantes :

• Liste des compétences issues du référentiel de certification
• Objectifs pédagogiques de votre formation associés à chaque compétence
• Contenus et séquences pédagogiques correspondants
• Modalités d'évaluation qui valident la maîtrise de la compétence

L'auditeur vérifie que chaque compétence du référentiel trouve une réponse dans votre programme. Aucune compétence ne doit rester sans correspondance.

Sa fraîcheur attendue

La fiche RNCP ou RS est mise à jour régulièrement par France Compétences. Vous devez donc vérifier la date de la version en vigueur et actualiser votre tableau en conséquence. Un référentiel qui date de l'année précédente et que vous n'avez pas confronté à la version courante sera considéré comme une non-conformité.

L'auditeur peut vous demander la date de la dernière mise à jour de votre tableau. Préparez une trace de cette révision.

Ce que l'auditeur y cherche

Au-delà de la simple présence du tableau, l'auditeur vérifie :

• La couverture intégrale du référentiel de certification
• La cohérence entre compétences et objectifs pédagogiques
• L'adéquation des modalités d'évaluation aux compétences visées
• L'absence de compétences non traitées ou d'objectifs hors périmètre

Un tableau incomplet, avec des lignes vides ou des correspondances approximatives, est un signe de faiblesse. L'auditeur pourra le classer en non-conformité mineure.

Sa forme attendue

L'habilitation est un document officiel délivré par l'organisme certificateur (ministère, chambre consulaire, certificateur privé, etc.). Elle peut prendre la forme d'une lettre d'habilitation, d'une convention de partenariat ou d'un contrat de sous-traitance de certification. Le document doit être signé par les deux parties et mentionner les certifications concernées.

Dans le cas d'un CFA ou d'un organisme de formation qui prépare à un diplôme d'État, l'habilitation peut être incluse dans l'ouverture de l'établissement (arrêté d'ouverture). Pour les certifications professionnelles privées, une convention spécifique est nécessaire.

Conservez impérativement un exemplaire signé et date.

Sa fraîcheur attendue

L'habilitation doit être en cours de validité. Vérifiez sa date d'expiration. Certaines conventions sont annuelles, d'autres pluriannuelles. Si vous êtes en période de renouvellement, l'auditeur acceptera un accusé de réception de la demande de renouvellement, mais la convention expirée sans trace de renouvellement constitue une non-conformité.

Ce que l'auditeur y cherche

L'habilitation prouve que vous êtes autorisé à préparer les apprenants à une certification donnée. L'auditeur vérifie :

• La concordance entre la certification déclarée dans votre catalogue et celle mentionnée dans l'habilitation
• La signature des deux parties
• La date de validité
• Les éventuelles conditions particulières (publics cibles, modalités de mise en œuvre)

Si vous préparez à plusieurs certifications, vous devez détenir une habilitation pour chacune d'elles.

La fiche RNCP ou RS est le document de référence qui décrit la certification : son intitulé, son code, le certificateur, le référentiel de compétences, les modalités d'évaluation et les voies d'accès. Vous la téléchargez sur le site de France Compétences.

Certains auditeurs demandent à voir la fiche imprimée et datée du jour de la session. Prévoyez un exemplaire dans le dossier formation de chaque apprenant.

Les pièces ci-dessus sont strictement obligatoires pour maîtriser l'indicateur 7. Les documents suivants ne sont pas exigés par le référentiel, mais ils renforcent votre dossier :

• Le procès-verbal de la commission d'habilitation, si vous en disposez
• Un tableau de suivi des sessions certifiantes avec les taux de réussite par certification
• Une grille d'évaluation critériée qui reprend les compétences du référentiel
• Un exemplaire de livret de certification ou de portfolio de l'apprenant

Ces pièces supplémentaires montrent à l'auditeur que vous suivez la certification dans son ensemble, pas seulement la formation.

À force de se concentrer sur le tableau croisé, les responsables d'organisme négligent trois points récurrents :

1. L'habilitation pour chaque certification : certains organismes préparent plusieurs certifications avec un même certificateur mais ne conservent qu'une convention générale. Vérifiez que chaque certification est bien couverte.
2. La date de validité de l'habilitation : une convention expirée depuis six mois est fréquente lors des audits. Notez les dates de renouvellement dans votre tableau de bord.
3. La mise à jour du tableau croisé : le référentiel de certification évolue. Si votre tableau date de trois ans, l'auditeur doutera de son adéquation. Planifiez une révision annuelle.

Un quatrième oubli, plus rare mais grave : l'absence de fiche RNCP dans le dossier de l'apprenant. L'auditeur peut demander à voir la fiche de la certification sur laquelle l'apprenant a été évalué. Si vous ne la produisez pas, l'indicateur devient non maîtrisé.

L'auditeur ne vous demande pas d'ouvrir tous vos dossiers. Il choisit un échantillon de certifications et de formations. Préparez pour chacune un dossier unique qui regroupe :

• La fiche RNCP ou RS de la certification
• L'habilitation ou la convention correspondante
• Le tableau croisé formation/référentiel
• Un exemplaire du programme de formation

Ce dossier doit être immédiatement disponible, sur support papier ou numérique. Si l'auditeur attend dix minutes que vous retrouviez l'habilitation, cela peut être noté comme un défaut d'organisation.

Un organisme de formation prépare au titre RNCP XXX « Responsable en gestion d'unité opérationnelle », délivré par une chambre de commerce et d'industrie. Il doit fournir :

• La fiche RNCP du titre, qui liste les compétences : piloter une unité, gérer les ressources humaines, analyser les résultats financiers
• La convention signée avec la CCI, en cours de validité
• Un tableau qui montre que le module « Gestion budgétaire » couvre la compétence « Analyser les résultats financiers », que le module « Management d'équipe » couvre « Gérer les ressources humaines », etc.

Si la CCI a modifié le référentiel en janvier 2024 et que l'organisme utilise encore le tableau de 2022, l'auditeur constate une non-conformité. La mise à jour doit être faite avant l'audit.

Avec un logiciel comme Workbots, le tableau croisé se génère en un clic. Vous rattachez votre formation à sa fiche RS ou RNCP récupérée depuis France Compétences, et le tableau reprend chaque compétence du référentiel pour la mettre en regard de l'objectif pédagogique qui y répond, puis du module et du sous-module correspondants.

Aucune compétence ne reste sans correspondance, puisque le tableau part du référentiel lui-même. Et le jour où la fiche évolue, vous repartez de la version en vigueur.

Si vous souhaitez vérifier que votre dossier pour l'indicateur 7 est complet, un échange de trente minutes avec notre équipe peut faire le point sur votre situation réelle.