Que regarde l'auditeur sur l'indicateur 28 ?
Il regarde des traces datées, et deux comptent plus que toutes les autres : la liste de vos entreprises partenaires, et le compte rendu de votre dernier comité de pilotage. Viennent ensuite les conventions de partenariat signées, les échanges avec le service public de l'emploi, et pour l'apprentissage les livrets. Cinq pièces au total, qui doivent se répondre entre elles.
Le libellé est le suivant : « Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l'ingénierie de formation et favoriser l'accueil en entreprise. » Le niveau attendu demande un réseau mobilisé tout au long de la prestation.
Deux précisions avant d'entrer dans le cas. Le périmètre d'abord : l'indicateur ne s'applique que si vos prestations comportent des périodes en entreprise, stage, alternance ou formation en situation de travail. Il est obligatoire pour tout CFA et non applicable aux bilans de compétences et aux accompagnements VAE. La gravité ensuite : un défaut ponctuel et non répétitif donne une non-conformité mineure, à lever sous six mois, tandis que l'absence de réseau ou des défauts récurrents donnent une majeure, à lever sous trois mois avec réexamen par votre certificateur. Le guide de lecture publié par le ministère du Travail fixe ces niveaux.
Le cas : un centre de formation en prothèses dentaires
Le centre dont il est question ici n'existe pas. C'est un cas construit à partir de situations rencontrées en préparation d'audit, et il sert de fil conducteur parce qu'il condense les difficultés les plus fréquentes.
Ce centre forme chaque année une trentaine d'apprentis techniciens en prothèses dentaires et travaille avec une dizaine de laboratoires de sa région. Les relations existent depuis des années : les maîtres d'apprentissage connaissent le centre, plusieurs laboratoires prennent des apprentis à chaque promotion.
Rien de tout cela n'est écrit. À l'approche de l'audit de surveillance, le responsable qualité ouvre le dossier de l'indicateur 28 et n'y trouve aucune liste à jour, aucune convention signée, aucun compte rendu de réunion. Le réseau est réel, la preuve est absente. C'est la situation la plus courante, et la plus facile à retourner.
Étape 1 : partir du réseau qui existe déjà
La première action ne consiste pas à chercher de nouveaux partenaires, mais à écrire ceux qu'on a. Le centre reprend ses deux dernières promotions et note, pour chaque apprenti, le laboratoire qui l'a accueilli, le nom du maître d'apprentissage et la date du contrat.
En une heure, la liste compte dix laboratoires, tous actifs, tous joignables. Aucune démarche commerciale n'a été nécessaire : le réseau était déjà là, il manquait simplement un tableau.
Le responsable qualité découvre en revanche un angle mort : le centre n'a plus échangé avec le service public de l'emploi depuis deux ans. Ni sur les besoins de recrutement du bassin, ni sur les profils de candidats, ni sur les aides à l'embauche. Cette absence figure elle aussi dans les éléments de preuve attendus.
Étape 2 : réunir un premier comité de pilotage
Le centre fixe une date à six semaines et invite ses dix laboratoires. Six répondent présents, ce qui suffit largement : l'auditeur ne compte pas les chaises, il lit le compte rendu.
L'ordre du jour tient en trois points : les besoins en compétences de la filière, les difficultés de recrutement, et les actions à mener ensemble. Deux sujets remontent de la salle, que personne au centre n'avait anticipés. D'abord le manque de maîtres d'apprentissage agréés dans plusieurs laboratoires, qui limite mécaniquement le nombre d'apprentis accueillis. Ensuite l'éloignement de certains sites, mal desservis par les transports, qui explique des ruptures de contrat que le centre attribuait jusque-là à un manque de motivation.
Le compte rendu est rédigé le jour même, signé par les participants, et il porte les deux décisions prises. Ce document devient la première pièce du dossier, et de loin la plus utile.
Étape 3 : lever les réticences sur la convention
Plusieurs laboratoires n'ont jamais signé de convention de partenariat et redoutent un engagement contraignant. C'est un malentendu classique, et il se dissipe en une phrase : une convention de partenariat n'est pas un contrat d'apprentissage, elle n'engage aucune embauche et ne crée aucune obligation de résultat.
Le centre rédige un modèle d'une page, en termes simples, qui énonce des engagements réciproques. Le centre forme, accompagne et informe le laboratoire du parcours de l'apprenti. Le laboratoire accueille, désigne un tuteur, forme sur les équipements réellement utilisés et participe aux jurys quand il le peut. La durée est fixée à trois ans, reconductible.
Six laboratoires signent. Les quatre autres continuent d'accueillir des apprentis sans convention : le centre les maintient dans sa liste en les qualifiant de partenaires sans convention, et note la date de la dernière relance. Cette transparence vaut mieux qu'une liste gonflée, et elle se défend très bien devant un auditeur.
Étape 4 : renouer avec le service public de l'emploi
Le référentiel attend la preuve d'échanges avec le service public de l'emploi, c'est-à-dire France Travail, les missions locales et Cap emploi. Il n'attend ni convention, ni partenariat formalisé : un courriel documenté suffit.
Le centre écrit à l'agence de son bassin pour demander un point sur les besoins du secteur, et invite un conseiller au comité de pilotage suivant. L'échange porte sur les profils de candidats disponibles et sur les aides mobilisables par les laboratoires, deux sujets qui intéressent directement les entreprises présentes.
Le service La Bonne Alternance, opéré par le service public, permet en complément d'identifier les entreprises d'un secteur susceptibles de recruter en alternance. Les recherches effectuées et les contacts pris constituent eux aussi une trace de mobilisation.
Étape 5 : tenir la liste, sans la gonfler
La liste des entreprises partenaires est le document que l'auditeur ouvre en deuxième. Elle comporte pour chaque structure le nom, la commune, l'interlocuteur, la date du premier contact, la nature du partenariat et la date du dernier échange.
La nature du partenariat mérite d'être détaillée : accueil d'apprentis, prêt de matériel, intervention d'un professionnel en cours, participation aux jurys, présence au comité. Chaque ligne correspond à une action réalisée dans les douze derniers mois.
La colonne qui fait la différence reste la date du dernier échange. C'est elle qui transforme un annuaire en preuve de mobilisation, et son absence explique la plupart des écarts constatés sur cet indicateur.
Étape 6 : faire vivre le livret d'alternance
Le livret d'alternance, ou livret d'apprentissage, relie les trois acteurs : l'apprenti, son maître d'apprentissage et le centre. Il énonce les compétences travaillées en centre et celles travaillées en entreprise, les travaux confiés, et les évaluations.
Le centre décide de le mettre à jour après chaque période en centre de formation, et non une fois par an. Ce rythme change la nature du document : d'attestation rétrospective, il devient une trace de mobilisation continue.
Pour l'indicateur 28, le livret sert un rôle précis : il montre que les savoir-faire transmis par les laboratoires sont intégrés au parcours, et que les compétences travaillées en entreprise correspondent bien au référentiel du diplôme. Un livret vierge le jour de l'audit produit l'effet exactement inverse.
Ce que l'auditeur a demandé, dans l'ordre
Il a commencé par vérifier que l'indicateur s'appliquait, ce qui ne faisait aucun doute pour un centre d'apprentissage. Il a demandé ensuite la liste des partenaires, puis en a choisi un et a réclamé tout ce qui le concernait : la convention, les échanges, les apprentis accueillis.
Il a regardé le compte rendu du comité de pilotage, sa date, la liste des présents, et il a posé la question qui décide de cet indicateur : qu'avez-vous changé après ce comité ?
Il a terminé par les livrets, en en ouvrant deux au hasard pour vérifier qu'ils étaient remplis des deux côtés. Le dossier tenait en quatre documents.
Le tableau des preuves et de leur rythme
| La preuve | À quel rythme elle se produit | Ce qu'elle démontre |
|---|---|---|
| La liste des partenaires | Mise à jour en continu, revue une fois par an | Que le réseau existe et qu'il est vivant |
| Le compte rendu de comité | Une fois par an, signé le jour même | Que vos partenaires ont parlé de vos programmes |
| Les conventions de partenariat | À chaque nouveau partenaire, durée de trois ans | Que la relation est formalisée des deux côtés |
| Les échanges avec le service public de l'emploi | Au moins un par an, conservé | Que vous vous inscrivez dans votre bassin d'emploi |
| Les livrets d'alternance | Après chaque période en centre | Que la mobilisation dure toute la formation |
La question qui décide : qu'avez-vous changé ensuite ?
C'est la question à laquelle la plupart des dossiers ne répondent pas. Réunir des entreprises est facile à prouver. Montrer que leur parole a produit un effet l'est beaucoup moins, et c'est pourtant ce que le libellé demande quand il parle de co-construire l'ingénierie de formation.
Dans notre cas, la réponse tenait en une phrase : à la demande des laboratoires, le centre a organisé une réunion d'information à destination des salariés susceptibles de devenir maîtres d'apprentissage, pour lever le frein remonté en comité. Une décision, une date, un effet mesurable sur le nombre de places d'accueil.
Conservez systématiquement ces deux traces : le compte rendu qui porte la demande, et le document qui porte la réponse, invitation, programme modifié ou nouvelle version d'une séquence. Sans la seconde, vous prouvez que vous avez écouté, pas que vous avez tenu compte.
Construire votre calendrier sur douze mois
L'indicateur 28 ne se prépare pas la veille de l'audit, et votre audit de surveillance arrive plus tôt que vous ne le pensez : il se tient entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois suivant la date d'effet de votre certification, dans un cycle de trois ans qui se referme par un audit de renouvellement entre le trentième et le trente-sixième mois.
Quatre rendez-vous suffisent à tenir l'année. En début d'année, le comité de pilotage et son compte rendu. À la rentrée, la signature ou le renouvellement des conventions au moment où les entreprises accueillent. En cours d'année, un échange avec le service public de l'emploi. Et en continu, la mise à jour des livrets après chaque période.
Si vous débutez, ne cherchez pas le nombre. Six conventions vivantes et à jour valent mieux que trente signatures sans suite, parce que l'auditeur vérifie la cohérence entre votre liste et le contenu de votre comité, jamais le volume de votre classeur.
Centraliser vos partenaires avec Workbots Formations
La difficulté de cet indicateur tient rarement aux relations, qui existent déjà : elle tient au fait que les traces se dispersent dans les boîtes mail, et qu'au moment de préparer l'audit personne ne sait plus qui a été contacté ni quand. C'est ce que le logiciel Workbots conserve à votre place.
La base Entreprises du module Mes données réunit pour chaque partenaire son SIRET, ses contacts et les apprenants qui lui sont rattachés, avec l'historique des échanges côté CRM. Les emails envoyés depuis la plateforme sont archivés et horodatés, ce qui produit sans effort la colonne « date du dernier échange » que réclame votre liste. Les conventions de partenariat se rangent dans la gestion documentaire et se font signer par signature électronique conforme au règlement eIDAS, avec relances automatiques sur les documents en attente.
Pour les CFA, le module dédié gère le livret d'apprentissage et le suivi tripartite entre l'apprenti, son maître d'apprentissage et le centre. Le jour de l'audit, le dossier complet d'un partenaire s'exporte en PDF.
Pour aller plus loin sur cet indicateur, consultez nos articles dédiés : Indicateur 28, la mobilisation des acteurs économiques : quelles preuves fournir à l'auditeur ?, Indicateur 28 Qualiopi : mobilisation des acteurs économiques et Indicateur 28, la mobilisation des acteurs économiques.
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