Ce que l'auditeur attend de l'indicateur 28
Lors d'un audit Qualiopi, l'indicateur 28 vérifie que vous entretenez des relations suivies avec les acteurs économiques de votre territoire : entreprises, branches professionnelles, service public de l'emploi, collectivités. L'auditeur ne se contente pas d'une liste de noms ; il veut voir des preuves d'échanges réguliers, de co-construction et de retombées concrètes pour les apprenants.
Les pièces demandées couvrent quatre axes : la gouvernance partagée, les partenariats formalisés, l'implication des entreprises dans les parcours, et la veille économique. Chaque document doit être daté, signé le cas échéant, et rattaché à une action précise.
À retenir : l'auditeur regarde la régularité (pas seulement le jour de l'audit) et la diversité des acteurs mobilisés. Un seul partenaire ne suffit pas, même avec une convention solide.
Pièce n°1 : la convention de partenariat
La convention est le document obligatoire qui formalise la relation avec chaque entreprise partenaire. Elle doit mentionner :
- les coordonnées des deux parties ;
- l'objet du partenariat (stages, alternance, intervention en formation) ;
- les engagements réciproques (mise à disposition de postes, participation à des jurys, etc.) ;
- la durée et les modalités de renouvellement ;
- la date et la signature des deux responsables.
L'auditeur vérifie la fraîcheur : une convention de plus de deux ans sans avenant peut être considérée comme inactive. Il compare aussi le nombre de conventions avec le volume d'apprenants : un CFA de 200 apprentis avec trois conventions sera jugé insuffisant.
Pièce n°2 : la liste des entreprises partenaires
Il s'agit d'un tableau de bord vivant, mis à jour au moins une fois par trimestre. L'auditeur y cherche :
- le nom de l'entreprise et son secteur ;
- le type de partenariat (accueil de stagiaires, participation à des ateliers, mécénat) ;
- le nombre d'apprenants accueillis par an ;
- la date du dernier contact ;
- un interlocuteur identifié.
Cet outil n'est pas exigé par la norme, mais les auditeurs le considèrent comme une bonne pratique. S'il est absent, ils demanderont à voir les courriels d'échange pour chaque partenaire. Un fichier Excel ou une extraction de votre logiciel de gestion fait l'affaire, à condition qu'il soit exhaustif et récent.
Pièce n°3 : les comptes rendus de comités de pilotage
Le comité de pilotage est le lieu où vous partagez avec les acteurs économiques les résultats, les difficultés et les ajustements. L'auditeur attend au moins un compte rendu par an, idéalement deux.
Ce document doit montrer :
- la liste des participants (nom, organisme, fonction) ;
- l'ordre du jour ;
- les décisions prises (par exemple, création d'une nouvelle formation) ;
- le suivi des actions précédentes.
Les comptes rendus signés par les participants sont plus solides. S'ils sont absents, l'auditeur pourra considérer que la mobilisation est fictive. Pensez à conserver aussi les invitations et les accusés de réception.
Pièce n°4 : les justificatifs d'implication des entreprises dans les parcours
Au-delà des signatures de convention, l'auditeur veut voir que les entreprises participent concrètement à la formation : interventions en cours, participation à des jurys de certification, accueil de visées pédagogiques, participation à des salons.
Pour chaque action, vous devez fournir :
- une attestation de l'intervenant ou de l'entreprise ;
- un support de présentation ou une photo (avec accord droit à l'image) ;
- le lien avec le référentiel de certification.
Ces pièces doivent être classées par apprenant ou par session. L'auditeur peut en demander une pour un échantillon de trois apprenants, donc préparez un dossier complet pour chacun.
Pièce n°5 : les échanges avec le service public de l'emploi et les collectivités
L'indicateur 28 inclut la mobilisation des institutionnels : France Travail (ex-Pôle emploi), missions locales, Cap emploi, conseils régionaux. Les preuves peuvent être :
- des courriels de demande d'information sur les besoins du territoire ;
- des comptes rendus de réunions avec ces acteurs ;
- des conventions de cofinancement ou de subvention ;
- des attestations de participation à des comités locaux (PLIE, GPECT).
Ces documents sont souvent oubliés. L'auditeur y voit la preuve que vous ne travaillez pas en vase clos.
Pièce n°6 : le livret d'alternance ou le document de liaison
Pour les CFA et les organismes qui gèrent l'alternance, le livret d'alternance (ou document de liaison) est la pièce maîtresse. Il doit contenir :
- le contrat de travail ou la convention de stage ;
- le planning de formation en centre et en entreprise ;
- les grilles d'évaluation des compétences en situation de travail ;
- les comptes rendus des visites en entreprise du formateur ;
- les signatures de l'apprenant, du tuteur et du formateur à chaque étape.
L'auditeur vérifie que le livret est bien renseigné pour chaque apprenant et qu'il témoigne d'un suivi réel. Les livrets vierges ou incomplets sont une non-conformité fréquente. Certains auditeurs acceptent une version numérique, à condition qu'elle soit signée électroniquement.
Ce que les organismes oublient le plus souvent
L'expérience des audits montre trois oublis récurrents :
- Les comptes rendus de comité de pilotage : beaucoup d'organismes en organisent un mais ne le formalisent pas par écrit. Sans trace, il n'existe pas aux yeux de l'auditeur.
- Les preuves de veille économique : l'indicateur 28 suppose que vous adaptez votre offre aux besoins du territoire. Un dossier de veille (abonnement à des lettres pros, participation à des salons, notes de lecture) est un plus.
- Les attestations de participation des entreprises : les organismes comptent sur les conventions mais oublient de récolter une signature pour chaque intervention ponctuelle. Or l'auditeur peut demander une preuve pour une action spécifique.
Pour éviter ces lacunes, tenez un tableau de bord mensuel que vous alimentez au fil de l'eau, et non la veille de l'audit.
Tableau récapitulatif des pièces attendues
| Pièce | Obligatoire ou recommandé | Fraîcheur attendue | Ce que l'auditeur vérifie |
|---|---|---|---|
| Convention de partenariat | Obligatoire | Moins de 2 ans | Signature, engagements réciproques, nombre d'apprenants |
| Liste des entreprises partenaires | Recommandé | Mise à jour trimestrielle | Exhaustivité, diversité des secteurs |
| Comptes rendus de comité de pilotage | Obligatoire | Au moins un par an | Participants, ordre du jour, décisions |
| Justificatifs d'implication des entreprises | Recommandé | Par apprenant ou session | Actions concrètes (interventions, jurys) |
| Échanges avec le service public de l'emploi | Recommandé | Moins d'un an | Preuves de collaboration territoriale |
| Livret d'alternance | Obligatoire pour CFA/alternance | Rempli pour chaque apprenant | Évaluation en situation, signatures |
Nota : Ces indications sont données à titre informatif. Vérifiez les exigences précises auprès du référentiel national qualité en vigueur.
Organisez vos preuves dès maintenant
La préparation de l'indicateur 28 ne se improvise pas. Rassemblez les documents listés, vérifiez leur fraîcheur et leur complétude.
Ces relations se construisent sur le terrain, pas dans un logiciel. Un outil comme Workbots prend en charge ce qui l'entoure : vos entreprises partenaires enregistrées dans un CRM avec leurs contacts et l'historique de vos échanges, vos dossiers apprenants, et vos preuves pour les autres indicateurs du référentiel.
Un échange de trente minutes avec un expert Qualiopi peut vous aider à passer en revue votre dossier et à repérer les angles morts.