Indicateur 22, la gestion des compétences des personnels : quelles preuves fournir à l'auditeur ?

L'auditeur vérifie que votre organisme de formation dispose d'une gestion structurée des compétences des personnels. Les pièces obligatoires sont celles qui répondent directement aux sous-indicateurs du référentiel national qualité. Chaque document doit être disponible, lisible et cohérent avec votre effectif déclaré.

Le plan de développement des compétences (PDC)

Le plan de développement des compétences, anciennement plan de formation, est le document central. Il liste les actions de formation, de bilan de compétences ou de validation des acquis de l'expérience (VAE) prévues pour vos salariés et intervenants.

• Forme : Document écrit, signé par le responsable légal de l'organisme. Il peut être un tableau annuel ou un fichier mis à jour semestriellement.
• Fraîcheur attendue : L'auditeur regarde le PDC de l'année en cours ou, si l'audit a lieu en début d'année, celui de l'année précédente. Un PDC datant de plus de deux ans sans actualisation est rédhibitoire.
• Ce que l'auditeur y cherche : La cohérence entre les actions prévues et les besoins identifiés (par exemple, formations en pédagogie, en numérique, en réglementation). Il vérifie que le plan n'est pas une simple liste de souhaits mais un outil de pilotage : des dates, des budgets et des participants pressentis.

Les entretiens professionnels

L'entretien professionnel est distinct de l'entretien d'évaluation. Il porte sur les perspectives d'évolution, les besoins en formation et la validation des acquis.

• Forme : Un compte rendu d'entretien signé par le salarié et son supérieur. Si vous utilisez une trame interne, elle doit mentionner la date, les échanges sur les compétences et les actions décidées.
• Fraîcheur attendue : Tous les deux ans maximum, comme le prévoit le Code du travail (article L6315-1). Pour les salariés présents depuis plus de deux ans, un entretien doit avoir eu lieu dans les deux ans précédant l'audit. Pour les nouveaux embauchés, l'entretien peut être prévu dans les six mois.
• Ce que l'auditeur y cherche : La preuve que vous avez échangé sur le développement des compétences, pas seulement sur les objectifs de production. Il vérifie que les actions décidées sont cohérentes avec le plan de développement des compétences.

Les justificatifs de participation à une communauté de pairs

L'indicateur 22 exige que les personnels participent à une communauté de pairs (groupe d'échange, réseau professionnel, séminaire métier). Cela peut concerner les formateurs mais aussi les personnels administratifs.

• Forme : Attestations de présence, comptes rendus de réunion, captures d'écran de groupes de discussion professionnels, liste de participants signée.
• Fraîcheur attendue : Au moins une participation dans les douze mois précédant l'audit. Si la communauté est interne (réunion d'équipe mensuelle), prévoyez des comptes rendus récents.
• Ce que l'auditeur y cherche : La régularité et la diversité des échanges. Il apprécie une communauté de pairs qui dépasse le simple cadre de votre organisme : adhésion à une association professionnelle, participation à un club de formateurs, implication dans un groupe de travail régional.

Certains documents ne sont pas exigés par le référentiel mais facilitent la démonstration de votre démarche qualité. L'auditeur les considère comme un signe de maturité.

La matrice des compétences (ou référentiel de compétences interne)

Un tableau qui croise chaque salarié ou intervenant avec les compétences requises pour son poste (ex. : animation de groupe, gestion de projet, maîtrise d'un logiciel métier).

• Forme : Tableau Excel ou extrait de votre logiciel de gestion des ressources humaines.
• Ce que l'auditeur y cherche : La vision d'ensemble de l'adéquation compétences/poste. Il vérifie que les formations du PDC comblent les écarts identifiés.

Le compte rendu de la commission de suivi pédagogique

Si votre organisme organise des réunions régulières pour évaluer la qualité des formations et les besoins des formateurs, un compte rendu signé fait office de preuve.

• Forme : Procès-verbal daté, avec ordre du jour et décisions.
• Ce que l'auditeur y cherche : La fréquence (idéalement trimestrielle ou semestrielle) et le lien avec les autres indicateurs, notamment la satisfaction des apprenants (indicateur 24) et l'évolution des compétences.

Les formateurs doivent justifier d'une actualisation régulière de leurs compétences pédagogiques et techniques.

Attestations de formation individuelle

Chaque formation suivie par un formateur doit être attestée : date, durée, organisme, contenu.

• Forme : Certificat, attestation de stage ou émargement.
• Fraîcheur attendue : Dans l'idéal, une formation dans les trois dernières années. Pour les formateurs expérimentés, une formation tous les cinq ans peut suffire si elle est significative.
• Ce que l'auditeur y cherche : La cohérence avec le plan de développement des compétences. Si un formateur a suivi une formation en cybersécurité mais n'enseigne que la comptabilité, l'auditeur peut s'interroger.

Les preuves de qualification initiale

Diplômes, certifications (CQP, titre RNCP) ou justificatifs d'expérience professionnelle pour les formateurs occasionnels.

• Forme : Copies des diplômes ou certifications, CV signé par le formateur attestant de l'expérience.
• Ce que l'auditeur y cherche : L'adéquation entre la qualification et les modules enseignés. Un formateur en langues doit justifier d'un niveau C1 au minimum.

Lors des audits, plusieurs documents essentiels manquent souvent. Voici les trois oublis les plus courants.

1. La preuve de l'information des salariés sur le plan de développement des compétences

L'auditeur veut savoir comment les salariés ont été informés des actions prévues. Un simple mail de diffusion ou un affichage dans les locaux peut suffire. Mais beaucoup d'organismes ne conservent pas la trace de cette communication. Conservez une copie de l'e-mail envoyé et une liste de diffusion signée.

2. Les justificatifs de participation à une communauté de pairs pour les personnels non formateurs

Les secrétaires, les responsables administratifs ou les chargés de relation clients sont aussi concernés par l'indicateur 22. Les organismes oublient souvent de prévoir des échanges professionnels pour ces salariés. Une participation à un groupe de travail sur la qualité, une journée de réseau régional ou un séminaire métier peut être valorisée.

3. Les documents de suivi des actions décidées en entretien professionnel

L'entretien professionnel n'est pas une fin en soi. L'auditeur attend que les actions décidées (formations, mobilité, bilan de compétences) aient été réalisées ou suivies. Un simple tableau de suivi, même manuscrit, montre que vous ne vous arrêtez pas au compte rendu.

Préparez un classeur ou un dossier numérique dédié à l'indicateur 22. Classez les pièces par sous-indicateur : qualification initiale, plan de développement, entretiens professionnels, communauté de pairs. Numérotez chaque document et tenez à jour une table des matières. L'auditeur apprécie la lisibilité : un dossier bien structuré raccourcit le temps de vérification et évite les questions annexes.

Avec un logiciel comme Workbots, chaque intervenant dispose de sa fiche, où vous consignez ses qualifications, son CV, ses formations suivies et vos notes de suivi. Depuis son espace, le formateur peut lui-même vous adresser une demande de montée en compétences : vous la recevez par email, et votre plan de développement se construit à partir des besoins réellement exprimés.

Si vous avez un doute sur un document, n'hésitez pas à contacter votre auditeur en amont de la visite pour confirmer l'attendu. Une communication transparente est un signe de qualité.

Pour aller plus loin, lisez notre article « Indicateur 22, la gestion des compétences des personnels : de quoi parle-t-on exactement ? » qui détaille le périmètre de cet indicateur.

Un échange court avec un expert peut vous aider à vérifier que votre dossier est complet avant l'audit.