Définition de l’indicateur 22
L’indicateur 22 du référentiel Qualiopi (critère 5 : qualification des personnels) évalue la capacité de l’organisme à assurer et à démontrer une gestion continue des compétences de ses personnels. Il ne s’agit pas seulement de vérifier que les formateurs sont qualifiés au départ, mais de prouver que l’organisme suit, entretient et développe leurs compétences tout au long de leur collaboration.
Périmètre exact : à qui s’applique-t-il ?
L’indicateur 22 concerne toutes les personnes qui participent directement ou indirectement à l’activité de formation :
- Les formateurs salariés ou vacataires récurrents
- Les coordinateurs pédagogiques
- Les personnels administratifs en charge de l’accueil, du suivi administratif ou de la gestion des sessions
- Les responsables qualité ou référents pédagogiques
En revanche, les prestataires ponctuels (intervenants invités une seule fois, experts sollicités pour un atelier unique) ne sont pas nécessairement inclus, à condition que leur intervention ne soit pas récurrente et que l’organisme puisse justifier d’un processus de sélection sur critères de compétence. L’auditeur attendra une traçabilité pour tous les personnels réguliers, même ceux en contrat court ou à temps partiel.
Ce que l’indicateur 22 n’est pas
Il ne se confond pas avec le simple affichage des diplômes. L’indicateur 22 exige une approche dynamique : planification des formations, entretiens périodiques, participation à des échanges professionnels. Il ne s’agit pas non plus d’une vérification unique au moment de la certification ; l’organisme doit démontrer une pratique continue sur l’année en cours et les années antérieures (généralement sur les trois dernières années).
Les trois piliers de l’indicateur 22
1. Plan de développement des compétences
Autrefois appelé plan de formation, le plan de développement des compétences est un document stratégique qui recense les actions de formation envisagées pour les personnels. Il doit être établi chaque année, approuvé par la direction et communiqué aux salariés. L’auditeur vérifie qu’il existe, qu’il est cohérent avec les besoins identifiés et qu’il a été suivi d’effets (formations réalisées, attestations, évaluations).
2. Entretiens professionnels
Depuis la loi du 5 mars 2014, chaque salarié doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans, distinct de l’entretien d’évaluation. Cet entretien porte sur les perspectives d’évolution, les besoins en formation et le parcours professionnel. Pour l’indicateur 22, l’organisme doit prouver qu’il a réalisé ces entretiens pour l’ensemble des personnels concernés et qu’il en conserve des comptes rendus signés.
3. Participation à une communauté de pairs
L’indicateur 22 attend également que les personnels (notamment les formateurs) participent à des échanges professionnels avec leurs pairs : groupes d’analyse de pratiques, ateliers de co-développement, conférences métier, communautés en ligne. L’organisme doit formaliser ces participations (dates, thèmes, intervenants) et montrer en quoi elles contribuent au maintien des compétences.
Exemple concret : organisme de formation Alpha Forma
Alpha Forma est un OF de 12 salariés, dont 6 formateurs internes et 3 personnels administratifs. Voici comment il a structuré sa gestion des compétences pour répondre à l’indicateur 22.
Étape 1 : cartographie des compétences requises
Alpha Forma a listé, pour chaque poste, les compétences techniques (maîtrise des logiciels, connaissance des référentiels qualité) et pédagogiques (animation, évaluation). Cette cartographie est revue chaque semestre en réunion d’équipe.
Étape 2 : entretiens professionnels systématiques
Chaque mois de janvier, la responsable qualité réalise un entretien professionnel avec chaque salarié (durée 45 minutes). Un compte rendu est signé et archivé. Objectifs : identifier les formations souhaitées, les difficultés rencontrées, les souhaits d’évolution.
Étape 3 : plan de développement des compétences
En mars, Alpha Forma consolide les besoins issus des entretiens et établit un plan annuel. Il comprend des formations internes (nouveaux outils, mises à jour réglementaires) et externes (certifications, séminaires). Le plan est validé par la direction et affiché dans l’intranet.
Étape 4 : suivi des formations
Chaque formation réalisée donne lieu à une attestation, une évaluation à chaud et un bilan différé. Ces documents sont stockés dans le dossier individuel du salarié (format numérique, accessible en un clic).
Étape 5 : communauté de pairs
Alpha Forma organise tous les deux mois un atelier de co-développement entre formateurs (analyse d’une situation pédagogique). Les comptes rendus sont conservés. De plus, les formateurs assistent à au moins deux conférences métier par an (justificatifs : attestations, photos, notes personnelles).
Résultat
Lors de son audit de surveillance, Alpha Forma a présenté les dossiers individuels complets, le plan annuel, les comptes rendus d’entretien et la traçabilité des ateliers. L’auditeur a validé l’indicateur 22 sans remarque.
À retenir : l’indicateur 22 n’exige pas un système parfait, mais une démarche visible, continue et documentée. Même un organisme de petite taille peut répondre avec un tableur, des courriels et des dossiers partagés, à condition de respecter la régularité.
Comment préparer l’audit de l’indicateur 22 ?
Rassembler les pièces justificatives
- Plan de développement des compétences de l’année en cours et de l’année précédente
- Comptes rendus des entretiens professionnels (au moins un cycle de deux ans)
- Attestations de formation pour chaque personne, avec objectifs, dates et évaluations
- Preuves de participation à des communautés de pairs (invitations, comptes rendus, attestations)
- Procédure écrite de gestion des compétences (optionnelle mais fortement recommandée)
Anticiper les questions de l’auditeur
- Comment identifiez-vous les besoins en compétences ?
- Comment assurez-vous le suivi des actions de formation ?
- Quels sont vos critères pour recruter un formateur externe ?
- Comment motivez-vous vos personnels à participer à des échanges professionnels ?
Préparez des réponses courtes, appuyées sur des documents à portée de main.
Outils pour faciliter la gestion des compétences
Avec un logiciel comme Workbots, chaque intervenant dispose de sa fiche, où vous consignez ses qualifications, ses formations suivies et vos notes de suivi. Depuis son espace, le formateur peut lui-même vous adresser une demande de montée en compétences : vous la recevez par email, et votre plan de développement se construit à partir des besoins réellement exprimés.
L’organisme gagne en traçabilité et en temps lors des audits. Même sans outil dédié, un classeur partagé avec des colonnes « formations », « entretiens », « communauté de pairs » suffit, à condition d’être mis à jour régulièrement.
Conclusion
L’indicateur 22 est souvent perçu comme complexe, mais il repose sur des pratiques de gestion des ressources humaines déjà présentes dans la plupart des organismes. Le formaliser et le documenter est un investissement qui sécurise votre certification Qualiopi et valorise vos équipes. Un échange de 30 minutes permet de faire le point sur votre situation actuelle et d’identifier les actions à prioriser.