L’indicateur 2 du critère 1 du référentiel Qualiopi porte sur la diffusion des résultats obtenus par votre organisme de formation. L’auditeur vérifie que vous informez le public sur votre performance de manière transparente et régulière. Pour passer cette étape sans difficulté, vous devez préparer un ensemble de pièces prouvant à la fois la publication et la fiabilité des données diffusées.
Les pièces obligatoires pour l’indicateur 2
Deux catégories de documents sont impératives : les supports de diffusion et les documents sources qui contiennent les résultats eux-mêmes. L’auditeur les examine ensemble pour s’assurer que les chiffres publiés correspondent aux données internes.
Les supports de diffusion
Vous devez montrer où et comment vous publiez vos résultats. Les principaux supports acceptés sont :
- Le site internet de l’organisme, avec une page ou un onglet dédié aux résultats (taux de satisfaction, taux d’insertion, etc.)
- Les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Viadeo) si vous y publiez des synthèses régulières
- Les documents papier remis aux apprenants (plaquette, livret d’accueil) ou affichés dans les locaux
- Les lettres d’information, newsletters ou rapports annuels diffusés publiquement
L’auditeur cherche la preuve que ces supports existent, sont fonctionnels (lien actif, document lisible) et permettent à un prospect de prendre connaissance des résultats sans authentification particulière. Il vérifie également la date de la dernière mise à jour : des résultats datant de plus d’un an peuvent être considérés comme obsolètes.
Les documents sources des résultats
Les chiffres diffusés doivent être justifiés par des documents internes. Voici les pièces attendues :
| Pièce source | Forme habituelle | Fraîcheur attendue | Ce que l’auditeur y cherche | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Rapport d’activité annuel | Fichier PDF, classeur papier | Année N-1 ou N en cours | Cohérence des effectifs, des abandons et des taux annoncés | Obligatoire |
| Bilan pédagogique et financier | Tableau de bord, export comptable | Année N-1 | Vérification des données financières et du nombre de stagiaires | Obligatoire |
| Résultats des enquêtes de satisfaction | Rapport d’enquête, tableau de notes | Dernière session achevée | Mode de collecte, taux de réponse, note moyenne | Obligatoire |
| Tableau de suivi des abandons | Fichier Excel, extrait du logiciel de gestion | Année en cours et N-1 | Causes d’abandon détaillées et taux calculé | Recommandé (obligatoire si l’indicateur est diffusé) |
| Registre des stagiaires (émargements) | Copie des feuilles de présence | Sessions de l’année | Nombre réel de participants et assiduité | Obligatoire en support |
Le taux de satisfaction est l’indicateur le plus attendu : il doit porter sur l’ensemble des formations achevées sur la période considérée et être calculé selon une méthode que vous pouvez expliciter. Le taux d’insertion n’est obligatoire que si vos actions concourent à l’insertion professionnelle (certifications, titres professionnels). Dans ce cas, une enquête à 6 mois est la référence.
Les pièces recommandées pour renforcer la démonstration
Au-delà des obligations, certains documents augmentent la crédibilité de votre démarche auprès de l’auditeur.
Captures d’écran et historique des publications
Si vous diffusez sur un site web, une capture d’écran datée de la page des résultats, accompagnée de l’URL, prouve que la publication était effective le jour de l’audit. Un historique des mises à jour (par exemple, une archive des versions successives) montre une pratique régulière plutôt qu’une mise en ligne de dernière minute.
Attestations de diffusion papier
Pour les supports imprimés, conservez un exemplaire de chaque édition avec la date d’impression ou de distribution. Une attestation signée du responsable certifiant que les résultats ont été affichés dans les locaux pendant la période concernée est acceptée.
Preuve de l’actualisation
L’auditeur appréciera un calendrier de mise à jour (exemple : publication chaque trimestre) et une note expliquant la procédure interne de collecte et de diffusion. Cela démontre que la publication n’est pas ponctuelle mais intégrée à votre fonctionnement.
Les pièces les plus souvent oubliées
L’expérience des audits montre que trois éléments sont fréquemment négligés.
- Les causes d’abandon. Beaucoup d’organismes diffusent un taux d’abandon sans détailler les motifs. L’auditeur s’attend à voir au moins les grandes catégories (professionnel, personnel, pédagogique) et le pourcentage correspondant.
- La diffusion sur plusieurs canaux. Se contenter d’un affichage papier dans les locaux peut être insuffisant si vos apprenants sont majoritairement en ligne. L’auditeur vérifie que la diffusion atteint bien le public visé. Prévoyez au moins deux supports complémentaires.
- La preuve de la mise à jour. Un document non daté ou une page internet sans mention de l’année de référence sont considérés comme non conformes. Chaque support doit porter une date explicite (année, semestre ou mois).
Des résultats publiés en continu avec le logiciel Workbots
C'est là qu'un logiciel comme Workbots change la donne. Vos évaluations de satisfaction sont envoyées automatiquement à vos apprenants, et les notes qu'ils vous donnent remontent directement sur la fiche de la formation concernée, dans votre catalogue en ligne.
Vos résultats sont donc publiés en continu, formation par formation, sur une page accessible à n'importe quel prospect. Pas de mise à jour trimestrielle à programmer, pas de page qui date de l'année dernière : le chiffre affiché est celui de vos dernières sessions.
Pour approfondir, nous vous invitons à consulter l’article détaillé sur l’indicateur 2 Qualiopi et la page dédiée de la rubrique indicateur 2.
Un échange de trente minutes avec un expert Workbots vous permettra de passer en revue vos pièces et de valider votre préparation pour l’indicateur 2.