Indicateur 18 : les six pièces qui composent un vrai dossier de coordination

Une précision s'impose avant de construire quoi que ce soit, parce qu'elle évite un travail inutile : le référentiel n'exige aucun document unique de coordination des personnels. Le libellé de l'indicateur 18 est le suivant : « Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). »

Ce qui circule sous le nom de « dossier indicateur 18 » est une liste d'éléments de preuve, parmi lesquels vous choisissez ceux qui correspondent à votre organisation. Organigramme fonctionnel, liste des intervenants, contrats de travail et de prestation, fiches de poste, planning des interventions, comptes rendus de réunions, traces d'échanges avec les sous-traitants : ce sont des exemples, pas une liste à cocher. L'absence de l'un d'eux n'est pas un écart en soi.

Cela dit, rassembler ces pièces dans un document unique reste une excellente idée, non parce que c'est exigé, mais parce que cela vous évite de chercher et donne à l'auditeur un point d'entrée clair. C'est ce document que nous appellerons ici votre modèle de coordination.

Dernière précision avant d'entrer dans le contenu : l'indicateur est pondéré. Un défaut ponctuel de coordination constaté sur l'échantillon audité donne une non-conformité mineure, à lever sous six mois. Une coordination absente ou des défaillances répétées donnent une majeure, à lever sous trois mois. Rien ici ne bloque une certification du jour au lendemain.

Il ne se confond pas avec l'organigramme hiérarchique. Ce qui est attendu est une représentation des fonctions nécessaires à vos prestations et de leurs liens, pas une pyramide de postes.

Le libellé cite quatre champs, et ils forment la trame la plus simple : pédagogique, administratif, logistique, commercial. Pour chacun, indiquez qui l'occupe. Une fonction peut être vide si elle ne vous concerne pas, une personne peut en occuper plusieurs, un prestataire externe peut en porter une entièrement.

Deux choix pratiques se présentent. Un organigramme avec les seules fonctions vieillit bien mais oblige l'auditeur à faire le lien avec les personnes qu'il rencontre. Un organigramme nominatif est plus parlant, mais il demande une mise à jour à chaque mouvement. La solution la plus tenable consiste à afficher les fonctions dans le schéma et à renvoyer vers la liste des intervenants pour les noms.

Formulation utile : « Fonction pédagogique : conception des contenus, animation, évaluation, suivi des apprenants. Assurée par [fonction ou nom]. Coordonne avec : fonction administrative pour les convocations et les attestations. »

Elle recense toutes les personnes qui interviennent dans vos prestations, quel que soit leur statut : salariés, formateurs indépendants, intervenants ponctuels, personnels d'un partenaire.

Cinq colonnes suffisent : nom, fonction exercée, statut, domaine ou formations concernées, date de début d'intervention. N'y ajoutez pas de données personnelles inutiles, et gardez à l'esprit que ce document sera lu par un tiers.

Un point de vigilance : cette liste doit couvrir la période auditée, et non seulement la situation du jour. Un formateur intervenu une seule journée il y a huit mois doit y figurer, parce que l'auditeur peut tomber sur cette session dans son échantillon. Conservez donc les entrées sorties plutôt que de les supprimer, avec une date de fin.

Pour un salarié, le contrat de travail suffit. Pour un intervenant externe, il faut un document qui établit le lien et fixe ce que vous attendez de lui : contrat de prestation, convention, ou lettre de mission selon les cas.

Ce document n'a pas à être long. Il gagne en revanche à mentionner explicitement les obligations pratiques qui pèsent sur l'intervenant, parce que c'est ce qui rend la coordination démontrable.

Formulation utile : « L'intervenant s'engage à transmettre les feuilles d'émargement signées à l'issue de chaque demi-journée, à utiliser les supports et les documents d'évaluation fournis par l'organisme, à signaler sans délai toute difficulté pédagogique au référent désigné, et à participer aux réunions de coordination organisées par l'organisme. »

Adaptez les délais à ce que vous tenez réellement. Une clause qui impose vingt-quatre heures alors que vos formateurs transmettent sous une semaine crée un écart entre votre engagement et votre pratique, ce qui est exactement ce que l'auditeur cherche.

Attention à ne pas confondre deux logiques : ici, vous démontrez la coordination. La maîtrise de vos sous-traitants et des exigences que vous leur transmettez relève d'un autre indicateur, celui consacré à la sous-traitance. Les mêmes contrats servent aux deux, mais les questions posées diffèrent.

C'est la rubrique où l'on en fait le plus, souvent pour rien. Deux précisions s'imposent.

Aucune signature n'est exigée sur une fiche de poste. Le référentiel parle de fiches formalisées, ce qui signifie écrites, pas contresignées. Et rien n'impose une fiche de poste pour vos intervenants externes : pour eux, c'est le contrat ou la lettre de mission qui remplit cette fonction.

Ce qui compte est le niveau de détail. Une fiche qui se résume à « former » ne démontre rien. Une fiche de quatre pages ne sera pas lue. Visez une demi-page par fonction, avec les missions, les interfaces et ce qui est attendu en matière de qualité.

Formulation utile pour un formateur : « Missions : animer les sessions conformément au programme et au déroulé pédagogique ; mettre à jour les supports de son domaine ; conduire les évaluations prévues et en transmettre les résultats ; signaler au coordinateur pédagogique toute difficulté rencontrée par un apprenant ; participer aux réunions de coordination. Interfaces : coordinateur pédagogique pour le contenu, assistante de formation pour les documents de session. »

Identifiez les fonctions de référence que votre organisation mobilise, et les personnes qui les occupent. Le référent handicap est le plus souvent cité, mais selon votre activité vous aurez aussi un référent pédagogique, un référent administratif, parfois un référent qualité.

Pour chacun, trois informations suffisent : la fonction de référence, la personne qui l'occupe, et ce qu'elle fait concrètement. Ajoutez le moyen de la joindre, car c'est ce que l'auditeur vérifiera en premier.

Formulation utile : « Référent handicap : [prénom nom], [fonction]. Missions : recueillir les besoins d'aménagement dès l'inscription, organiser les adaptations avec les formateurs, orienter vers les structures ressources, conserver la trace des adaptations réalisées. Joignable à [courriel, téléphone]. »

Les cinq pièces précédentes décrivent une organisation. Aucune ne démontre qu'elle fonctionne, et c'est pourtant la question que pose l'indicateur : le prestataire mobilise et coordonne.

Ajoutez donc à votre dossier ce qui prouve que les gens se parlent : les comptes rendus de réunions de coordination, même courts, le planning des interventions par session, les échanges avec les intervenants externes sur une difficulté précise. Ce sont ces pièces qui font la différence entre un dossier descriptif et un dossier convaincant.

Un compte rendu de dix lignes, daté, mentionnant les participants et les décisions prises, vaut mieux qu'un rapport ambitieux jamais rédigé.

Si vous travaillez sans salarié, l'indicateur ne disparaît pas mais il se simplifie considérablement, et le référentiel le prévoit expressément : vous pouvez assurer l'ensemble des fonctions.

Votre modèle tient alors en une page : la liste des fonctions nécessaires à vos prestations, le fait que vous les occupez toutes, et la façon dont vous vous organisez pour que l'une ne fasse pas oublier l'autre. Ajoutez vos éventuels sous-traitants avec leur périmètre et le contrat qui les lie à vous. Rien de plus n'est attendu.

Un dossier se juge à l'usage, pas à son sommaire. Trois questions reviennent presque toujours, et elles suffisent à vérifier la solidité du vôtre avant de le présenter.

Qui a animé cette session, et à quel titre ? L'auditeur part d'une session tirée dans son échantillon et remonte vers la personne. Si votre liste d'intervenants ne couvre que la situation du jour, vous ne pouvez pas répondre.

À qui ce formateur s'adresse-t-il en cas de difficulté ? La question vise la coordination réelle. Une fiche de poste qui mentionne l'interface et un compte rendu de réunion qui la montre à l'œuvre y répondent en dix secondes.

Comment un apprenant joint-il le référent handicap ? C'est la vérification la plus rapide et la plus fréquente. Si le nom n'apparaît que dans votre dossier et nulle part dans les documents remis aux bénéficiaires, la réponse est insuffisante.

Passez votre modèle au crible de ces trois questions. Si chacune trouve sa réponse en une pièce, votre dossier tient.

Trois gestes, dans cet ordre, et le premier prend une heure.

Listez d'abord toutes les personnes qui sont intervenues dans vos prestations depuis le début de la période auditée, avec leur fonction et leur statut. C'est la pièce qui commande toutes les autres, et c'est la plus longue à reconstituer après coup.

Écrivez ensuite, en une page, qui fait quoi et qui parle à qui. Peu importe que cela s'appelle organigramme ou note d'organisation : ce qui compte est que la répartition des fonctions soit lisible par quelqu'un qui ne connaît pas votre structure.

Prenez enfin l'habitude de rédiger dix lignes après chaque point d'équipe, daté, avec les participants et les décisions. C'est le geste le moins coûteux du dossier et celui qui produit la preuve que personne d'autre n'a.

Une partie de ces pièces existe déjà dans votre outil de gestion, à condition de savoir où regarder. C'est le cas avec le logiciel Workbots.

L'organigramme visuel de l'équipe se construit dans les paramètres de l'organisme. La base Intervenants du module Mes données réunit pour chaque personne ses spécialités, ses disponibilités, son curriculum vitae et ses qualifications, et sert de socle à votre liste d'intervenants, avec recherche multicritère.

Les contrats de sous-traitance sont générés à la création d'une session pour les intervenants externes, avec la fiche de mission associée, et peuvent être signés électroniquement, un tableau de suivi et des relances automatiques prenant en charge les documents non signés. L'assignation des intervenants aux sessions produit de son côté le planning des interventions.

Pour les traces de coordination, les courriels envoyés sont archivés et horodatés avec leur statut de délivrance et d'ouverture, et chaque intervenant dispose d'un espace dédié où il retrouve ses sessions, son planning, la liste des apprenants et les documents de session. Les pièces que vous rédigez vous-même, fiches de poste et comptes rendus de réunion, se déposent dans la gestion documentaire, exportable en PDF pour l'audit.

Si vous souhaitez approfondir le sujet, consultez nos articles Indicateur 18, la coordination des personnels : de quoi parle-t-on exactement ? et Indicateur 18, la coordination des personnels : quelles preuves fournir à l'auditeur ?. La page dédiée à l'indicateur 18 rassemble les contenus sur le sujet.