L'indicateur 15 du référentiel national qualité ne concerne que l'apprentissage. Il exige que vos apprentis soient informés de ce qu'ils peuvent attendre et de ce qu'on attend d'eux, dans leur double statut d'apprenti et de salarié. Cet article détaille, rubrique par rubrique, ce que doit contenir votre document d'information, et pourquoi chaque élément compte le jour de l'audit.
Comprendre l'indicateur 15
Le libellé exact vaut d'être lu en entier, car il comporte trois volets : « Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu'apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. »
Le troisième volet est celui qu'on oublie le plus souvent. Beaucoup de documents traitent correctement les droits et les devoirs, puis s'arrêtent là, alors que la santé et la sécurité au travail figurent explicitement dans l'exigence.
L'indicateur s'inscrit au critère 3 et vise les centres de formation d'apprentis, parce que leur public a un statut particulier : l'apprenti est à la fois en formation et salarié de son entreprise. Il relève donc à la fois du règlement de votre centre et du droit du travail.
Un point conditionne tout le reste : sur cet indicateur, le non-respect, même partiel, entraîne une non-conformité majeure. Il n'existe pas de version atténuée, et vous disposez de trois mois pour lever l'écart, auxquels s'ajoute le délai d'examen du certificateur.
Pour approfondir le contexte, consultez l'article Indicateur 15, l'information des apprentis sur leurs droits et devoirs : de quoi parle-t-on exactement ?.
Les preuves attendues par l'auditeur
Aucun document unique n'est imposé, et c'est une bonne nouvelle : votre livret d'accueil peut parfaitement porter cette information, à condition qu'elle y soit complète. Le guide de lecture cite cinq familles de preuves.
- Le règlement intérieur du CFA, qui pose les règles de vie de l'établissement.
- Le livret d'accueil, qui rassemble les informations pratiques et les interlocuteurs.
- Les supports d'information : notes, dépliants, affichages qui rappellent les droits et devoirs.
- Les supports de contractualisation, souvent oubliés alors qu'ils sont cités : le contrat d'apprentissage et ses annexes portent eux aussi de l'information sur le statut.
- Les comptes rendus de réunions d'information collectives, qui établissent que le sujet a été traité et avec qui.
Tous ces documents doivent être datés, et vous devez pouvoir démontrer leur remise. Nous y revenons plus bas, car c'est là que se jouent la plupart des écarts.
Le contenu type du document
Cinq rubriques couvrent l'exigence. Les trois premières découlent directement du libellé.
Les droits de l'apprenti
Cette section rappelle ce que l'apprenti peut attendre au titre de ses deux statuts : la formation prévue par son contrat, l'accompagnement de son maître d'apprentissage et de votre référent, la rémunération, les congés, la protection sociale, l'égalité de traitement, la représentation et les droits collectifs applicables aux salariés de son entreprise.
Pour chaque droit, indiquez la modalité pratique d'exercice. Dire qu'un apprenti a droit à un entretien de suivi sert peu s'il ne sait pas à qui le demander.
Les devoirs de l'apprenti
Assiduité, ponctualité, respect du règlement intérieur et des consignes de sécurité, soin du matériel, respect des personnes, participation aux évaluations et présentation aux épreuves : la liste est connue.
Ce qui fait la différence, c'est la formulation. Un apprenti de seize ans ne lit pas un texte juridique. Des phrases courtes, un vocabulaire courant et un ton qui engage plutôt qu'il ne menace produisent un document réellement lu, ce qui est tout l'objet de l'indicateur.
La santé et la sécurité en milieu professionnel
C'est le volet nommé par le libellé et le plus souvent traité en trois lignes. Il porte sur les règles applicables en entreprise autant qu'au centre : les consignes de sécurité du poste, les équipements de protection, la conduite à tenir en cas d'accident, le droit d'alerte et de retrait, les interlocuteurs à prévenir.
Pensez aussi aux travaux réglementés pour les mineurs, sujet propre à l'apprentissage et qui concerne directement vos apprentis les plus jeunes.
Les voies de recours
Cette rubrique explique à l'apprenti que faire en cas de difficulté, et elle doit distinguer ce qui relève de votre centre de ce qui relève de l'entreprise. Nous y consacrons une section entière plus bas, car une erreur fréquente s'y glisse.
Les règles disciplinaires
Votre règlement intérieur comporte un volet disciplinaire. Il énonce les comportements susceptibles d'entraîner une sanction, la liste des sanctions possibles et la procédure suivie, garanties de l'apprenti comprises.
Deux précautions. Ce volet concerne la vie de votre centre, pas la relation de travail : une sanction relevant de l'employeur suit le règlement intérieur de l'entreprise. Et n'inventez pas de sanctions : s'en tenir à ce que votre règlement prévoit réellement est la seule position tenable.
Rubrique par rubrique, ce que vous risquez à l'audit
Ce tableau sert de grille de relecture avant l'audit. La colonne de droite indique ce que l'auditeur constate, non un risque juridique général.
| Rubrique | Ce qu'elle apporte | Ce que constate l'auditeur si elle manque |
|---|---|---|
| Identification et date du document | Rattache l'information à votre centre et à une version | Impossible d'établir quelle version a été remise |
| Droits de l'apprenti | Informe sur le double statut | Exigence du libellé non couverte |
| Devoirs de l'apprenti | Pose le cadre attendu | Exigence du libellé non couverte |
| Santé et sécurité au travail | Couvre le troisième volet du libellé | Écart direct, c'est l'oubli le plus fréquent |
| Voies de recours | Donne à l'apprenti les moyens d'agir | Information incomplète sur l'exercice des droits |
| Procédure disciplinaire | Encadre les sanctions et les garanties | Règlement intérieur incomplet |
| Accessibilité et référent handicap | Indique à qui s'adresser pour un aménagement | Point regardé aussi aux indicateurs 10 et 26 |
| Coordonnées des interlocuteurs | Rend l'information utilisable | Dispositif décrit mais non actionnable |
Pour une analyse plus fine des pièces, consultez quelles preuves fournir à l'auditeur.
Les voies de recours, ce qui existe vraiment
Une erreur circule dans beaucoup de documents : la mention d'un « médiateur du CFA ». Cette fonction n'existe pas comme telle.
Ce que prévoit le code du travail, à l'article L6222-39, c'est le médiateur consulaire de l'apprentissage, désigné par les chambres de commerce et d'industrie, les chambres de métiers et de l'artisanat et les chambres d'agriculture. Il intervient sur les différends entre l'apprenti et son employeur au sujet de l'exécution ou de la rupture du contrat. C'est cette adresse que votre document doit donner, avec les coordonnées de la chambre compétente pour votre territoire.
À côté de cela, citez ce qui existe chez vous : votre référent ou responsable pédagogique comme premier interlocuteur, les représentants des apprentis lorsque vous en avez, votre référent handicap pour les aménagements, et la procédure interne prévue par votre règlement intérieur en cas de sanction.
Distinguer clairement les deux niveaux, votre centre d'un côté, l'entreprise et la médiation consulaire de l'autre, vaut mieux qu'une liste indifférenciée. C'est aussi ce qui rend le document réellement utile à un apprenti en difficulté.
Exemples de formulation
La rubrique des devoirs est la plus délicate, parce qu'elle peut vite sonner comme un règlement de caserne. Voici une formulation qui énonce sans menacer.
« Chaque apprenti s'engage à participer activement aux enseignements et aux travaux demandés. Il respecte les horaires définis par l'établissement et prévient son référent en cas d'absence imprévue. Il prend soin du matériel mis à sa disposition et applique les règles de sécurité. En cas de difficulté, il est invité à en parler à son formateur ou au responsable pédagogique sans attendre. »
Pour les droits, restez concret et actionnable.
« L'apprenti a droit à la formation prévue par son contrat. Il peut consulter son livret d'apprentissage et demander un entretien avec son maître d'apprentissage ou son formateur référent. En tant que salarié, il bénéficie de la couverture sociale et des règles de durée du travail applicables dans son entreprise. »
La preuve de remise, là où se jouent les écarts
Un document parfait ne suffit pas. L'auditeur vérifie qu'il a été remis, et il peut interroger des apprentis pour s'en assurer.
Trois pièces suffisent à l'établir. L'accusé de réception du livret d'accueil et du règlement intérieur, signé à l'entrée en formation. La liste d'émargement de la réunion d'information collective, accompagnée du support utilisé. Et la trace d'envoi lorsque vous diffusez le document par voie électronique.
Deux réflexes rendent ce point facile. Intégrez la présentation du document à votre séance d'accueil, ce qui produit en une fois la preuve de la diffusion et celle de la réception. Et classez ces pièces dans le dossier de chaque apprenti, plutôt que dans un classeur collectif : c'est un dossier individuel que l'auditeur ouvrira.
Vous retrouverez la définition complète de l'indicateur et les exigences sur la page dédiée Indicateur 15.
Que faire quand le document change en cours d'année
Votre règlement intérieur évolue, une coordonnée change, une règle de sécurité est précisée. La question devient alors : faut-il refaire signer tout le monde ?
La réponse dépend de ce qui a bougé. Une correction de forme ou une coordonnée mise à jour ne justifie pas une nouvelle campagne de signatures : il suffit de dater la nouvelle version et de la diffuser. Une modification de fond, en revanche, qui touche aux droits, aux devoirs, à la sécurité ou à la procédure disciplinaire, doit être portée à la connaissance des apprentis et laisser une trace.
Dans tous les cas, numérotez vos versions et conservez les précédentes. C'est ce qui vous permettra de répondre sans hésiter à la seule question qui compte à l'audit : quelle version cet apprenti a-t-il reçue, et quand ?
Ce qu'il faut retenir
- Le libellé comporte trois volets : les droits, les devoirs, et la santé et la sécurité au travail.
- Aucun document unique n'est imposé, le livret d'accueil peut porter cette information.
- Les supports de contractualisation figurent parmi les preuves citées et sont souvent oubliés.
- Le médiateur compétent est le médiateur consulaire de l'apprentissage, pas un médiateur interne.
- Tout écart sur cet indicateur est classé en non-conformité majeure.
La difficulté n'est donc pas de rédiger ce document, vous l'avez sans doute déjà. Elle est de prouver, un an plus tard et sur le dossier que l'auditeur ouvrira, que cet apprenti-là l'a bien reçu, dans quelle version, et à quelle date. L'accusé de réception est dans un classeur, la liste d'émargement dans un autre, et la version du règlement intérieur remise en septembre n'est plus celle qui circule aujourd'hui.
C'est précisément là que le logiciel Workbots intervient. Les documents remis aux apprentis peuvent être signés électroniquement, avec un suivi des signatures en attente et des relances automatiques sur les documents non signés : votre accusé de réception se collecte sans course aux papiers.
Chaque pièce rejoint ensuite le dossier de l'apprenant, trié automatiquement, et l'ensemble s'exporte en entier pour un auditeur. Les emails envoyés restent archivés et horodatés avec leur statut, ce qui date la diffusion de votre document, et l'émargement numérique par demi-journée vous fournit la liste de présence de vos réunions d'information.
Côté apprentissage, le module CFA prend en charge le livret d'apprentissage et le suivi tripartite, et l'Auditeur IA assemble le dossier de preuves indicateur par indicateur, avec les actions prioritaires classées par sévérité.
Un échange de trente minutes suffit à relire votre document d'information et à vérifier que les trois volets du libellé y figurent, preuve de remise comprise.