Qu'est-ce que l'indicateur 15 Qualiopi ?
L'indicateur 15, intitulé « Information des apprentis sur leurs droits et devoirs », fait partie du critère 3 du référentiel national qualité, consacré à l'adaptation aux publics. Il s'applique exclusivement aux centres de formation d'apprentis (CFA), qu'ils soient publics ou privés, et ne concerne pas les organismes de formation qui dispensent uniquement des actions de formation professionnelle continue hors apprentissage. L'exigence est simple : le CFA doit prouver qu'il a informé chaque apprenti de ses droits et devoirs avant le début de la formation et tout au long du parcours.
Périmètre exact de l'indicateur
L'indicateur 15 couvre deux dimensions : d'une part, la transmission d'informations sur les droits et devoirs de l'apprenti ; d'autre part, la traçabilité de cette transmission. Les droits et devoirs visés incluent le règlement intérieur du CFA, les droits sociaux (protection sociale, assurance maladie, accidents du travail), les obligations contractuelles (respect du contrat d'apprentissage, assiduité, confidentialité), et les voies de recours en cas de litige. Les supports d'information doivent être adaptés à l'âge et au profil des apprentis (mineurs, majeurs, primo-entrants).
Ce qui est attendu exactement
L'auditeur vérifiera quatre types de documents : le règlement intérieur du CFA, les supports d'information (fiches, livrets, affiches, vidéos), les comptes rendus des réunions d'information collectives (dates, thèmes, émargements), et le livret d'accueil remis à chaque apprenti. Il n'est pas exigé que l'apprenti signe un document attestant qu'il a compris l'information, mais le CFA doit pouvoir démontrer que l'information a été délivrée de manière effective. Les comptes rendus de réunions doivent mentionner les questions posées et les réponses apportées.
À qui s'applique cet indicateur ?
L'indicateur 15 s'applique à tous les CFA habilités à délivrer des diplômes de l'enseignement professionnel (CAP, bac pro, BTS, etc.) ou des titres professionnels. Il s'applique également aux CFA qui accueillent des apprentis en situation de handicap, avec des adaptations nécessaires (support simplifié, interprète). En revanche, les organismes de formation qui ne font que de la formation professionnelle continue (hors apprentissage) ne sont pas concernés par cet indicateur. De même, les centres de formation qui ne préparent qu'à des certifications non encadrées par l'apprentissage ne relèvent pas de l'indicateur 15.
Exemple concret : un CFA multisites
Prenons un CFA qui prépare 300 apprentis répartis sur trois sites, avec des formations allant du CAP au BTS. Pour répondre à l'indicateur 15, ce CFA doit :
- Rédiger un règlement intérieur unique et le faire signer par chaque apprenti (ou à défaut, établir une preuve de remise).
- Organiser une réunion d'information collective à la rentrée (une par site) et conserver un compte rendu signé des participants.
- Remettre un livret d'accueil qui reprend les droits sociaux, les obligations, les contacts utiles et le processus de réclamation.
- Mettre à jour ces documents chaque année et archiver les versions précédentes.
L'auditeur, lors d'un audit de surveillance, demande à voir la dernière réunion collective. Le CFA produit un document avec la date, le lieu, l'ordre du jour, un émargement signé par 45 apprentis et la réponse à trois questions fréquentes. L'auditeur valide l'indicateur.
Ce qu'il faut retenir pour préparer l'audit
Pour être prêt le jour de l'audit, constituez un dossier dédié à l'indicateur 15, avec quatre sous-dossiers : règlement intérieur, supports d'information, comptes rendus de réunions, livret d'accueil. Chaque sous-dossier doit contenir des versions récentes (moins de deux ans) et les traces de diffusion. N'oubliez pas les apprentis mineurs : le règlement intérieur doit comporter une mention spécifique sur les droits des mineurs (temps de repos, interdiction de certaines tâches).
Avec un logiciel comme Workbots, chaque apprenti dispose de son propre dossier, créé automatiquement, où vous déposez son livret d'accueil, son règlement intérieur signé et les émargements de vos réunions d'information. Le jour de l'audit, vous ouvrez un dossier apprenti et tout y est, site par site.
Un accompagnement personnalisé vous permet de vérifier sur votre propre dossier ce qui est conforme et ce qui doit être amélioré, sans attendre la veille de l'audit.