L'indicateur 15 du critère 3 impose aux centres de formation d'apprentis d'informer chaque apprenti de ses droits et de ses devoirs. Son libellé exact comporte trois volets : « Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu'apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. »
Un point commande tout ce qui suit : sur cet indicateur, le non-respect, même partiel, entraîne une non-conformité majeure. Il n'existe pas de version atténuée, contrairement à ce qu'on lit souvent. Chacune des six erreurs ci-dessous ouvre donc un écart majeur, à lever dans les trois mois, auxquels s'ajoute le délai d'examen du certificateur.
Les documents que l'auditeur examine
Pour une présentation générale de l'indicateur, consultez la rubrique dédiée sur notre site. Le guide de lecture cite cinq familles de preuves :
- le règlement intérieur du CFA ;
- les supports d'information sur les droits et devoirs ;
- les supports de contractualisation, souvent oubliés alors qu'ils portent eux aussi de l'information sur le statut ;
- les comptes rendus de réunions d'information collectives ;
- le livret d'accueil.
Ces pièces doivent être datées et leur remise démontrable. Passons aux six erreurs, avec leur correction.
Erreur 1 : un règlement intérieur qui ne contient pas ce que la loi exige
Ce que l'auditeur relève
Beaucoup de règlements intérieurs se limitent aux horaires et à l'usage des locaux. Or l'article L6352-3 du code du travail et les articles R6352-1 et suivants fixent un contenu obligatoire, et c'est lui que l'auditeur confronte à votre document.
Doivent y figurer les principales mesures de santé et de sécurité applicables dans l'établissement, les règles de discipline, c'est-à-dire la nature et l'échelle des sanctions ainsi que les droits de l'apprenti en cas de sanction, et, pour les formations de plus de cinq cents heures, les modalités de représentation des stagiaires. Pour un CFA s'ajoute le fonctionnement du conseil de perfectionnement et la désignation de ses membres.
Comment corriger
Reprenez votre règlement article par article et vérifiez la présence de ces quatre blocs. C'est un contrôle d'une demi-heure qui traite en une fois l'exigence légale et une bonne part de l'indicateur, puisque le volet santé et sécurité du libellé s'y trouve couvert.
Un point à ne pas manquer : les sanctions pécuniaires sont interdites. Un règlement qui prévoirait une retenue financière serait irrégulier, quelle que soit la faute visée.
Erreur 2 : des supports d'information qui oublient la sécurité
Ce que l'auditeur relève
L'information se limite souvent aux règles de vie du centre. Elle doit couvrir les trois volets du libellé : les droits, les devoirs, et les règles de santé et de sécurité en milieu professionnel.
C'est ce troisième volet qui manque presque toujours. Il porte sur les consignes de sécurité au poste, les équipements de protection, la conduite à tenir en cas d'accident, le droit d'alerte et de retrait, et les travaux réglementés pour les mineurs, sujet propre à l'apprentissage.
Comment corriger
- Structurez un livret en quatre parties : la formation et le contrat, les droits liés au statut de salarié, les devoirs, la santé et la sécurité.
- Datez le document et numérotez sa version.
- Complétez par un affichage dans les locaux, qui vaut support d'information.
- Rendez-le accessible en permanence depuis l'espace apprenant, et pas seulement le jour de la remise.
Erreur 3 : aucune trace des réunions d'information
Ce que l'auditeur relève
La réunion de rentrée existe presque partout, son compte rendu beaucoup moins. Quand il existe, il indique souvent la date sans dire ce qui a été traité, ce qui ne prouve rien sur le contenu de l'information délivrée.
Comment corriger
- Rédigez un compte rendu type : date, ordre du jour, points effectivement abordés, questions posées.
- Faites émarger les participants, en précisant le thème de la séance sur la feuille.
- Joignez le support utilisé, qui établit le contenu mieux qu'un résumé.
- Pour les entretiens individuels, une fiche datée dans le dossier de l'apprenti remplit le même office.
Erreur 4 : un livret d'accueil sans preuve de remise
Ce que l'auditeur relève
Le livret existe, mais rien n'établit que cet apprenti-là l'a reçu. C'est l'écart le plus fréquent de tous, et le plus simple à éviter.
Une précision utile : aucun texte n'impose que le livret d'accueil soit un document séparé du règlement intérieur, ni qu'il soit signé. Le guide de lecture les cite comme deux preuves possibles, pas comme deux obligations distinctes. Ce qui compte est que l'information soit complète et la remise démontrable.
Comment corriger
- Faites signer un accusé de réception unique couvrant le règlement intérieur et le livret.
- Pour les apprentis mineurs, faites-le signer aussi par le représentant légal.
- À défaut de signature, conservez la trace d'envoi horodatée.
- Classez la pièce dans le dossier individuel, pas dans un classeur collectif.
Erreur 5 : un règlement intérieur remis trop tard
Ce que l'auditeur relève
Le délai existe réellement, et il est souvent mal situé. L'obligation ne porte pas sur l'inscription : le règlement intérieur doit être porté à la connaissance de l'apprenti avant le début de la formation, en application de l'article L6352-3 du code du travail.
L'auditeur regarde donc les dates. Un accusé de réception signé trois semaines après le démarrage établit que l'information est arrivée, pas qu'elle est arrivée à temps.
Comment corriger
- Intégrez la remise au processus d'inscription plutôt qu'à la séance de rentrée.
- Joignez les documents à l'envoi de la convocation, ce qui date la transmission.
- Tenez une liste de contrôle des pièces remises, vérifiée avant le premier jour.
- Pour les entrées en cours d'année, prévoyez la même séquence sans exception.
Erreur 6 : une information que tout le monde ne peut pas lire
Ce que l'auditeur relève
Un document parfait qu'un apprenti ne peut pas comprendre ne l'informe pas. Difficulté avec l'écrit, langue d'origine différente, situation de handicap : l'auditeur regarde si vous avez anticipé ces situations.
Comment corriger
- Repérez les besoins à l'entretien d'accueil, et notez ce que vous en faites.
- Prévoyez une version simplifiée, dite facile à lire et à comprendre, pour les points essentiels.
- Proposez une reprise orale individuelle, qui coûte dix minutes et règle la plupart des cas.
- Conservez la trace de l'adaptation réalisée dans le dossier de l'apprenti.
Sur ce point, la démarche compte autant que le résultat. Une adaptation proposée et notée vous protège, même si l'apprenti la refuse.
Deux obligations que votre règlement doit organiser
Les deux éléments suivants sont exigés par le code du travail, ils concernent la quasi-totalité des CFA, et ils sont presque toujours absents des règlements intérieurs.
La représentation des apprentis
Pour les formations d'une durée supérieure à cinq cents heures, votre règlement intérieur doit préciser comment la représentation des stagiaires est assurée. En pratique, cela passe par l'élection de délégués parmi les apprentis.
Le seuil mérite attention : un parcours d'apprentissage dépasse très largement cinq cents heures, ce qui rend l'obligation applicable dans presque tous les centres. Organisez l'élection en début d'année, conservez le procès-verbal, et affichez les noms des élus. Vous obtenez en une fois une conformité légale et une preuve solide pour l'indicateur, puisque savoir à qui s'adresser fait partie de l'information due.
Le conseil de perfectionnement
Le centre de formation d'apprentis met en place un conseil de perfectionnement, et votre règlement intérieur doit en décrire le fonctionnement ainsi que la désignation de ses membres.
Beaucoup de CFA ont un conseil qui se réunit réellement, sans que le règlement en dise un mot. Le rattraper coûte un paragraphe, et les comptes rendus de ce conseil servent par ailleurs sur d'autres indicateurs.
Le volet disciplinaire, celui qu'on rédige de travers
La partie disciplinaire de votre règlement intérieur est encadrée, et les articles R6352-3 et suivants du code du travail posent des garanties précises.
Aucune sanction ne peut être prise sans que l'apprenti ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui. Pour une sanction d'exclusion, la procédure est plus lourde encore : convocation écrite, possibilité pour l'apprenti de se faire assister lors de l'entretien, et information du financeur de la formation.
Ces garanties doivent figurer dans votre règlement, et pas seulement dans vos pratiques. C'est précisément ce que le libellé vise quand il parle des droits de l'apprenti : savoir ce qu'il risque et comment il peut se défendre fait partie de l'information due.
Le contrôle à faire avant l'audit
Il tient en trois gestes et prend une demi-heure. Ouvrez d'abord votre règlement intérieur et cochez les quatre blocs exigés : santé et sécurité, discipline avec les droits de l'apprenti, représentation, conseil de perfectionnement.
Prenez ensuite le dossier d'un apprenti au hasard, entré il y a quelques mois. Retrouvez-y l'accusé de réception et vérifiez une seule chose : sa date est-elle antérieure au premier jour de formation ?
Vérifiez enfin que la version du règlement reçue par cet apprenti est identifiable, par un numéro ou une date en pied de page. Si ces trois points passent, l'essentiel de l'indicateur est couvert. Recommencez sur un second dossier, l'auditeur en ouvrira au moins autant.
Ce qu'il faut retenir
- Le libellé comporte trois volets, et la santé et la sécurité au travail est celui qu'on oublie.
- Le contenu du règlement intérieur est fixé par le code du travail, santé et sécurité, discipline, représentation et conseil de perfectionnement compris.
- Le règlement doit être porté à la connaissance de l'apprenti avant le début de la formation.
- Les sanctions pécuniaires sont interdites, et toute sanction suppose l'information préalable des griefs.
- Tout écart sur cet indicateur est classé en non-conformité majeure, sans gradation possible.
Consultez également les articles déjà publiés sur le sujet : quelles preuves fournir à l'auditeur ? et de quoi parle-t-on exactement ?
La difficulté n'est donc pas de produire ces documents, vous les avez déjà. Elle est de prouver, sur le dossier que l'auditeur ouvrira, que cet apprenti-là les a reçus avant de commencer, dans quelle version, et qu'il a pu les comprendre. L'accusé de réception est dans un classeur, la feuille d'émargement de la rentrée dans un autre, et le règlement remis en septembre n'est plus celui qui circule aujourd'hui.
C'est précisément là que le logiciel Workbots intervient. Les documents remis aux apprentis peuvent être signés électroniquement, avec un tableau de suivi des signatures en attente et des relances automatiques sur les documents non signés : votre accusé de réception se collecte sans course aux papiers.
Chaque pièce rejoint ensuite le dossier de l'apprenant, trié automatiquement, et l'ensemble s'exporte en entier pour un auditeur. Les emails envoyés restent archivés et horodatés avec leur statut, ce qui date la transmission et règle la question du délai, et l'émargement numérique par demi-journée fournit la liste de présence de vos réunions d'information.
Côté apprentissage, le module CFA prend en charge le livret d'apprentissage et le suivi tripartite, et l'Auditeur IA assemble le dossier de preuves indicateur par indicateur, avec les actions prioritaires classées par sévérité.
Un échange de trente minutes suffit à relire votre règlement intérieur et votre livret d'accueil, et à vérifier que les quatre blocs exigés par le code du travail y figurent.