Indicateur 14, l'accompagnement social de l'apprenti : un cas concret, du début à la fin

Avant de dérouler la mise en conformité, il faut lire le libellé, parce qu'il est plus large que ce qu'on en retient d'habitude : « Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l'exercice de la citoyenneté. »

Trois dimensions, donc, et non une seule. Le socio-professionnel, qui recouvre les difficultés matérielles, financières et sociales. L'éducatif, qui dépasse le programme de la certification. Et l'exercice de la citoyenneté, qui est la dimension la plus souvent absente des dossiers. L'indicateur ne concerne que les centres de formation d'apprentis, publics comme privés, et il ne se pose pas si vous n'accueillez pas d'apprentis.

Les éléments de preuve cités par le guide de lecture donnent la mesure de ce qui est attendu : les dispositifs d'aides financières, la liste des intervenants sociaux, les dispositifs d'accompagnement mis en place au sein du centre, les projets d'activités sportives, les ateliers culturels, et l'éducation aux écrans. Ce sont des exemples, pas une liste à cocher : aucun texte n'impose un nombre d'actions par an, ni un document de cadrage à un format particulier.

Un point mérite d'être connu avant de commencer : la non-conformité est ici majeure. Il n'existe pas de version atténuée. C'est ce qui justifie de s'y prendre plusieurs mois avant l'audit, comme dans le déroulé qui suit.

Le parcours ci-dessous est un scénario type, reconstitué à partir des situations que rencontrent les petits centres. Il ne raconte pas l'histoire d'un CFA en particulier, mais il suit l'ordre dans lequel les décisions se prennent réellement. Pour une vue d'ensemble de l'indicateur, consultez la page dédiée à l'indicateur 14.

Le premier réflexe n'est pas de créer des actions, c'est de recenser celles qui existent déjà sans laisser de trace. Dans un centre de taille modeste, le résultat est presque toujours le même : l'accompagnement est réel, il est simplement invisible.

On découvre qu'une formatrice avance régulièrement des titres de transport, que la direction a déjà réglé deux situations de logement en appelant des contacts personnels, qu'un psychologue passe de temps en temps sans convention, et que personne ne sait dire à qui un apprenti doit s'adresser pour une difficulté de santé. Rien de tout cela n'apparaît dans un document.

La bonne méthode tient en une réunion et une feuille. Interrogez les formateurs sur les demandes qui leur reviennent, listez les dépannages consentis dans l'année, et notez les intervenants extérieurs déjà sollicités. C'est cette liste, et non un plan d'action ambitieux, qui constitue le socle du dossier.

Associez un apprenti à ce travail, par exemple un délégué. Il vous dira ce que ses camarades demandent réellement, et sa présence rendra les actions retenues nettement plus faciles à remplir ensuite.

La formalisation coûte peu et rapporte beaucoup, parce qu'elle transforme des gestes ponctuels en dispositif. Un document d'une page suffit : quelles aides existent, à qui elles s'adressent, sur quels critères elles sont attribuées, qui décide et comment on en fait la demande.

Deux choix pratiques reviennent souvent. Fixer ou non les montants dans le document : les laisser à l'appréciation d'une commission évite de figer un budget incertain, à condition que les critères d'éligibilité, eux, soient écrits. Et réserver ou non les aides aux situations de fragilité : c'est parfaitement admis, dès lors que la règle est transparente et connue des apprentis.

Ne négligez pas les aides non monétaires, elles comptent autant. Un partenariat avec une épicerie solidaire, une convention avec un bailleur, une prise en charge de matériel professionnel, un accès à la restauration : tout cela entre dans le dispositif si c'est écrit et si les apprentis le savent.

Pensez enfin à signaler les aides auxquelles l'apprenti a droit par ailleurs, l'aide au permis de conduire, les dispositifs d'Action Logement, les aides régionales. Les orienter vers ces dispositifs relève de vos missions, et la trace de cette information nourrit votre dossier.

La liste des intervenants sociaux est une preuve attendue, mais une liste seule ne démontre rien. Ce qui compte est que l'accès soit possible et que les apprentis le sachent.

Trois formules coexistent, et se cumulent souvent. Un intervenant interne, quand la taille du centre le permet. Une convention avec un service extérieur, service social départemental, cabinet de psychologues, mission locale, qui fixe une présence régulière ou un accès sur rendez-vous. Ou l'orientation vers des acteurs publics, dont les coordonnées doivent alors être facilement accessibles.

Quelle que soit la formule, conservez la convention quand elle existe, et surtout la preuve que l'information a circulé : le message envoyé aux apprentis, l'affichage, la mention dans le livret d'accueil. C'est ce dernier point qui manque le plus souvent, alors qu'il est le plus simple à produire.

Pour les apprentis en situation de handicap, la logique est la même mais le réseau est différent : Agefiph, Ressource Handicap Formation, maisons départementales des personnes handicapées, Cap emploi. Ce volet se rattache aussi aux indicateurs 10 et 26, et les preuves servent deux fois.

Les projets d'activités sportives et les ateliers culturels figurent parmi les preuves citées, et ce sont souvent les seuls que les centres mettent en avant. Deux conseils tirés de ce qui fonctionne.

Le premier concerne le créneau. Une activité placée le vendredi après-midi, quand les apprentis pensent déjà au trajet de retour, ne trouve personne. Déplacée en milieu de semaine, à un moment où le groupe est déjà là, la même activité fonctionne. Ce détail décide de la participation, et donc de votre capacité à produire une feuille de présence crédible.

Le second concerne le coût. Un partenariat avec une association sportive locale, une médiathèque ou une maison de quartier coûte souvent très peu, et certaines activités ne coûtent rien. L'indicateur ne mesure pas votre budget.

Reste l'élément que presque personne n'inscrit au dossier alors qu'il est explicitement cité : l'éducation aux écrans. Une séance sur les usages numériques, le temps passé, le harcèlement en ligne ou la protection des données personnelles relève exactement de la dimension éducative de l'indicateur. C'est une action peu coûteuse, facile à animer, et qui figure noir sur blanc parmi les preuves attendues.

Le libellé mentionne l'exercice de la citoyenneté, et c'est la dimension la plus fréquemment absente des dossiers présentés. Elle rejoint d'ailleurs les missions que l'article L6231-2 du code du travail confie aux centres de formation d'apprentis, notamment la sensibilisation aux discriminations et au harcèlement, et l'encouragement à la mobilité nationale et internationale.

Les actions possibles sont nombreuses et rarement coûteuses : une séance sur la lutte contre les discriminations, une intervention sur le harcèlement, un travail sur la mixité des métiers, l'accompagnement à l'inscription sur les listes électorales, une information sur les dispositifs de mobilité européenne. L'élection des délégués et le fonctionnement du conseil de perfectionnement relèvent de la même dimension : ce sont des lieux où les apprentis exercent une responsabilité, et leur organisation laisse des traces exploitables.

Trois résistances reviennent systématiquement, et aucune n'est insurmontable.

La première vient des formateurs, qui voient dans ces actions une charge sans lien avec la formation professionnelle. L'argument qui porte n'est pas réglementaire, il est concret : ce sont les difficultés de logement, de transport et d'argent qui font rompre les contrats, et donc perdre des apprentis en cours d'année.

La deuxième vient des apprentis eux-mêmes, dont la participation est faible au démarrage. Associer un délégué au choix des activités change la donne, et coûte une réunion.

La troisième est administrative. Suivre les conventions, les feuilles de présence et les bilans finit par prendre du temps. Un tableur partagé suffit au début, à condition qu'un seul fichier fasse foi et que les pièces soient rangées au même endroit que les dossiers des apprentis.

Le jour de l'audit, un dossier convaincant tient en cinq familles de pièces : le document qui décrit les aides financières et leurs critères, la liste des intervenants sociaux avec les conventions et la preuve que l'information a circulé, les fiches des activités sportives et culturelles avec leurs feuilles de présence, la trace des actions éducatives et citoyennes, dont l'éducation aux écrans, et une synthèse d'une page récapitulant ce qui a été mené dans l'année.

La synthèse d'une page n'est pas obligatoire, mais elle change la conduite de l'entretien : elle donne à l'auditeur la carte du dossier, et évite qu'il cherche lui-même ce qui existe.

Sur cet indicateur, l'essentiel du travail est humain. Le logiciel Workbots intervient sur la partie qui coûte du temps sans rien apporter : le rangement et la preuve.

La gestion documentaire ouvre un dossier par apprenant et permet d'y déposer les pièces que vous produisez vous-même, conventions, fiches d'activité, feuilles de présence, avec un export complet du dossier pour un auditeur. Les courriels envoyés aux apprentis sont archivés et horodatés avec leur statut, ce qui prouve que l'information sur les intervenants et les aides a bien circulé. Le module Réseau handicap rassemble les structures ressources, Agefiph, Ressource Handicap Formation, maisons départementales des personnes handicapées et Cap emploi par département. Le module Améliorations permet de suivre les actions engagées avec leur responsable et leur statut. Enfin, l'Auditeur IA génère un dossier de preuves indicateur par indicateur et classe les actions prioritaires par sévérité.

Précision utile : il n'existe pas de module dédié à la gestion des aides sociales. Le document qui décrit vos aides et leurs critères reste à écrire par vos soins, le logiciel sert à le conserver, à le diffuser et à prouver qu'il a été diffusé.

Pour approfondir les preuves attendues, lisez notre article Indicateur 14 : quelles preuves fournir à l'auditeur ?. Pour une compréhension plus large du sujet, consultez également Indicateur 14 : de quoi parle-t-on exactement ?.

Si vous préparez votre certification, vous pouvez aussi consulter la page qui présente le logiciel.