Indicateur 14, l'accompagnement social de l'apprenti : de quoi parle-t-on exactement ?

L'indicateur 14 du critère 3 du référentiel national qualité évalue la capacité du CFA à proposer un accompagnement social à ses apprentis. Il s'agit d'un indicateur spécifique aux CFA, qui ne concerne ni les organismes de formation professionnelle continue ni les autres catégories de prestataires d'actions concourant au développement des compétences.

Le libellé exact de l'indicateur est le suivant : « Le centre de formation d'apprentis met en œuvre des actions adaptées à l'accueil et à l'accompagnement social de ses apprentis en vue de favoriser leur accès à la formation et la réussite de leur parcours. »

L'indicateur 14 est obligatoire pour tous les CFA, quel que soit leur statut juridique : CFA consulaire, CFA d'établissement public, CFA privé, CFA d'entreprise ou CFA associatif. Il s'applique également aux sections d'apprentissage au sein d'un lycée ou d'un centre de formation.

En revanche, il ne s'applique pas aux organismes de formation professionnelle continue, aux prestataires de bilan de compétences, aux organismes de validation des acquis de l'expérience (VAE) ni aux prestataires de formation à distance qui ne délivrent pas de diplômes par la voie de l'apprentissage.

Distinction avec l'indicateur 13

L'indicateur 13, également obligatoire pour les CFA, porte sur l'accueil et l'intégration des publics dits « fragiles » ou « empêchés ». L'indicateur 14 est plus large et ne cible pas uniquement ces publics : il concerne l'ensemble des apprentis du CFA. Il peut donc exister un recouvrement entre les deux indicateurs pour certaines actions (par exemple une aide financière versée à un apprenti en situation de handicap), mais l'indicateur 14 exige une approche globale.

L'auditeur qui examine l'indicateur 14 cherche à vérifier trois catégories d'éléments :

• l'existence d'actions sociales, sportives ou culturelles proposées aux apprentis ;
• la mise en place de dispositifs d'aides financières (bourses, aides d'urgence, aides au logement, aux transports, à la restauration) ;
• la présence ou la disponibilité d'intervenants sociaux (assistant social, psychologue, médiateur) pour accompagner les apprentis dans leurs démarches.

L'indicateur n'impose pas un catalogue exhaustif d'actions. Il attend une démonstration de la réalité de l'accompagnement. Un petit CFA peut très bien satisfaire à l'indicateur avec une seule action sociale bien structurée, si elle est réellement mise en œuvre et connue des apprentis.

Prenons l'exemple d'un CFA de l'artisanat qui compte 120 apprentis répartis sur deux sites. Les formateurs sont des artisans bénévoles ou à temps partiel, et le directeur est la seule personne permanente. Comment montrer que l'indicateur 14 est satisfait ?

Ce que le CFA a mis en place

• Une convention de partenariat avec le centre communal d'action sociale (CCAS) de la commune siège, qui permet aux apprentis de bénéficier d'un accès à une assistante sociale une demi-journée par mois.
• Un fonds d'urgence alimenté par le conseil régional et géré par le CFA, avec un règlement intérieur spécifique et un comité d'attribution (le directeur, un formateur et un élu apprenti).
• Un atelier de préparation au permis de conduire organisé deux fois par an, en partenariat avec une auto-école locale, avec une prise en charge partielle du coût.
• Un tournoi de football inter-entreprises organisé chaque trimestre, avec un budget annuel voté par le conseil de perfectionnement.

Comment le CFA le documente

• Convention avec le CCAS signée et datée, avec le planning des permanences de l'assistante sociale.
• Règlement du fonds d'urgence, compte rendu des comités d'attribution, bordereaux de versement.
• Convention avec l'auto-école, liste des apprentis inscrits, factures acquittées.
• Règlement du tournoi, photos des événements, budget voté, liste des participants.

L'auditeur vérifie que ces documents existent, mais surtout que les actions sont connues des apprentis et réellement accessibles. Si un seul apprenti a eu recours au fonds d'urgence, cela suffit, pourvu que la procédure soit claire et que tous les apprentis puissent en bénéficier.

Ne pas confondre accompagnement social et suivi pédagogique

L'auditeur ne demande pas le suivi des notes ou des absences. Il demande des actions sociales. Si votre CFA propose un tutorat individualisé ou un accompagnement vers l'examen, cela relève de l'indicateur 13, pas de l'indicateur 14.

Ne pas inventer des actions

Une action annoncée mais jamais mise en œuvre est un défaut grave. L'auditeur peut interroger des apprentis ou consulter les registres. Si vous annoncez un atelier culturel mensuel, assurez-vous que les comptes rendus et les présences existent.

Ne pas oublier les apprentis en difficulté

L'indicateur 14 s'adresse à tous les apprentis, mais l'auditeur sera particulièrement attentif aux actions qui ciblent les publics en situation de précarité ou d'isolement. Un simple accès au restaurant universitaire ne suffit pas si aucun apprenti n'en connaît les modalités.

Avant l'audit, le responsable qualité du CFA doit rassembler un dossier par action. Chaque dossier contient :

• un document décrivant l'action (objectif, public cible, fréquence, budget) ;
• une preuve de la mise en œuvre (compte rendu, liste de présence, facture, photo, témoignage) ;
• un document attestant la communication auprès des apprentis (affiche, mail, page intranet, mention dans le livret d'accueil).

Le CFA peut également solliciter un entretien avec un ou deux apprentis qui ont bénéficié de l'action, si l'auditeur le souhaite. Il est recommandé de préparer ces apprentis en leur expliquant brièvement ce que l'auditeur attend.

Avec un logiciel comme Workbots, chaque apprenti dispose de son propre dossier, où vous classez tous les documents liés à ces actions pour les retrouver facilement. Et quand vous informez vos apprentis d'une action par email depuis la plateforme, l'historique conserve chaque envoi avec son statut (envoyé, délivré, ouvert).

L'indicateur 14 est une obligation légale pour tous les CFA, mais il représente aussi une réelle opportunité pour améliorer la qualité de vie et les chances de réussite des apprentis. En anticipant la constitution des dossiers et en choisissant des actions adaptées à la taille et aux moyens du CFA, l'audit se passe sereinement. Un échange de trente minutes avec un expert permet souvent de vérifier que vous êtes sur la bonne voie.