Pourquoi l'indicateur 1 est le premier contrôle de votre audit Qualiopi
L'indicateur 1 du critère 1 « Information du public » évalue la manière dont votre organisme de formation présente ses prestations avant toute contractualisation. L'auditeur vérifie que les informations diffusées sont claires, exactes, et accessibles à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Les preuves que vous devez fournir couvrent tous les canaux : papier, numérique, contractualisation. Chaque document attendu a une forme précise, une fraîcheur qui correspond à sa version en vigueur, et un objectif de contrôle spécifique. Nous détaillons ci-dessous chaque pièce, en distinguant ce qui est obligatoire de ce qui est simplement recommandé, et en pointant les oublis les plus fréquents.
Pièces obligatoires : ce que l'auditeur exige impérativement
Les textes réglementaires (notamment l'arrêté du 6 juin 2019 modifié) imposent que l'organisme mette à disposition du public des informations précises sur ses prestations. Les pièces listées ci-dessous sont celles que l'auditeur consultera systématiquement. Pour chacune, nous indiquons sa forme, sa fraîcheur attendue, et le point de contrôle.
1. La plaquette ou brochure de présentation
Forme : Support papier ou numérique (PDF), diffusé aux prospects et aux apprenants. Doit être daté ou comporter un numéro de version. Fraîcheur : En vigueur au moment de l'audit. Une plaquette obsolète (ex : tarifs de l'année précédente sans mise à jour) est une non-conformité. Ce que l'auditeur y cherche : La mention exacte des objectifs de la formation, du public visé, des prérequis, de la durée, des tarifs, du programme détaillé, des modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, mixte), et des modalités d'évaluation. Il vérifie aussi la présence du numéro de déclaration d'activité (NDA) et de la raison sociale de l'organisme.
2. Le site internet
Forme : Pages accessibles publiquement (pas d'espace privé). L'auditeur peut demander une capture d'écran datée ou l'accès en direct. Fraîcheur : Les informations doivent être à jour, notamment les sessions en cours de programmation et les tarifs. Un site non mis à jour depuis plus d'un an est un signal d'alerte. Ce que l'auditeur y cherche : Les mêmes mentions que la plaquette, plus les conditions générales de vente (CGV) accessibles, la politique de protection des données (RGPD), et les informations sur l'accessibilité aux personnes handicapées. Il vérifie aussi que le site mentionne les coordonnées de l'organisme (adresse, téléphone, mail) et le numéro de déclaration d'activité.
3. Les supports de contractualisation (contrat de formation, bulletin d'inscription)
Forme : Contrat de formation professionnelle ou convention de formation (selon le public : individuel ou entreprise). Modèle type signé par les deux parties. Fraîcheur : Le modèle en vigueur à la date de signature. Si l'organisme a mis à jour ses CGV en cours d'année, il doit pouvoir présenter le modèle utilisé pour chaque session. Ce que l'auditeur y cherche : Le respect des mentions obligatoires du code du travail (articles L.6353-3 et suivants) : objet, nature, durée, programme, modalités de déroulement, tarif et modalités de paiement, conditions de report et d'annulation, délai de rétractation (pour les particuliers), et informations sur le handicap. Il vérifie aussi la cohérence des informations avec la plaquette et le site.
4. Les conditions générales de vente (CGV)
Forme : Document séparé ou intégré au contrat. Doit être accessible avant la signature. Fraîcheur : Dernière version applicable. Les CGV doivent être datées. Ce que l'auditeur y cherche : Les clauses sur les tarifs, les modalités de paiement, les conditions d'annulation et de report, le délai de rétractation, la politique de protection des données, et les modalités de prise en charge du handicap. L'auditeur vérifie aussi que les CGV ne contiennent pas de clauses abusives ou contraires au code de la consommation.
5. La politique ou procédure d'accessibilité des personnes en situation de handicap
Forme : Document formalisé (note de service, charte, procédure interne) ou une partie dédiée dans le livret d'accueil de l'organisme. Fraîcheur : Document en vigueur, révisé périodiquement. L'absence de date n'est pas bloquante si la politique est appliquée. Ce que l'auditeur y cherche : La description des actions mises en œuvre pour informer les personnes handicapées de l'accessibilité des locaux, des modalités d'aménagement pédagogique, et du référent handicap. Il vérifie aussi que cette politique est diffusée (site, plaquette, accueil). Cette pièce est souvent oubliée ou réduite à une simple phrase générique. L'auditeur attend un document structuré.
Pièces recommandées : celles qui renforcent votre dossier
Bien que non exigées par le texte, ces pièces apportent une preuve supplémentaire de la solidité de votre démarche d'information. L'auditeur peut les demander en complément s'il détecte une faiblesse dans les pièces obligatoires.
Le programme détaillé de chaque session
Au-delà du programme synthétique de la plaquette, un document détaillé (par module, avec objectifs pédagogiques, durée, méthodes) montre que l'information est précise. Forme : PDF daté, distribué avant l'inscription. Fraîcheur : à chaque nouvelle session.
Les fiches de présentation des formateurs
Un curriculum vitae synthétique des intervenants, avec leurs compétences et expériences, peut être mis à disposition. Cela renforce la transparence. Attention : l'auditeur peut vérifier la cohérence avec les compétences annoncées dans le programme.
Le livret d'accueil du stagiaire
Ce document, souvent remis le premier jour, reprend les informations pratiques (horaires, restauration, accès, règlement intérieur). S'il intègre la politique handicap et les coordonnées du référent, il peut servir de preuve pour l'indicateur 1. Forme : papier ou PDF, remis à chaque apprenant.
Les attestations de fin de formation
Bien que l'indicateur 1 porte sur l'information avant inscription, l'attestation remise en fin de formation peut être vérifiée pour confirmer que les objectifs annoncés ont été respectés. Une attestation type peut être fournie en amont.
Les pièces que les organismes oublient le plus souvent
Lors des audits, certaines pièces font défaut de manière récurrente. Les voici, avec les conséquences possibles.
- La politique d'accessibilité formelle. Beaucoup d'organismes se contentent d'une phrase dans les CGV ou sur le site. L'auditeur attend un document dédié, daté, qui décrit les engagements et les modalités concrètes (aménagement des épreuves, accessibilité des locaux, référent handicap).
- Les mentions légales obligatoires. Le numéro de déclaration d'activité, le SIRET, le statut juridique, le capital social, le nom du responsable pédagogique doivent figurer sur tous les supports. Oubli fréquent sur les plaquettes et le site.
- La date de version des documents. Un document non daté n'est pas considéré comme la version en vigueur. L'auditeur peut suspecter un document « de complaisance » préparé pour l'audit. Tous les supports doivent comporter une date de mise à jour ou un numéro de version.
- La cohérence entre les supports. Un tarif figurant sur la plaquette mais pas sur le site, ou un programme différent entre le contrat et la brochure, constitue une non-conformité. L'auditeur croise les informations.
- Les informations sur le handicap dans les CGV et le contrat. La mention de la possibilité d'aménagement et du référent handicap doit apparaître explicitement, pas uniquement dans la politique d'accessibilité.
Tableau récapitulatif des pièces pour l'indicateur 1
| Pièce | Obligatoire / recommandé | Forme | Fraîcheur attendue | Ce que l'auditeur vérifie |
|---|---|---|---|---|
| Plaquette / brochure | Obligatoire | Papier ou PDF | En vigueur | Informations réglementaires (NDA, objectifs, public, tarifs, programme, handicap) |
| Site internet | Obligatoire | Pages publiques | À jour | Mêmes mentions + CGV + RGPD + accessibilité |
| Contrat de formation | Obligatoire | Document signé | Modèle en vigueur à la signature | Mentions légales, cohérence avec plaquette, handicap |
| Conditions générales de vente | Obligatoire | Document séparé ou intégré | Dernière version datée | Clauses tarifaires, annulation, rétractation, handicap |
| Politique d'accessibilité handicap | Obligatoire | Document formalisé | En vigueur | Engagements concrets, référent, aménagements |
| Programme détaillé session | Recommandé | PDF daté | Par session | Objectifs, modules, méthodes |
| Fiches formateurs | Recommandé | À jour | Compétences en lien avec la formation | |
| Livret d'accueil | Recommandé | Papier ou PDF | Par session | Infos pratiques, règlement, handicap |
| Attestation de fin de formation | Recommandé | Modèle type | En vigueur | Objectifs atteints, conformité |
Comment préparer ces pièces efficacement
Un audit se prépare plusieurs semaines à l'avance. Rassemblez tous les documents dans un dossier unique, daté et versionné.
Avec un logiciel comme Workbots, toutes vos formations sont publiées automatiquement sur votre catalogue en ligne. L'auditeur y retrouve la fiche pédagogique de chaque formation (objectifs, prérequis, public, contenu, durée, tarif), vos conditions générales de vente et votre référent handicap pour les demandes d'aménagement. Côté contractualisation, vous créez vos propres modèles de convention et de contrat de formation, et le logiciel les utilise pour générer les documents de chaque session.
Une bonne organisation vous évite de chercher une plaquette périmée ou un contrat non signé le jour J. Nous avons déjà traité en détail le contenu de l'indicateur 1 dans un article précédent : Indicateur 1, l'information sur les prestations : de quoi parle-t-on exactement ?.
À retenir : L'indicateur 1 exige une information complète, cohérente et accessible. Les pièces obligatoires sont la plaquette, le site, le contrat, les CGV, et la politique d'accessibilité. Les oublis les plus fréquents sont la politique handicap formalisée, les dates de version, et la cohérence entre les supports. Préparez un dossier unique et datez chaque document.
Pour vérifier que votre dossier est complet et conforme, un échange de 30 minutes avec un expert Qualiopi vous permet d'identifier les points faibles avant l'audit.