Qu’est-ce que l’indicateur 1 du critère Qualiopi ?
L’indicateur 1 « Information sur les prestations » fait partie du critère 1 du Référentiel national qualité (RNQ) applicable aux organismes de formation et centres de formation d’apprentis depuis l’entrée en vigueur de la certification Qualiopi. Il impose que l’organisme dispose et diffuse des informations complètes, exactes et actualisées sur l’ensemble des prestations qu’il propose. Ces informations doivent être portées à la connaissance du public avant toute inscription ou contractualisation.Le champ de l’indicateur 1 est large. Il ne se limite pas à la plaquette commerciale ou au site web. Il inclut tous les supports où l’organisme présente ses actions de formation, ses bilans de compétences, ses validations des acquis de l’expérience (VAE) ou ses actions de formation par apprentissage. Les conditions générales de vente (CGV), le contrat ou le programme de formation, le bulletin d’inscription, les devis et les relevés de connexion pour les formations à distance sont donc concernés.
L’indicateur 1 est un indicateur transversal : il prépare l’auditeur à vérifier ensuite la cohérence entre ce qui est annoncé et ce qui est réellement délivré (indicateurs 2 à 6). Un organisme qui maîtrise son information sur les prestations a déjà parcouru la moitié du chemin vers la conformité Qualiopi.
À qui s’applique-t-il ? À tout organisme candidat à la certification Qualiopi, qu’il soit un organisme de formation, un CFA, un prestataire de bilan de compétences ou un organisme de VAE. Seuls les organismes qui ne délivrent que des formations non soumises au RNQ (par exemple les formations internes à une entreprise sans convention avec un financeur) peuvent ne pas être concernés. En pratique, la quasi-totalité des structures qui demandent la certification doivent prouver leur conformité sur cet indicateur.
À qui ne s’applique-t-il pas ? Aux formations intra-entreprise strictement internes, sans convention de formation, ainsi qu’aux organismes qui ne sollicitent aucun financement public ou mutualisé. Mais ces cas restent rares et l’auditeur vérifie toujours l’éligibilité de l’organisme au regard du référentiel.
Quelles sont les obligations de l’indicateur 1 ?
Le référentiel Qualiopi attend que l’organisme mette à disposition du public des informations précises et facilement accessibles. Ces informations doivent couvrir au minimum les points suivants.
- Les objectifs de la prestation : que va apprendre l’apprenant ? Quels sont les acquis visés ?
- Le contenu détaillé : quel programme, quels modules, quelle durée ?
- Les prérequis : quelles sont les connaissances ou compétences nécessaires pour suivre la formation ?
- Les modalités pédagogiques : présentiel, distanciel, mixte, alternance de théorie et de pratique.
- Les modalités d’évaluation : comment l’acquisition des compétences est-elle vérifiée (QCM, mise en situation, examen final) ?
- Le tarif complet : prix TTC, éventuels frais supplémentaires (repas, hébergement, matériel).
- Les modalités de financement : OPCO, CPF, auto-financement, prise en charge employeur.
- Les conditions d’accès et d’inscription : délais, documents requis, procédure.
En outre, l’indicateur 1 inclut une obligation spécifique : la politique d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. L’organisme doit publier une information claire sur la manière dont il prend en compte les besoins spécifiques des apprenants handicapés, qu’il s’agisse d’adaptation des supports, d’aménagement des locaux ou de recours à un référent handicap.
Ce que l’auditeur regarde : Il vérifie que chaque support d’information (site, plaquette, CGV, contrat) mentionne au moins les objectifs, le contenu, les prérequis, les modalités pédagogiques, d’évaluation et le tarif. Il s’assure aussi que la politique d’accessibilité est bien visible et que les coordonnées du référent handicap sont fournies.
Exemple : un organisme de formation en langues
Prenons le cas d’un petit organisme de formation en langues étrangères, « Langues Pro », qui prépare son audit de certification Qualiopi. Il propose des formations d’anglais professionnel en présentiel et en distanciel, ainsi qu’un bilan de compétences linguistiques.
Pour l’indicateur 1, l’organisme doit passer en revue tous ses supports existants : le site web, les fiches de présentation des formations, le catalogue papier, le contrat type, les CGV et la page de contact.
Le site web
Sur la page dédiée à la formation « Anglais des affaires - niveau intermédiaire », l’organisme a rédigé les informations suivantes : « Objectifs : maîtriser les échanges professionnels (réunions, e-mails, présentations). Durée : 40 heures réparties sur 10 séances. Prérequis : niveau A2 attesté par un test en ligne. Modalités pédagogiques : cours en visioconférence interactive avec support numérique. Évaluation : mise en situation finale notée. Tarif : 1 200 euros TTC, financement possible par le CPF. »
Cette fiche est visible en accès libre, sans connexion. L’auditeur vérifiera que ces informations sont exactes. Par exemple, si le tarif annoncé est 1 200 euros mais que le contrat final mentionne 1 400 euros avec des frais de matériel, l’indicateur 1 est non conforme.
Les CGV et le contrat
Les conditions générales de vente de Langues Pro précisent les modalités d’annulation, les délais de rétractation, le processus d’inscription et les conditions de paiement. Le contrat type reprend les éléments de la fiche formation et ajoute le numéro de déclaration d’activité de l’organisme, le nom du responsable pédagogique et la mention « Pour toute question relative à l’accessibilité, contacter Mme Martin, référente handicap, à… ».
La politique d’accessibilité
Langues Pro a rédigé un document intitulé « Politique d’accessibilité de Langues Pro » publié sur son site et annexé au catalogue. Ce document explique que l’organisme adapte ses supports en gros caractères, propose des sous-titres pour les vidéos et peut organiser une session en présentiel dans des locaux accessibles aux personnes à mobilité réduite. Les coordonnées de la référente handicap sont indiquées.
L’auditeur contrôlera que la politique est mentionnée sur tous les supports d’information (site, catalogue, contrat) et qu’elle est véritablement mise en œuvre. Si un apprenant déclare un handicap visuel, l’organisme doit pouvoir montrer qu’il a adapté les supports.
Quels supports passer en revue pour l’audit ?
Pour éviter une non-conformité sur l’indicateur 1, l’organisme doit effectuer un audit interne de tous ses supports d’information. Voici la liste des documents à vérifier.
- Site internet et page d’accueil
- Fiches de formation (catalogue, PDF, livret d’accueil)
- Contrats de formation et conventions
- Conditions générales de vente
- Bulletins d’inscription
- Devis
- Supports de communication papier (flyers, plaquettes)
- Politique d’accessibilité (document séparé ou intégré)
- Mentions légales (numéro de déclaration d’activité, nom de l’organisme)
Chaque support doit contenir les informations minimales listées plus haut. L’auditeur s’attend à ce que ces informations soient homogènes : pas de contradiction entre le site et le contrat, pas de tarif différent entre la plaquette et le devis.
Comment préparer l’audit sur l’indicateur 1 ?
La préparation se décompose en trois étapes.
1. Recenser tous les supports. Faites l’inventaire de tous les documents où figurent des informations sur vos prestations. N’oubliez pas les emails types, les messages automatiques de confirmation d’inscription, les pages de vente sur les réseaux sociaux.
2. Vérifier la conformité. Pour chaque support, listez les informations obligatoires et cochez leur présence. Repérez les incohérences (par exemple, un objectif différent entre le site et le contrat).
3. Corriger et uniformiser. Mettez à jour tous les supports avec des informations exactes et cohérentes. Ajoutez la politique d’accessibilité si elle manque. Assurez-vous que le référent handicap est clairement identifié.
Un logiciel comme Workbots vous évite ce travail de vérification : vos informations de formation sont saisies une seule fois et se retrouvent automatiquement sur votre catalogue en ligne, vos conventions et vos contrats. Votre référent handicap y est également affiché, directement visible par le public.
L’auditeur peut demander à consulter un échantillon de trois à cinq dossiers d’apprenants (inscriptions, contrats, supports d’information). Il comparera ce qui a été annoncé avec ce qui a été signé et délivré. La conformité de l’indicateur 1 est donc un premier filtre pour l’ensemble du critère 1.
Erreurs fréquentes à éviter
Les non-conformités les plus courantes sur l’indicateur 1 sont les suivantes.
- Absence d’informations sur les prérequis : l’organisme oublie de mentionner le niveau requis.
- Tarif incomplet : le prix est annoncé sans frais supplémentaires (frais de dossier, matériel).
- Pas de politique d’accessibilité visible : le référent handicap n’est pas nommé ou l’information est cachée.
- Incohérence entre les supports : le site annonce 20 heures de formation, le contrat en mentionne 25.
- Information non actualisée : le programme date de l’année précédente et ne correspond plus à la formation dispensée.
Chaque erreur peut entraîner une non-conformité mineure ou majeure selon son impact. Une incohérence tarifaire est souvent considérée comme majeure car elle peut induire en erreur le financeur.
Ce qu’il faut retenir de l’indicateur 1
L’indicateur 1 est la vitrine de votre organisme : il montre à vos apprenants et financeurs ce que vous proposez exactement. Un organisme qui maîtrise son information sur les prestations inspire confiance. C’est aussi le premier point de contrôle de l’auditeur : s’il est conforme, le reste du critère 1 (l’indicateur 2 sur l’identification des besoins et l’indicateur 3 sur l’adaptation aux publics) en sera facilité.
Pour être prêt le jour de l’audit, un échange rapide avec un expert peut faire la différence : vous pourrez vérifier vos supports sur un cas réel et gagner du temps.