Qu'est-ce que FORPREV ?
FORPREV est la plateforme de gestion du dispositif de démultiplication mis en place par l'INRS et l'Assurance Maladie Risques professionnels.
Elle remplit trois fonctions. C'est par elle qu'un organisme de formation demande son habilitation à dispenser certaines formations à la prévention des risques professionnels. C'est là que les sessions sont enregistrées. Et c'est de là que sont édités les certificats des personnes formées.
Pour un organisme qui souhaite proposer ces formations, elle constitue donc le point de passage obligé, de la demande initiale jusqu'à la remise des certificats.
Deux autorisations à distinguer : l'habilitation FORPREV vous autorise à dispenser un dispositif précis. La certification Qualiopi conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés. Les deux sont nécessaires si vos formations sont financées, et elles s'obtiennent séparément.
Quelles formations sont concernées ?
Le dispositif de démultiplication couvre les formations construites par l'INRS et l'Assurance Maladie Risques professionnels dans le champ de la prévention des risques professionnels.
La plus connue est le SST, Sauveteur Secouriste du Travail. Le sigle désigne la personne formée, et non la formation elle-même.
D'autres dispositifs relèvent du même mécanisme, notamment dans le champ de la prévention des risques liés à l'activité physique et de l'analyse des risques.
Pour savoir si une formation que vous envisagez relève de ce dispositif, consultez le site de l'INRS : le périmètre évolue, et c'est la source qui fait foi.
Comment fonctionne l'habilitation ?
Le circuit de décision
Votre demande est déposée sur FORPREV, puis instruite par la CARSAT de votre région, qui vérifie votre dossier et formule un avis.
La décision revient à une commission nationale d'habilitation. La plateforme héberge la procédure, la CARSAT instruit, la commission décide.
Les cinq éléments du dossier
- L'existence de l'organisme : déclaration d'activité, statuts, éléments d'identité juridique.
- Une activité régulière en formation, démontrée par votre historique.
- Un formateur certifié dans le dispositif visé.
- L'expérience et la motivation de votre structure sur le champ de la prévention.
- Un support de communication présentant votre offre.
L'ordre qui conditionne tout
Le formateur certifié est une condition d'entrée du dossier. Vous devez en disposer avant de déposer votre demande.
Un organisme qui prévoit de faire certifier son intervenant après l'obtention de l'habilitation inverse les étapes, et son dossier n'aboutira pas. Traitez ce point en premier : c'est lui qui commande votre calendrier.
Ce que FORPREV change dans votre organisation
Les sessions et les certificats
Une fois habilité, vous enregistrez vos sessions dans FORPREV, et les certificats des personnes formées y sont édités.
C'est le point à intégrer dans votre organisation : ces certificats se produisent depuis la plateforme, quel que soit votre outil de gestion par ailleurs.
Deux circuits en parallèle
Vos formations relevant du dispositif se gèrent donc sur deux plans.
Dans FORPREV : l'habilitation, l'enregistrement des sessions, l'édition des certificats.
Dans votre organisation : les conventions, les convocations, les émargements, la facturation et les dossiers de financement.
Savoir ce qui relève de quoi vous évite de chercher au mauvais endroit, et de dupliquer des tâches qui n'ont pas à l'être.
Exemple concret : un organisme se lance sur le SST
Prenons un organisme de formation qui souhaite ajouter le SST à son catalogue.
Le point de départ
Il commence par sécuriser son formateur, en vérifiant que celui-ci est déjà certifié dans le dispositif. C'est le prérequis qui conditionne l'ensemble du calendrier.
Le dépôt
Il réunit les cinq éléments attendus et dépose sa demande sur FORPREV. La CARSAT instruit, la commission nationale décide.
Pendant cette période, il construit son offre mais n'annonce aucune date de session à ses clients.
La mise en service
L'habilitation notifiée, il programme ses premières sessions. Il les enregistre dans FORPREV et prépare en parallèle ses documents dans son propre outil : conventions, convocations, feuilles d'émargement.
Le déroulement d'une session
La formation initiale au SST dure 14 heures. Le certificat délivré est valable 24 mois, et son maintien suppose un MAC SST de 7 heures avant l'échéance.
À l'issue, les certificats sont édités depuis FORPREV. L'organisme conserve de son côté les émargements, les évaluations et les pièces de facturation.
Ce que ce cas montre
Le calendrier se construit autour de deux moments : la certification du formateur, puis la notification d'habilitation. Tout le reste s'organise ensuite.
Le lien avec la certification Qualiopi
Les deux démarches répondent à des logiques différentes et se mènent séparément.
L'habilitation FORPREV vous autorise à dispenser le dispositif. Elle est délivrée par une commission nationale, sur avis de la CARSAT.
La certification Qualiopi conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés. Elle est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac, à l'issue d'un audit indépendant.
Ce que l'auditeur regardera
Sur une formation relevant du dispositif, l'auditeur Qualiopi vérifiera que vous détenez l'habilitation, que vos intervenants sont qualifiés, et que votre offre publiée correspond à ce que vous êtes autorisé à dispenser.
Si vous n'êtes pas encore certifié, reportez-vous à notre article Qualiopi : de quoi parle-t-on exactement ?, ou consultez la rubrique Obtenir et garder la certification pour les étapes pratiques.
Ce que vous devez retenir
- FORPREV gère l'habilitation, les sessions et les certificats du dispositif de démultiplication.
- Le formateur certifié est un prérequis du dossier de demande.
- La CARSAT instruit, la commission nationale décide.
- Les certificats sont édités depuis la plateforme, une fois vos sessions enregistrées.
- Qualiopi reste nécessaire pour tout financement mutualisé.
- Attendez la notification écrite avant d'annoncer vos premières sessions.
Organiser la partie qui vous revient
La plateforme couvre l'habilitation et les certificats. Les conventions, les émargements, la facturation et les dossiers de financement restent de votre ressort, et c'est là que se concentre la charge administrative.
Trois fonctions de Workbots répondent à cette part.
La génération automatique des documents de session produit conventions, convocations et feuilles d'émargement à partir d'une saisie unique, aux modèles de votre organisme.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, constitue la preuve que vos financeurs comme votre auditeur demanderont. C'est aussi la seule qui ne se reconstitue pas après coup.
La base Intervenants conserve les CV et qualifications de vos formateurs. Sur un dispositif où la certification du formateur conditionne votre habilitation, disposer de ces pièces à jour et retrouvables vous évite de les rechercher dans l'urgence.
Pour aller plus loin sur vos supports, consultez Logo Qualiopi : le modèle officiel et les mentions obligatoires à connaître et Logo Qualiopi : la marche à suivre, étape par étape.
Si vous souhaitez faire le point sur l'organisation de vos sessions et le suivi de vos intervenants, un échange court peut vous y aider.