Qu'est-ce que Qualiopi ?
Qualiopi est la marque de certification qualité délivrée aux organismes de formation et aux centres de formation d'apprentis qui respectent les exigences du référentiel national qualité. Elle a été instaurée par la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018, et rendue obligatoire au 1er janvier 2022 pour tout organisme sollicitant des fonds publics ou mutualisés.
Une précision utile d'emblée : il n'existe pas de « référentiel version 9 ». Le RNQ est fixé par arrêté. Ce qui connaît des versions successives, ce sont les guides de lecture publiés pour préciser l'interprétation des indicateurs.
Ce que Qualiopi évalue, et ce qu'elle n'évalue pas
C'est le point le plus mal compris, et il change tout dans la façon de préparer un audit.
Qualiopi certifie vos processus, pas la qualité pédagogique de vos formations. L'auditeur ne juge pas si votre contenu est pertinent, si votre formateur est bon, ni si vos apprenants ont appris quelque chose d'utile.
Il vérifie que vous avez formalisé vos façons de faire, que vous les appliquez réellement, et que vous pouvez le prouver. Concrètement : avez-vous analysé le besoin avant de construire la formation, avez-vous informé le public de façon exacte, avez-vous recueilli des appréciations et en avez-vous tiré des actions.
La conséquence est déroutante mais logique. Un formateur remarquable qui ne trace rien peut échouer à l'audit. Un organisme aux contenus moyens mais parfaitement organisé peut le réussir. Qualiopi ne mesure pas le talent, elle mesure la rigueur.
Qui délivre la certification
Elle est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac, le comité français d'accréditation. La liste officielle est publiée sur le site du Cofrac : c'est la seule référence à consulter avant de contractualiser.
La certification est valable trois ans, avec un audit de surveillance obligatoire qui doit se dérouler entre le 14e et le 22e mois suivant l'obtention, puis un audit de renouvellement en fin de cycle.
À qui s'applique la certification Qualiopi ?
Le critère est simple à énoncer : la certification est requise dès lors qu'un organisme sollicite des fonds publics ou mutualisés pour financer ses actions.
Cela concerne notamment :
- les organismes de formation déclarés auprès de la DREETS ;
- les centres de formation d'apprentis ;
- les formateurs indépendants, quel que soit leur statut juridique ;
- les établissements d'enseignement supérieur pour leurs actions de formation continue financées ;
- les organismes proposant des formations à distance financées par le CPF.
Le point que l'on oublie souvent
Le seuil ne dépend ni de votre chiffre d'affaires, ni de votre effectif, ni de votre volume d'activité. Un seul dossier financé suffit à rendre la certification obligatoire.
Un formateur indépendant qui réalise l'essentiel de son activité en facturation directe aux entreprises, mais qui accepte une fois par an un dossier financé par un OPCO, entre dans le champ de l'obligation.
Les quatre catégories d'actions
La certification couvre quatre catégories : les actions de formation, les bilans de compétences, la validation des acquis de l'expérience, et les actions de formation par apprentissage.
Ce point a une conséquence directe : le nombre d'indicateurs applicables dépend de vos catégories. Le référentiel en compte trente-deux au total, mais un organisme dispensant uniquement de la formation continue n'est pas évalué sur le même périmètre qu'un CFA, qui a des indicateurs spécifiques s'ajoutant au socle commun.
À qui ne s'applique-t-elle pas ?
Plusieurs situations restent hors du champ de l'obligation :
- les formations dispensées par un employeur à ses propres salariés, sans recours à un financement externe ;
- les formations initiales relevant du système scolaire ou universitaire classique ;
- les prestations financées exclusivement en direct par l'entreprise cliente ou par le particulier ;
- les organismes qui ne facturent jamais ni au CPF ni à un opérateur de compétences.
La certification volontaire
Un organisme non soumis à l'obligation peut choisir de se certifier. Deux raisons reviennent.
La première est commerciale : de plus en plus d'entreprises clientes exigent la certification de leurs prestataires, même sur des prestations qu'elles financent elles-mêmes, parce qu'elle constitue un repère de sérieux.
La seconde est anticipatrice : une démarche de certification prend plusieurs mois. Un organisme qui décide de se certifier au moment où un client lui demande un financement CPF découvre qu'il ne peut pas répondre avant l'année suivante.
Le réflexe à adopter : ne raisonnez pas sur votre situation actuelle mais sur celle que vous visez. Si le développement de votre activité passe par des financements, la certification n'est pas une option future, c'est un prérequis à obtenir avant d'en avoir besoin.
Exemple concret : comment un organisme de formation prépare son audit Qualiopi
Prenons le cas d'ABC Formation, un organisme de taille moyenne avec une vingtaine de sessions par an et trois formateurs. Sa responsable qualité doit préparer l'audit de surveillance dans quatre mois.
1. L'analyse des écarts
Elle commence par identifier ses indicateurs applicables, en fonction de sa seule catégorie d'action, puis compare ses pratiques à chacun.
Un point faible apparaît sur le critère 7, qui porte sur le recueil des appréciations et le traitement des difficultés : les réclamations arrivent par courriel et sont traitées au cas par cas, sans registre ni suivi formalisé.
2. La formalisation du traitement des réclamations
Elle bascule ce suivi dans le module Réclamations de son logiciel de gestion, qui tient un registre complet avec des statuts, de Nouvelle à Clôturée, des priorités, des délais de traitement et l'historique de chaque dossier.
Le changement n'est pas cosmétique. Là où un fil de courriels ne prouve rien, un registre horodaté démontre l'existence d'un processus, ce qui est précisément l'objet de l'audit.
3. La revue des documents
Elle vérifie que ses conventions, ses programmes et ses documents d'information sont à jour et cohérents entre eux. Les signatures électroniques horodatées lui évitent de rechercher des versions papier signées.
4. La simulation d'audit
Elle utilise le module d'audit du logiciel, qui affiche un score de conformité par critère, détaille pour chaque indicateur les preuves attendues et propose des questions types d'auditeur.
Deux points prioritaires remontent, classés par sévérité. Elle a quatre mois pour les traiter, ce qui est confortable.
5. Le jour de l'audit
Elle présente les émargements horodatés, les évaluations à chaud et à froid, et le registre des réclamations avec les actions qui en ont découlé.
L'auditeur procède par recoupement : il relève un élément sur un document, demande la pièce correspondante, vérifie qu'elles concordent. L'audit se déroule sans écart.
Ce cas illustre un point simple : la difficulté d'un audit tient rarement à l'absence de preuves, mais à leur dispersion et à l'absence de processus démontrable.
Les grandes étapes pour obtenir Qualiopi
1. Choisir un organisme certificateur
Consultez la liste officielle du Cofrac et sollicitez plusieurs devis. Trois éléments déterminent le prix et la durée de l'audit : votre chiffre d'affaires, le nombre de catégories d'actions certifiées et votre nombre de sites.
Point de vigilance : comparez ce qui est inclus. Certains devis couvrent uniquement l'audit initial, d'autres intègrent la surveillance obligatoire.
2. Réaliser un diagnostic
Comparez votre fonctionnement à vos indicateurs applicables. Les points les plus fréquemment défaillants sont l'absence de procédure écrite, la traçabilité des appréciations recueillies, et le traitement documenté des réclamations.
3. Mettre en œuvre les actions correctives
Documentez chaque processus : analyse du besoin, information du public, inscription, suivi pédagogique, évaluation, traitement des réclamations.
Le mot important est « documentez ». Faire les choses correctement ne suffit pas si vous ne pouvez pas le démontrer.
4. Passer l'audit initial
L'auditeur examine un échantillon de dossiers apprenants, interroge les personnes et vérifie la cohérence entre vos documents. La durée est définie par des règles issues des arrêtés en vigueur, selon votre profil.
En cas d'écart, vous disposez généralement de six mois pour une non-conformité mineure, trois mois pour une majeure, les modalités exactes figurant dans votre rapport d'audit.
5. Maintenir la certification
Entre les audits, conservez les preuves de votre activité au fil de l'eau. Et notez immédiatement votre fenêtre de surveillance : le 14e et le 22e mois suivant votre certification.
Ce qu'il faut retenir
Qualiopi n'est pas un label pédagogique mais une certification de processus. Elle vous oblige à formaliser chaque étape de votre activité et à en conserver la trace.
Trois points suffisent à cadrer votre situation. Un seul dossier financé rend la certification obligatoire. Vos catégories d'actions déterminent vos indicateurs applicables. Et la démarche prend plusieurs mois, ce qui impose de l'anticiper avant d'en avoir besoin.
Se faire accompagner sur l'ensemble de la démarche
La difficulté d'une première certification tient rarement au référentiel. Elle tient au fait de mener la préparation des preuves, le choix du certificateur et le suivi des échéances en parallèle de l'activité courante, sans temps dédié.
Workbots propose un accompagnement complet à la certification, qui comprend l'accompagnement dans votre démarche et l'accès au logiciel pendant un an, pour 852 euros hors taxes, hors coût du certificateur.
La différence avec une prestation classique tient à ce dernier point : vous ne repartez pas seulement avec un dossier d'audit, mais avec l'outil qui continue de produire vos preuves après la certification. Les documents de session sont générés depuis une saisie unique, les émargements recueillis par signature électronique, et chaque pièce classée dans le dossier de l'apprenant concerné.
Pour connaître le détail de cet accompagnement et vérifier ce qu'il couvre dans votre situation, prenez rendez-vous via le bouton ci-dessous. Vous pouvez également consulter la page qui présente le logiciel.
Pour approfondir, les erreurs les plus fréquentes sont listées dans notre article Qualiopi : les erreurs qui coûtent une non-conformité. Pour une approche automatisée, lisez Qualiopi : comment l'automatiser sans y passer ses journées. Et pour préparer vos pièces, consultez Qualiopi : quelles preuves fournir à l'auditeur ?