Définition de l'indicateur 8
L'indicateur 8 fait partie du critère 2 du référentiel national qualité, consacré à la conception des prestations. Il porte sur « le positionnement et l'évaluation à l'entrée » et vérifie que l'organisme de formation a mis en place une démarche systématique pour connaître le niveau initial de l'apprenant, ses acquis, ses besoins et ses attentes avant le début de la formation. Cette évaluation permet d'adapter le contenu, la pédagogie et le rythme au profil de chaque apprenant, et de mesurer la progression en fin de parcours.
Pour être conforme, l'organisme doit documenter sa procédure de positionnement, utiliser des outils appropriés (quiz, QCM, tests, entretiens, auto-positionnement), analyser les écarts entre le niveau initial et les objectifs visés, et adapter le parcours en conséquence. Les résultats doivent être conservés comme preuve lors de l'audit. Vous trouverez plus d'éléments sur la page dédiée à l'indicateur 8.
Périmètre d'application
L'indicateur 8 concerne l'ensemble des actions de formation éligibles au CPF, y compris les bilans de compétences et la VAE, mais avec des modalités différentes selon le type de prestation. Il ne s'applique pas aux formations purement internes si elles ne sont pas certifiantes, mais dans le cadre Qualiopi, toute formation visant une certification ou finançable par les fonds mutualisés doit le respecter. Voici les prestations concernées :
- Formations certifiantes (titres, certificats, CQP)
- Formations non certifiantes éligibles au CPF
- Bilans de compétences
- Actions de VAE
- Actions de formation en situation de travail (AFEST)
Même pour une formation courte, une évaluation initiale minimum est attendue, mais elle peut être simplifiée : un questionnaire rapide ou un entretien de quelques minutes suffit. L'important est la traçabilité.
Ce que l'indicateur attend concrètement
L'auditeur vérifiera plusieurs points lors de l'évaluation de l'indicateur 8 :
- Une procédure écrite décrivant les étapes du positionnement, les outils utilisés et les critères d'évaluation.
- Des outils de mesure : quiz, QCM, tests de niveau, auto-positionnement, entretien individuel, étude de cas, mise en situation.
- Une analyse des écarts entre le niveau initial et les objectifs de formation, formalisée dans une fiche ou un rapport.
- Une adaptation du parcours : modules de remise à niveau, parcours personnalisé, ajustement des horaires ou du rythme.
- Des traces conservées : les résultats du positionnement doivent être archivés et présentables en cas d'audit.
L'indicateur 8 ne se limite pas à un simple questionnaire. Il s'agit d'une démarche pédagogique qui conditionne la qualité de l'ensemble de la formation.
Exemple : mise en œuvre dans un organisme de formation professionnelle
Prenons le cas de FormaPro, un organisme qui prépare au titre « Assistant de direction ». Avant l'entrée en session, chaque candidat reçoit un lien vers un questionnaire en ligne comprenant des questions sur les compétences bureautiques, linguistiques et organisationnelles. Le questionnaire inclut des QCM et une auto-évaluation du niveau perçu. Le formateur réalise ensuite un entretien individuel de 30 minutes pour affiner les besoins et valider les résultats. Les réponses sont compilées dans une fiche de positionnement qui calcule automatiquement l'écart entre le niveau initial et le niveau requis (par exemple : niveau bureautique = 4/10, objectif = 8/10).
Si l'écart est important, l'apprenant est orienté vers un module de remise à niveau de 2 jours avant le début de la formation principale. La fiche de positionnement est signée par l'apprenant et le formateur, puis archivée dans le dossier qualité. Lors de l'audit, FormaPro présente 10 fiches de positionnement pour les 10 derniers entrants, ainsi que la procédure décrite dans le livret d'accueil. L'auditeur constate que la démarche est appliquée systématiquement et que les parcours sont ajustés.
Cet exemple illustre le niveau de détail attendu. Chaque organisme peut adapter les outils à sa réalité, mais la traçabilité et l'adaptation sont les piliers de la conformité.
À qui ne s'applique-t-il pas ?
L'indicateur 8 ne s'applique pas aux formations purement internes non certifiantes, ni aux actions de formation qui ne sont ni financées par le CPF ni certifiantes. Toutefois, si l'organisme souhaite obtenir la certification Qualiopi, il doit le respecter pour toutes les prestations relevant du périmètre. Certaines formations en présentiel très courtes (moins d'une journée) peuvent bénéficier d'une procédure allégée : un auto-positionnement oral et une note dans le dossier suffisent. Mais dans tous les cas, une trace écrite est nécessaire. En AFEST, le positionnement peut se faire par une observation en situation de travail.
Ce qu'il faut retenir
L'indicateur 8 n'est pas un simple questionnaire administratif. Il est le cœur de la personnalisation du parcours. Pour être conforme, vous devez :
- Rédiger une procédure documentée de positionnement
- Choisir des outils adaptés (tests, auto-positionnement, entretiens)
- Mesurer les écarts entre le niveau initial et les objectifs
- Adapter le parcours de l'apprenant
- Conserver les traces (fiches de positionnement, résultats)
Un échange court avec un consultant peut vous aider à vérifier que votre pratique correspond exactement à ce que l'auditeur attendra.
Avec un logiciel comme Workbots, le test de positionnement est généré par l'IA en même temps que votre formation, avec sa version corrigée. L'apprenant le remplit depuis son espace personnel, avant l'entrée en session. Le résultat est automatiquement classé dans son dossier, à côté de ses émargements et de ses attestations.
Foire aux questions
L'indicateur 8 s'applique-t-il à une formation d'une journée ?Oui, mais le positionnement peut être simplifié. L'essentiel est d'avoir une trace de l'évaluation initiale, même sous forme d'un bref entretien ou d'un questionnaire rapide.
Quels outils peut-on utiliser pour l'évaluation à l'entrée ?Quiz, QCM, tests de niveau, auto-positionnement, entretien individuel, étude de cas, mise en situation. Le choix dépend de la nature de la formation.
Faut-il conserver les résultats du positionnement ?Oui, comme toutes les pièces du dossier Qualiopi, les résultats doivent être archivés et présentables en cas d'audit.
Peut-on utiliser un auto-positionnement validé par le formateur ?Oui, c'est une pratique courante. L'auto-positionnement doit être suivi d'une validation par le formateur pour attester de la réalité du niveau.
L'indicateur 8 est-il lié à l'indicateur 9 ?Indirectement. L'indicateur 8 fournit les données nécessaires pour adapter la formation, ce qui est l'objet de l'indicateur 9 (adaptation du parcours).
Que doit contenir la procédure de positionnement ?La procédure doit décrire les étapes, les outils utilisés, les critères d'évaluation, la manière dont les écarts sont mesurés, et comment le parcours est adapté.