Indicateur 6 Qualiopi : que doit contenir le dossier ?

L'indicateur 6 du référentiel national qualité porte sur l'adéquation des contenus et des modalités de vos prestations. Le jour de l'audit, vous devez pouvoir présenter les pièces qui montrent que vos choix pédagogiques découlent des objectifs annoncés. Cet article détaille ces pièces rubrique par rubrique. Nous avons déjà abordé les preuves à fournir pour l'indicateur 6 dans un article précédent.

Commençons par lever une confusion répandue. Aucun texte n'impose un document unique portant un nom officiel. Le référentiel décrit un résultat à démontrer, pas un formulaire à remplir. Vous êtes donc libre de la forme, et beaucoup d'organismes choisissent de réunir l'ensemble dans un seul dossier par formation, simplement parce que c'est plus commode à sortir le jour venu.

Ce que le guide de lecture attend tient en quatre familles : le parcours, les déroulés et séquences, les grilles et modalités d'évaluation, et les modalités techniques et pédagogiques retenues, en présentiel, à distance ou en mixte. S'y ajoute, pour les formations certifiantes, la correspondance avec le référentiel RNCP ou RS, et pour tous, la prise en compte des personnes en situation de handicap dès la conception.

Retenez surtout le niveau d'exigence : sur cet indicateur, le non-respect, même partiel, constitue une non-conformité majeure. Il n'existe pas de version atténuée, et nous verrons en fin d'article ce que cela implique concrètement.

Ce qu'il doit contenir

Le parcours décrit le cheminement de l'apprenant du début à la fin. Il porte les objectifs pédagogiques généraux, les prérequis, la durée totale, les modalités retenues et le découpage en modules ou en séquences, chacun avec son objectif propre et sa durée.

Un exemple de formulation, pour une formation à la conduite de projet : « Objectif général : planifier un projet et en suivre l'avancement. Prérequis : une première expérience de travail en équipe. Durée : vingt et une heures réparties sur trois jours, en présentiel. » Vient ensuite la liste des modules, avec pour chacun une ligne du même type.

Ce document remplit deux fonctions distinctes. Il permet à l'apprenant de se situer dans sa progression, et il donne à l'auditeur le plan qu'il va suivre pour vérifier la cohérence du reste. C'est la pièce qu'il ouvre en premier.

Le point sensible

Un programme commercial ne tient pas lieu de parcours. La liste des thèmes abordés et les arguments de vente n'établissent ni la progression, ni les durées, ni le lien avec les objectifs. Les deux documents sont utiles, ils ne se remplacent pas.

La structure d'une séquence

Cette rubrique détaille chaque séquence annoncée dans le parcours. Pour chacune, six informations suffisent : l'objectif spécifique, le contenu abordé, la méthode pédagogique employée, les supports utilisés, la durée et l'intervenant responsable.

Un exemple complet : « Séquence 2, analyse des risques. Objectif : identifier trois risques majeurs sur un projet simulé. Méthode : production individuelle écrite, puis mise en commun en groupe. Support : fiche outil remise en début de séance. Durée : une heure trente. Intervenant : le formateur désigné sur la session. »

Cette précision sert un objectif simple : qu'une autre personne que le concepteur puisse animer la séquence et obtenir le même résultat. C'est aussi ce qui permet à l'auditeur de juger si la méthode convient à l'objectif. Un exposé descendant pour faire acquérir un geste technique, par exemple, se remarque immédiatement.

Le point sensible

La méthode est la donnée la plus souvent absente. Un déroulé qui annonce un contenu et une durée sans dire comment on travaille laisse entière la question que l'indicateur pose. Écrivez-la, même brièvement.

Les trois moments de l'évaluation

Votre dossier comporte les outils utilisés à trois moments distincts. En amont, le positionnement mesure le niveau de départ et vérifie les prérequis. En cours de formation, les évaluations intermédiaires permettent d'ajuster le rythme et de repérer les points mal compris. En fin de parcours, l'évaluation finale établit l'atteinte des objectifs.

Pour chaque outil, trois éléments doivent figurer : les critères retenus, ce qui est observé concrètement, et le seuil qui fait la réussite. Un exemple : « Évaluation finale, questionnaire de vingt questions à choix multiples, seuil de validation fixé à douze bonnes réponses sur vingt. » Le seuil que vous retenez vous appartient, ce qui compte est qu'il soit écrit avant la session et appliqué à tous de la même façon.

Le point sensible

Chaque objectif annoncé dans le parcours doit trouver sa vérification quelque part. C'est le premier croisement que fait l'auditeur : il relève un objectif dans votre parcours, puis cherche la question ou l'exercice qui l'évalue. Un objectif sans évaluation correspondante casse la chaîne que l'indicateur 6 doit démontrer.

Ce qui change selon le format

Cette rubrique décrit comment la formation se déroule concrètement, et notamment l'accompagnement prévu pour les apprenants.

En présentiel, elle précise la configuration de la salle, les matériels nécessaires et les temps d'échange prévus. À distance, elle nomme la plateforme utilisée, les temps synchrones programmés, l'assistance disponible et le délai de réponse annoncé. En mixte, elle dit séquence par séquence ce qui se passe en salle et ce qui se passe à distance, plutôt que d'annoncer globalement un format hybride.

Un exemple de formulation pour un parcours à distance : « Une assistance est joignable par messagerie avec une réponse sous quarante-huit heures ouvrées. Quatre points individuels de trente minutes sont programmés en visioconférence aux semaines deux, quatre, six et huit. »

Le point sensible

Dès qu'une partie de votre action passe à distance, l'article D6313-3-1 du code du travail ajoute ses propres exigences : une assistance technique et pédagogique appropriée, une information du bénéficiaire sur les activités à réaliser à distance et leur durée moyenne, et des évaluations jalonnant l'action. Cette durée moyenne doit figurer noir sur blanc dans vos documents, faute de quoi l'information due au bénéficiaire reste invérifiable.

Le guide de lecture attend que la situation des personnes en situation de handicap soit prise en compte dans la conception, et pas seulement dans une phrase ajoutée en fin de programme.

Concrètement, cela signifie se demander, module par module, ce qui pourrait bloquer et ce que vous prévoyez : le format des supports, la possibilité d'allonger une durée, l'accessibilité physique du lieu, l'adaptation d'une mise en situation. Une ligne par module suffit, et elle vaut infiniment mieux qu'un paragraphe générique recopié d'une formation à l'autre.

C'est l'une des quatre erreurs qui reviennent le plus souvent sur cet indicateur, avec l'absence de déroulé structuré, l'absence de lien entre objectifs et séquences, et le contenu identique servi à des publics que vos propres fiches annoncent comme différents.

Votre dossier n'est pas une collection de documents rangés côte à côte. Ce qui fait la preuve, c'est le chemin qui les relie.

Faites ce test avant l'audit, il prend un quart d'heure. Prenez un objectif au hasard dans votre parcours. Retrouvez la séquence qui le travaille dans le déroulé. Retrouvez la question ou l'exercice qui le vérifie dans l'évaluation. Si le trajet se fait sans hésitation et sans reformulation en route, votre dossier tient. Si l'objectif est formulé de trois façons différentes dans les trois documents, corrigez avant que l'auditeur ne le fasse.

Une précaution accompagne ce test : datez chaque pièce et identifiez sa version. C'est vous qui présentez le dossier, mais c'est l'auditeur qui choisit la session sur laquelle il travaille, souvent parmi les plus récentes. Si trois versions d'un déroulé circulent sans que rien ne dise laquelle a servi à cette session-là, vous ne pourrez pas établir ce qui a réellement été mis en œuvre, même avec des documents par ailleurs irréprochables. Une date et un numéro de version en pied de page règlent la question en une minute par document.

Pour approfondir la définition de cet indicateur, consultez notre article Indicateur 6 : de quoi parle-t-on exactement ?.

Une pièce manquante sur l'indicateur 6 entraîne une non-conformité majeure. Vous disposez alors de trois mois à compter de la mise à disposition du rapport pour apporter la preuve de vos actions correctives, auxquels s'ajoute le délai d'examen du certificateur. Pour mémoire, un écart mineur bénéficie de six mois.

Si l'écart n'est pas levé dans ce délai, le certificateur peut refuser la certification, ou suspendre puis retirer un certificat déjà délivré. Et un écart mineur laissé sans réponse est requalifié en écart majeur lors de l'audit suivant, ce qui transforme une remarque tolérable en problème sérieux.

Le calendrier joue toutefois en votre faveur si vous l'anticipez : l'audit de surveillance intervient entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois suivant la certification initiale. Vous avez donc le temps de mettre vos dossiers au niveau, à condition de ne pas découvrir leur état réel la semaine précédant la visite.

• Aucun texte n'impose un document unique, mais quatre familles de pièces doivent pouvoir être présentées.
• Le parcours porte les objectifs, les déroulés portent les méthodes, les évaluations portent les seuils.
• Les modalités techniques et pédagogiques décrivent l'accompagnement prévu, format par format.
• L'accessibilité se pense à la conception, module par module, pas en annexe.
• Sur cet indicateur, tout écart est majeur et se lève en trois mois.

La difficulté n'est donc pas de produire ces pièces une fois, elle est de les retrouver cohérentes un an plus tard, sur la session que l'auditeur aura choisie lui-même. Le parcours est dans un dossier partagé, le déroulé chez l'intervenant, la grille d'évaluation dans un tableur, et les objectifs ont été reformulés dans deux des trois documents.

C'est précisément là que Workbots intervient. La fiche pédagogique se renseigne une seule fois, avec ses objectifs, ses prérequis, son public visé, son contenu par modules et ses compétences visées, et les supports comme le livret apprenant en découlent. Pour une formation certifiante, la fiche RS ou RNCP se récupère directement depuis France compétences, ce qui évite de recopier un référentiel à la main.

Les évaluations sortent de la même fiche, du test de positionnement à l'évaluation finale, avec un tableau de correspondance entre les objectifs pédagogiques et l'évaluation finale. C'est exactement le croisement que l'auditeur cherche à faire, présenté sans qu'il ait à le reconstituer. Chaque document généré rejoint ensuite le dossier de la session et de l'apprenant, et l'Auditeur IA assemble le dossier de preuves indicateur par indicateur.

Un échange de trente minutes suffit à passer en revue une de vos formations et à vérifier que le chemin entre vos objectifs, vos séquences et votre évaluation se parcourt sans accroc.