Ce que l'auditeur vérifie sous l'indicateur 6
L'indicateur 6 porte sur l'adéquation des contenus et des modalités de formation. Concrètement, l'auditeur vérifie que le programme annoncé est bien celui qui est dispensé, que les méthodes pédagogiques sont en cohérence avec les objectifs, que l'évaluation mesure ce qui a été appris, et que l'accompagnement est réellement mis en œuvre. Il ne s'agit pas de produire une montagne de documents, mais de montrer un système qui tient debout.
Le référentiel distingue quatre grandes familles de preuves : le parcours et les déroulés, les évaluations, les modalités d'accompagnement, et les supports de contenu. Chaque famille exige des pièces spécifiques, dont certaines sont obligatoires et d'autres recommandées.
À retenir : l'auditeur ne lit pas chaque document de bout en bout. Il vérifie qu'une logique court du programme à la séance, de la séance à l'évaluation, et de l'évaluation à l'accompagnement. Si un maillon manque, l'indicateur est non conforme.
Le parcours de formation et les déroulés pédagogiques
Le programme de formation détaillé
Pièce obligatoire. Elle prend la forme d'un document qui décrit, pour chaque module ou séquence, les objectifs pédagogiques, les contenus, la durée, les méthodes pédagogiques utilisées et les modalités d'évaluation. Le programme doit être daté et porter la mention de sa version ou de sa date de mise à jour.
L'auditeur y cherche la cohérence entre les objectifs annoncés dans le catalogue ou le devis et le détail du programme. Il vérifie que les méthodes (expositive, démonstrative, active, interrogative) sont précisées et justifiées par rapport aux objectifs.
Le déroulé pédagogique de la session
Pièce obligatoire. C'est le document qui décrit le déroulement jour par jour, voire demi-journée par demi-journée, de la formation. Il doit mentionner les horaires, les pauses, les activités, les intervenants, et les supports utilisés. La forme peut être un tableau, un document texte ou une sortie du logiciel de gestion.
L'auditeur vérifie que le déroulé correspond au programme annoncé et qu'il est adapté au rythme du public. Il s'assure surtout que le déroulé est signé par l'intervenant et, idéalement, par les apprenants, pour prouver qu'il a été réellement suivi.
Les supports de cours ou de formation
Pièce recommandée, mais souvent attendue. Il s'agit du support remis aux apprenants : diaporama, livret, fascicule, ou accès à une plateforme. L'auditeur peut demander à voir un extrait pour vérifier que le contenu est à jour et correspond au programme. Il n'exige pas une version complète pour chaque module, mais un échantillon représentatif.
Pour les formations à distance, le support peut être un écran de la plateforme, un fichier PDF daté ou une capture du parcours e-learning.
Les grilles et modalités d'évaluation
Le dispositif d'évaluation des acquis
Pièce obligatoire. Il peut s'agir d'une grille d'évaluation critériée, d'un questionnaire, d'une mise en situation, d'un QCM, ou de tout autre outil qui permet de mesurer si l'apprenant a atteint les objectifs. Le document doit préciser à quel moment l'évaluation a lieu (en cours, en fin de module, en fin de parcours) et quels sont les critères de réussite.
L'auditeur y cherche la correspondance entre les objectifs du programme et les critères de l'évaluation. Si l'objectif est « être capable de réaliser un bilan comptable », l'évaluation doit porter sur la réalisation d'un bilan comptable, pas sur une question de cours.
Les traces des évaluations réalisées
Pièce recommandée. Ce sont les copies, les résultats, les grilles remplies par l'intervenant, ou tout document qui prouve que l'évaluation a eu lieu. L'auditeur peut demander à voir un échantillon pour une session passée. Il n'attend pas l'intégralité des copies, mais une preuve que l'évaluation a été mise en œuvre.
Le taux de réussite ou de certification
Pièce recommandée, utile pour démontrer l'efficacité du dispositif. Il peut être présenté sous forme de tableau annuel ou de pourcentage par session. L'auditeur l'utilise surtout en complément des autres preuves pour vérifier la cohérence globale.
Les modalités d'accompagnement
Le plan d'accompagnement individuel ou collectif
Pièce recommandée mais fortement attendue, surtout pour les formations longues ou les parcours certifiants. Il s'agit d'un document qui décrit comment l'organisme accompagne l'apprenant avant, pendant et après la formation : tutorat, mentorat, coaching, points d'étape, entretiens individuels, accès à une plateforme d'accompagnement.
L'auditeur vérifie que l'accompagnement est réel, adapté au public (personnes en situation de handicap, public en difficulté, apprenants à distance), et qu'il laisse des traces.
Les traces de l'accompagnement réalisé
Pièce obligatoire si l'accompagnement est mentionné dans la brochure ou le contrat. Ce sont les comptes rendus d'entretien, les échanges de mails, les relevés de connexion sur une plateforme, ou les fiches de suivi individuel. L'auditeur veut voir qu'un accompagnement a eu lieu pour au moins un apprenant par session.
Les pièces spécifiques au distanciel et au mixte
Si la formation est dispensée tout ou partie à distance, l'auditeur attend des preuves supplémentaires. Vous devez produire :
- La description des modalités techniques (plateforme, outil de visioconférence, accès aux ressources) ;
- Les traces de connexion ou de participation des apprenants ;
- Le plan de l'accompagnement à distance (tutorat synchrone ou asynchrone, délai de réponse, disponibilité du formateur).
Pour le mixte, l'auditeur vérifie que les modalités présentiel et distanciel sont articulées de façon cohérente dans le déroulé.
Ce que les organismes oublient le plus souvent
Voici les trois pièces les plus fréquemment absentes lors des audits de l'indicateur 6 :
- Le lien entre le programme et le déroulé réellement suivi. L'organisme a un programme parfait, mais le déroulé signé par l'intervenant mentionne des sujets différents. L'auditeur constate un écart et juge l'indicateur non conforme.
- Les grilles d'évaluation avec critères explicites. Beaucoup d'organismes utilisent des QCM ou des questionnaires sans préciser le seuil de réussite ou les critères de correction. L'auditeur demande alors comment l'évaluation est objective.
- Les traces d'accompagnement. L'organisme annonce un accompagnement personnalisé dans sa brochure, mais ne peut pas montrer un seul compte rendu d'entretien ou un seul échange écrit. L'auditeur considère que l'accompagnement n'a pas eu lieu.
Un autre oubli concerne la datation. Les documents non datés ou sans numéro de version perdent leur valeur probante. L'auditeur peut les considérer comme obsolètes ou non fiables.
Conseil pratique : pour chaque session, constituez un dossier unique qui rassemble le programme, le déroulé signé, la grille d'évaluation remplie, et les traces d'accompagnement. Classez ces dossiers par date. En cas d'audit, vous produisez deux ou trois dossiers représentatifs. L'article déjà publié sur Indicateur 6, l'adéquation des contenus et des modalités : de quoi parle-t-on exactement ? vous donne le cadre général.
Tableau récapitulatif des pièces pour l'indicateur 6
| Pièce | Statut | Forme attendue | Ce que l'auditeur vérifie |
|---|---|---|---|
| Programme de formation détaillé | Obligatoire | Document daté et versionné | Cohérence avec les objectifs annoncés |
| Déroulé pédagogique de la session | Obligatoire | Tableau ou document signé | Correspondance avec le programme |
| Supports de cours | Recommandé | Extrait ou échantillon | Mise à jour et adéquation |
| Dispositif d'évaluation des acquis | Obligatoire | Grille, QCM, mise en situation | Lien objectifs / critères |
| Traces des évaluations | Recommandé | Copies ou résultats | Réalisation de l'évaluation |
| Plan d'accompagnement | Recommandé | Document descriptif | Existence et adaptation |
| Traces de l'accompagnement | Obligatoire si annoncé | Comptes rendus, mails, logs | Mise en œuvre réelle |
Avec un logiciel comme Workbots, la plupart de ces pièces se génèrent en un clic. Votre programme détaillé et votre déroulé pédagogique d'abord, puis vos supports de cours module par module et le livret remis aux apprenants. Vos évaluations sont générées dans la foulée (QCM ou atelier par module, évaluation finale avec sa version corrigée) accompagnées d'un tableau qui relie chaque objectif pédagogique à l'évaluation qui le vérifie.
C'est précisément le maillon que l'auditeur cherche : vos contenus et vos évaluations sortent de la même conception, ils ne peuvent pas diverger.
Si vous souhaitez vérifier que votre dossier est complet avant une échéance, un échange de trente minutes avec un consultant permet de passer en revue vos pièces et d'identifier les manques éventuels.