Que vérifie exactement l'auditeur sur l'indicateur 27 ?
Il vérifie ce que vous avez mis en place pour vous assurer que vos sous-traitants et vos salariés portés respectent le référentiel. Pas leur certification, pas leur réputation : vos dispositions. Le libellé le dit sans détour : « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s'assure du respect de la conformité au présent référentiel. »
Deux précisions commandent toute la préparation.
La première : la non-conformité est ici majeure, même en cas de manquement partiel. Un contrat sans clause qualité, une sélection non documentée ou un pilotage inexistant produisent le même résultat, et vous disposez alors de trois mois pour lever l'écart, avec réexamen par votre certificateur.
La seconde : cet indicateur ne s'applique que si vous sous-traitez réellement. Si vous réalisez l'intégralité de vos prestations en interne, il est déclaré non applicable. Encore faut-il le dire clairement à l'auditeur, et savoir ce que recouvre exactement la sous-traitance, ce qui est le premier sujet de discussion.
Erreur 1 : croire que la responsabilité part avec la prestation
C'est l'erreur de raisonnement qui produit toutes les autres. Confier une action à un autre organisme ne transfère rien : vous restez responsable de la conformité au référentiel pour la totalité de ce que vous vendez.
La conséquence pratique est simple. Un sous-traitant qui anime sans feuille d'émargement conforme, sans évaluation des acquis ou sans information préalable du bénéficiaire crée un écart chez vous. L'auditeur ne va pas le voir lui : il vous demande ce que vous avez fait pour éviter cela.
La correction
Inversez la logique de départ. Pour chaque prestation sous-traitée, demandez-vous quels indicateurs du référentiel sont concernés par ce que fait votre partenaire : l'information du bénéficiaire, l'adaptation, l'émargement, l'évaluation des acquis, la compétence de l'intervenant. Ce sont ces exigences-là que votre contrat doit transmettre.
Erreur 2 : un contrat qui ne dit rien de la qualité
Les contrats de sous-traitance existent presque toujours. Ils parlent du prix, des dates, du lieu, parfois de la confidentialité. Ils ne parlent presque jamais du référentiel, et c'est précisément ce que l'auditeur ouvre en premier.
Un contrat muet sur les exigences qualité ne démontre aucune disposition : il démontre une relation commerciale.
La correction
Ajoutez une clause qualité, courte et précise, qui reprend ce que vous attendez réellement. Elle n'a pas besoin d'être longue, elle doit être tenable.
Formulation utile : « Le sous-traitant s'engage à respecter les exigences du référentiel national qualité applicables aux prestations qui lui sont confiées. À ce titre, il utilise les documents et supports fournis par l'organisme, transmet les feuilles d'émargement signées à l'issue de chaque demi-journée, conduit les évaluations prévues et en communique les résultats, signale sans délai toute difficulté rencontrée par un bénéficiaire, et fournit sur demande les justificatifs de ses qualifications et de ses formations. »
Adaptez les délais à ce que vous tenez réellement. Une clause qui impose une transmission sous vingt-quatre heures alors que vos partenaires envoient sous une semaine crée un écart entre votre engagement et votre pratique, ce qui est exactement ce que l'auditeur cherche.
Erreur 3 : un choix de sous-traitant sans aucune trace
Les éléments de sélection font partie des preuves attendues. Or la plupart des organismes choisissent leurs partenaires par le bouche-à-oreille, ce qui est parfaitement légitime, mais n'en conservent rien.
La question posée en audit est simple : pourquoi celui-là ? Si la réponse tient à une relation de confiance ancienne, elle est recevable, à condition d'être écrite quelque part.
La correction
Une page suffit pour décrire comment vous choisissez, et quelques lignes par partenaire pour justifier le choix. Trois ou quatre critères couvrent l'essentiel : l'expertise du domaine, l'expérience de l'animation, la capacité à fournir les justificatifs demandés, et l'adéquation aux exigences du référentiel.
Conservez ensuite, pour chaque sous-traitant, ce que vous avez vérifié avant de travailler avec lui : son curriculum vitae ou sa plaquette, ses qualifications, son numéro de déclaration d'activité s'il en a un. Ce sont les justificatifs cités dans les preuves attendues.
Erreur 4 : plus rien après la signature
Le contrat règle l'entrée en relation. Le pilotage règle la suite, et c'est lui qui manque presque partout.
Un dossier qui ne contient que des contrats signés démontre que vous avez posé des exigences. Il ne démontre pas que vous vous êtes assuré de leur respect, ce que le libellé demande explicitement.
La correction
Trois éléments suffisent, et vous en produisez déjà deux sans le savoir.
- Les retours des bénéficiaires sur les sessions animées par votre sous-traitant. Vos évaluations de satisfaction existent : exploitez-les partenaire par partenaire, et notez ce que vous en concluez.
- La vérification des pièces à l'issue de chaque session : émargements complets, évaluations transmises, documents utilisés conformes. Une ligne dans un tableau de suivi suffit.
- Un point périodique avec le partenaire, même bref, dont vous conservez la date et les sujets abordés. Un message récapitulatif après un échange téléphonique fait parfaitement l'affaire.
Et si un problème survient, écrivez ce que vous avez fait. Une action corrective tracée vaut mieux qu'un incident passé sous silence : elle démontre que le dispositif fonctionne.
Erreur 5 : oublier le portage salarial
Il figure noir sur blanc dans le libellé, et il n'apparaît dans presque aucun dossier. Beaucoup d'organismes travaillent pourtant avec des formateurs en portage salarial sans avoir identifié que cette situation relève du même indicateur.
Le raisonnement est identique à celui de la sous-traitance : le salarié porté intervient sur votre prestation, vous devez donc démontrer les dispositions prises pour que le référentiel soit respecté.
La correction
Traitez ces intervenants exactement comme vos sous-traitants. La convention ou le contrat de prestation signé avec la société de portage reçoit la même clause qualité, les mêmes justificatifs sont demandés, et le même suivi s'applique. Une ligne dans votre tableau de suivi, au même endroit que les autres.
La question qui revient : mon formateur indépendant est-il un sous-traitant ?
C'est le point qui suscite le plus de discussions, et la réponse dépend de votre organisation réelle plutôt que du statut de la personne.
Le critère pratique tient à ce que porte votre partenaire. S'il réalise tout ou partie d'une action que vous avez vendue, avec ses propres moyens et sa propre organisation pédagogique, vous êtes dans la sous-traitance. S'il intervient à l'intérieur d'une action que vous concevez, pilotez et dont vous fournissez les supports, il se rapproche de l'intervenant externe, traité par les indicateurs consacrés à la compétence des personnels.
Deux conseils pratiques. D'abord, la frontière étant appréciée différemment selon les situations, posez la question à votre certificateur avant l'audit plutôt que pendant. Ensuite, sachez qu'en cas de doute, appliquer les exigences de l'indicateur 27 ne vous pénalise jamais : une clause qualité dans un contrat d'intervenant externe ne sera jamais reprochée, alors que son absence peut l'être.
Le dossier minimal, partenaire par partenaire
Si vous partez de zéro, inutile de bâtir un système. Un dossier par sous-traitant, contenant quatre pièces, répond à l'ensemble des preuves attendues.
Le contrat signé, avec sa clause qualité. C'est la pièce que l'auditeur ouvre en premier, et souvent la seule qui existe.
Les justificatifs recueillis avant de travailler ensemble : curriculum vitae, qualifications, numéro de déclaration d'activité le cas échéant. Ce sont eux qui documentent votre sélection.
La trace du choix, en trois lignes : ce que vous avez vérifié, et pourquoi ce partenaire convient pour cette prestation. Datée.
Le suivi : les retours des bénéficiaires exploités, le contrôle des pièces transmises, et la date de votre dernier échange. C'est la pièce qui transforme un classeur en démonstration.
Quatre documents par partenaire, et le dossier est complet. Sur trois sous-traitants réguliers, cela représente une matinée de travail, une fois, puis quelques lignes après chaque session.
Ce que l'indicateur 27 ne vous demande pas
Quatre exigences imaginaires circulent et coûtent parfois des partenariats inutilement abandonnés.
- La certification Qualiopi de votre sous-traitant n'est pas exigée, sauf lorsqu'une disposition légale l'impose. C'est vous qui restez responsable de la conformité, ce qui explique précisément l'existence de cet indicateur.
- Aucun modèle de contrat n'est imposé. Votre contrat habituel, complété d'une clause qualité, suffit.
- Aucun audit de vos sous-traitants n'est requis. Le pilotage attendu repose sur ce que vous observez déjà : retours des bénéficiaires, pièces transmises, échanges.
- Aucun nombre minimal de vérifications n'est fixé. C'est la régularité que vous annoncez qui vous engage.
À l'inverse, deux exigences bien réelles manquent presque toujours : la trace de la sélection, et la preuve du suivi après la signature.
Le tableau des cinq erreurs
| L'erreur | Ce que l'auditeur constate | La correction |
|---|---|---|
| Croire que la responsabilité se délègue | Aucune exigence transmise au partenaire | Lister les indicateurs concernés par la prestation confiée |
| Un contrat muet sur la qualité | Un contrat purement commercial | Une clause qualité courte et tenable |
| Une sélection non documentée | Aucune réponse à la question « pourquoi celui-là » | Des critères écrits et les justificatifs recueillis |
| Aucun pilotage après signature | Des contrats signés et rien d'autre | Retours des bénéficiaires, contrôle des pièces, point périodique |
| Le portage salarial oublié | Une situation non traitée alors qu'elle est citée | Le même traitement que la sous-traitance |
Ce qui se passe quand l'indicateur ne s'applique pas
Si vous réalisez l'intégralité de vos prestations en interne, l'indicateur est déclaré non applicable, et c'est une situation parfaitement normale qui ne pénalise en rien votre certification.
Deux précautions valent d'être prises. La première : dites-le explicitement à votre auditeur, et sachez le justifier. Un indicateur laissé sans réponse et un indicateur déclaré non applicable ne produisent pas le même effet.
La seconde est plus importante, parce qu'elle prend au dépourvu. Votre situation peut changer en cours de cycle : un pic d'activité, une compétence que vous n'avez pas en interne, un marché qui vous impose un partenaire. Le jour où vous confiez une prestation à un tiers, l'indicateur redevient applicable, et votre audit de surveillance l'examinera.
La parade tient en une phrase : préparez votre clause qualité et votre modèle de contrat avant d'en avoir besoin. Rédigés à froid, ils vous prennent une heure. Rédigés dans l'urgence d'une session à couvrir, ils sont oubliés.
Encadrer vos sous-traitants avec Workbots Formations
Sur cet indicateur, la difficulté tient rarement à la rédaction du contrat : elle tient à sa production systématique et à la trace de ce qui suit. C'est ce que le logiciel Workbots prend en charge.
Le contrat de sous-traitance est généré automatiquement à la création d'une session dès qu'un intervenant externe y est assigné, avec la fiche de mission associée, tous deux établis à partir de vos modèles : la clause qualité que vous y inscrivez une fois se retrouve donc sur tous les contrats suivants. Ces documents partent en signature électronique conforme au règlement eIDAS, un tableau de suivi affiche ce qui est signé et ce qui ne l'est pas, et des relances automatiques prennent en charge les documents en attente.
Pour la sélection, la base Intervenants du module Mes données conserve pour chaque partenaire ses spécialités, ses disponibilités, son curriculum vitae et ses qualifications, avec une recherche multicritère. Les justificatifs que vous recueillez ensuite se déposent dans la gestion documentaire, avec export en PDF pour l'audit.
Pour le pilotage, les évaluations à chaud et à froid remontent les retours des bénéficiaires session par session, les courriels échangés sont archivés et horodatés avec leur statut de délivrance et d'ouverture, et le module Améliorations permet de suivre une action corrective avec un responsable et une échéance. Enfin, l'Auditeur IA génère un dossier de preuves indicateur par indicateur.
À retenir : sur l'indicateur 27, toute non-conformité est majeure. La certification de votre sous-traitant n'est pas exigée, c'est vous qui restez responsable, et l'auditeur examine donc vos dispositions : une clause qualité dans le contrat, une trace du choix, et la preuve que vous avez vérifié quelque chose après la signature. Cette dernière pièce est celle qui manque dans la quasi-totalité des dossiers.