L'indicateur 27 fait partie du critère 6 du référentiel national Qualiopi, consacré à l'environnement professionnel. Il cible spécifiquement les relations de sous-traitance et le portage salarial. Sa bonne maîtrise est essentielle car une non-conformité sur ce point est majeure, c'est-à-dire qu'elle peut entraîner un refus ou un retrait de certification.
Qu'est-ce que l'indicateur 27 ?
L'indicateur 27 est intitulé : « L'organisme de formation justifie, pour les activités qu'il confie à des sous-traitants ou à des personnes physiques ou morales recourant au portage salarial, des contrats de sous-traitance et des modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants. » En une phrase, il vous demande de prouver que vous avez signé des contrats écrits avec vos sous-traitants, que vous les avez sélectionnés selon des critères objectifs, et que vous assurez un suivi régulier de leur travail.
Cet indicateur s'applique à tout organisme de formation qui confie une partie de ses actions de formation à un tiers. Il ne concerne pas les prestations ponctuelles d'intervenants salariés (ceux-ci relèvent de contrats de travail). Il concerne spécifiquement la sous-traitance au sens juridique, c'est-à-dire un contrat par lequel le sous-traitant réalise une partie de la prestation de formation pour le compte de l'organisme donneur d'ordre.
Ce qu'il faut retenir : Tout organisme qui externalise tout ou partie de ses actions de formation doit pouvoir démontrer qu'il a un contrat écrit, une procédure de sélection et un suivi des sous-traitants.
Périmètre exact : à qui s'applique-t-il ?
L'indicateur 27 s'applique à :
- toute sous-traitance de formation, y compris si elle concerne une partie seulement du programme ;
- le recours à des personnes physiques ou morales via le portage salarial ;
- les activités confiées à des organismes partenaires avec lesquels vous avez signé une convention de sous-traitance.
Il ne s'applique pas à :
- vos propres salariés (formateurs employés directement) ;
- les simples interventions ponctuelles sans contrat de sous-traitance formel (mais attention : toute prestation régulière nécessite un contrat) ;
- les prestations intellectuelles hors champ de la formation (conseil, audit, etc.).
Le portage salarial est un cas particulier : le formateur porté n'est pas un sous-traitant mais un salarié d'une société de portage. Cependant, pour Qualiopi, l'organisme qui fait appel à un porté doit traiter cette relation comme de la sous-traitance : contrat de sous-traitance avec la société de portage, sélection, pilotage. Le portage salarial est donc inclus dans le périmètre de l'indicateur 27.
Exemple concret : la sélection et le pilotage d'un sous-traitant
Prenons le cas d'un organisme de formation qui ne dispose pas d'un formateur spécialisé en comptabilité et décide de sous-traiter ce module à un organisme partenaire. Comment se préparer à l'indicateur 27 ?
Étape 1 : Sélection du sous-traitant. L'organisme doit documenter les critères de choix : vérification des certifications, des références, des tarifs, de la disponibilité. Par exemple, il peut demander un CV, un extrait Kbis, une attestation Qualiopi si le sous-traitant est certifié. Conservez une grille d'évaluation et la justification du choix.
Étape 2 : Contrat de sous-traitance. Signez un contrat écrit décrivant les prestations attendues, les modalités financières, les responsabilités, les clauses de propriété intellectuelle, la gestion des données personnelles. Le contrat doit être signé avant le début de la prestation.
Étape 3 : Pilotage. Mettez en place un suivi continu : échanges réguliers, bilan de fin de session, évaluation de la satisfaction des apprenants, vérification des émargements et des feuilles de présence. Tout doit être tracé.
Pour l'audit, vous devrez présenter ces trois éléments : contrat, preuve de sélection, preuve de pilotage.
Quelle différence avec le portage salarial ?
Le portage salarial est un dispositif qui permet à un formateur indépendant de bénéficier du statut de salarié via une société de portage. L'organisme de formation passe alors un contrat de prestation avec la société de portage, et non avec le formateur directement. Pour l'indicateur 27, cette relation est traitée comme de la sous-traitance : vous devez avoir un contrat avec la société de portage, et démontrer que vous avez sélectionné cette société selon des critères objectifs et que vous pilotez la prestation.
| Critère | Sous-traitance classique | Portage salarial |
|---|---|---|
| Partie contractuelle | Sous-traitant (organisme ou indépendant) | Société de portage |
| Contrat signé avec | Le sous-traitant directement | La société de portage |
| Statut du formateur | Indépendant ou entreprise | Salarié de la société de portage |
| Exigences indicateur 27 | Contrat, sélection, pilotage | Contrat avec société de portage, sélection, pilotage |
Le portage salarial n'est pas interdit, mais il nécessite une vigilance particulière car l'auditeur pourra demander à voir le contrat de sous-traitance avec la société de portage, ainsi que les preuves de suivi du formateur porté. Ne confondez pas contrat de travail (pour un salarié) et contrat de sous-traitance (pour un porté).
Les conséquences d'un manquement : non-conformité majeure
L'indicateur 27 est l'un des points sensibles du référentiel. Un audit peut relever une non-conformité majeure si :
- aucun contrat de sous-traitance n'est présenté ;
- le contrat existe mais ne couvre pas les éléments essentiels ;
- aucune trace de sélection ou de pilotage n'est fournie ;
- le portage salarial est traité comme un simple contrat de travail.
Une non-conformité majeure entraîne un délai maximum de six mois pour la corriger, conformément au référentiel. Si elle n'est pas levée dans les délais, la certification peut être suspendue ou retirée. Mieux vaut donc anticiper.
Comment se préparer à l'audit pour l'indicateur 27 ?
Voici une checklist des documents à préparer :
- Liste de tous les sous-traitants utilisés (y compris les sociétés de portage).
- Pour chaque sous-traitant : un contrat signé.
- Une procédure écrite de sélection des sous-traitants (critères, méthode d'évaluation, exemple de grille utilisée).
- Des preuves de pilotage : comptes rendus de réunions, échanges e-mails, évaluations des apprenants, bilans de suivi.
- Si portage salarial : contrat de prestation avec la société de portage, justificatif du choix de cette société, preuves de suivi du formateur porté.
Nous avons également consacré une page dédiée à cet indicateur : Indicateur 27, la sous-traitance et le portage salarial, où vous trouverez des détails complémentaires et des ressources.
Conclusion : anticipez dès maintenant
L'indicateur 27 est simple à comprendre mais exige une rigueur administrative. En préparant vos contrats, vos critères de sélection et vos outils de pilotage, vous éviterez une non-conformité majeure.
Avec un logiciel comme Workbots, le contrat de sous-traitance est généré dès que vous assignez un intervenant externe à une session, puis envoyé à la signature électronique. Sa fiche de mission part avec. Le document le plus scruté de cet indicateur est donc signé avant le début de la prestation, comme le référentiel l'exige.
Si vous souhaitez échanger sur votre situation spécifique et vérifier que vos pratiques sont conformes, un entretien court de trente minutes peut suffire à faire le point.