Que doit contenir un contrat de sous-traitance ?
Il identifie les parties, délimite l'objet, liste les moyens et les livrables attendus, fixe la durée et le prix, porte les engagements qualité du prestataire et renvoie à une annexe sur les données personnelles. Six rubriques, dont la cinquième est celle que l'indicateur 27 vient chercher, et celle qui manque presque toujours.
Le libellé est le suivant : « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s'assure du respect de la conformité au présent référentiel. » Le niveau attendu demande de démontrer les dispositions mises en œuvre pour s'assurer que le sous-traitant ou le salarié porté respecte le référentiel. L'auditeur ne contrôle donc pas votre prestataire, il contrôle ce que vous avez mis en place pour l'encadrer.
Deux précisions avant de commencer. La gravité d'abord : la non-conformité est ici exclusivement majeure, même partielle, et vous disposez de trois mois pour lever l'écart, avec réexamen par votre certificateur. Le périmètre ensuite : le référentiel n'impose pas que votre sous-traitant soit certifié Qualiopi. La responsabilité de la qualité reste la vôtre, du premier au dernier maillon, comme le rappelle le guide de lecture publié par le ministère du Travail.
Rubrique 1 : l'identification des parties
Pour vous, donneur d'ordre : raison sociale, forme juridique, siège, SIRET, numéro de déclaration d'activité et région d'enregistrement, représentant légal et sa fonction. Pour le prestataire : les mêmes informations, son numéro de déclaration s'il en détient un, et son statut exact, société, entrepreneur individuel, micro-entrepreneur ou société de portage.
Cette rubrique paraît formelle, elle ne l'est pas. Le statut commande la suite : un micro-entrepreneur, un formateur en portage et une société de formation ne vous transmettent pas les mêmes pièces.
Rubrique 2 : l'objet, qui fixe le périmètre de votre audit
C'est la rubrique la plus rentable du contrat, parce qu'elle décide de ce que l'auditeur ira regarder. Un objet vague du type « prestation de formation » ouvre la porte à un contrôle élargi : faute de savoir ce que vous avez délégué, l'auditeur vérifiera tous les indicateurs comme si la prestation avait été réalisée en interne.
Un objet utile nomme l'action, le public et la durée, puis dit ce que vous gardez. Par exemple : « Le prestataire assure l'animation du module Gestes et postures, d'une durée de sept heures, auprès de groupes de douze stagiaires maximum. La conception du programme, l'analyse du besoin, la convocation des stagiaires et la délivrance des attestations restent assurées par le donneur d'ordre. »
La seconde phrase vaut autant que la première : sans elle, vous devrez prouver que votre sous-traitant analyse les besoins et adapte ses parcours, alors que c'est vous qui le faites.
Rubrique 3 : les moyens et les livrables attendus
Les moyens disent avec quoi le prestataire travaille : qui fournit le support de cours, le matériel et la salle, qui ouvre la classe virtuelle à distance. La rubrique paraît accessoire jusqu'au jour où un formateur arrive avec son propre support, que personne n'a relu.
Les livrables disent ce qu'il vous rend, et sous quel délai : la feuille d'émargement signée par demi-journée, les résultats des évaluations des acquis, un bilan écrit du déroulement, « dans les cinq jours ouvrés suivant la fin de chaque session ». Sans ce délai écrit, vous courez après les émargements trois semaines plus tard, et l'indicateur 12 en pâtit autant que le 27.
Ajoutez-y les conditions de suivi : un point avant la première session, la transmission des évaluations de satisfaction au prestataire, un bilan annuel si la collaboration se répète. Elles forment une bonne part de la preuve de pilotage attendue.
Rubrique 4 : la durée, le prix et le règlement
Pour une intervention ponctuelle, indiquez les dates de la session. Pour une collaboration régulière, prévoyez un contrat-cadre à durée déterminée et des fiches de mission successives reprenant chacune les dates, le lieu et le volume horaire. Vous évitez ainsi de rejouer les clauses qualité à chaque session.
Le prix se dit en unité de compte claire : montant horaire, par journée ou forfait par session, hors taxes et toutes taxes comprises, frais de déplacement inclus ou en sus. Rattacher le règlement à la remise des livrables est légitime, et plus efficace que n'importe quelle relance : « sous réserve de la transmission complète des documents mentionnés à l'article 4 ».
Rubrique 5 : les engagements qualité du prestataire
Un contrat téléchargé sur un site généraliste couvre l'objet, le prix et la responsabilité civile. Il ne dit rien du référentiel national qualité, qui est précisément ce que l'auditeur vient lire. Trois engagements comblent ce manque.
Le premier est l'engagement de conformité : le prestataire déclare avoir pris connaissance du référentiel et s'engage à respecter les exigences qui concernent son intervention. Annexez la liste des indicateurs concernés, ou la procédure interne que vous lui remettez.
Le deuxième est l'engagement de compétence, qui fait le lien avec les indicateurs 21 et 22. Une clause courte y suffit : « Le prestataire fournit au donneur d'ordre, à la signature puis annuellement, son curriculum vitae actualisé et les justificatifs des actions de développement de compétences suivies au cours des douze derniers mois. »
Le troisième est le droit de regard : vous vous réservez la faculté d'assister à une session, de consulter les supports et d'en demander la mise à jour. Prévoyez aussi la conduite à tenir en cas de réclamation d'un stagiaire, et le sort du contrat en cas de manquement répété.
Rubrique 6 : les données personnelles
Dès que votre prestataire reçoit une liste de stagiaires, il traite des données personnelles pour votre compte, et le règlement général sur la protection des données impose un acte juridique écrit, dont l'article 28 fixe le contenu.
Cette annexe précise l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les catégories de données et de personnes concernées. Elle impose ensuite au prestataire de n'agir que sur instruction documentée, de garantir la confidentialité des personnes habilitées, de ne recourir à aucun autre sous-traitant sans votre autorisation écrite, de vous assister en cas de violation de données, et de restituer ou supprimer les données à la fin du contrat.
Une annexe vaut mieux qu'une série de clauses dans le corps du contrat : elle se met à jour sans rouvrir le reste. Complétez-la d'une clause disant qui possède les supports produits pendant la mission.
Ce que l'auditeur demande, dans l'ordre
Il commence par la liste de vos sous-traitants et de vos formateurs en portage sur la période. S'il n'en existe pas, il la reconstitue à partir de vos sessions, et cette reconstitution est rarement à votre avantage.
Il ouvre ensuite un contrat au hasard et cherche la rubrique qualité. Puis il demande ce qui prouve que cette rubrique vit : le curriculum vitae reçu l'an dernier, le justificatif de formation, le compte rendu du point annuel. C'est là que la plupart des dossiers s'arrêtent : la clause existe, rien ne l'a suivie.
Il termine par vos éléments de sélection : comment avez-vous choisi ce prestataire plutôt qu'un autre ? Une grille de trois ou quatre critères, datée et signée, suffit à répondre.
Le tableau des six rubriques
| La rubrique | Ce que constate l'auditeur quand elle manque | La formulation qui règle le problème |
|---|---|---|
| L'identification des parties | Un prestataire connu par son seul nom | SIRET, numéro de déclaration, statut juridique |
| L'objet | Tous les indicateurs contrôlés comme en interne | Ce qui est délégué, puis ce qui reste chez vous |
| Les moyens et livrables | Des émargements réclamés trois semaines après | Les pièces attendues et leur délai en jours ouvrés |
| La durée et le prix | Un prix sans unité de compte ni déclencheur | Le règlement conditionné à la remise des pièces |
| Les engagements qualité | Aucune mention du référentiel, cas le plus fréquent | Conformité, curriculum vitae annuel, droit de regard |
| Les données personnelles | Une clause de confidentialité seule | Une annexe reprenant l'article 28 du RGPD |
Le contrat de portage salarial est rédigé par l'entreprise de portage
Ce n'est pas vous qui l'écrivez. L'entreprise de portage conclut avec vous, entreprise cliente, un contrat commercial de prestation de portage salarial, au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant le début de la prestation. Vous en recevez copie, et c'est cette copie qui constitue votre preuve.
L'article L1254-23 du code du travail en fixe les mentions : l'identité du salarié porté, le descriptif de ses compétences, de ses qualifications et de ses domaines d'expertise, la description de la prestation et ses conditions d'exécution, la date du terme ou la durée, le prix, votre responsabilité en matière de santé, de sécurité et de durée du travail, les équipements de protection éventuellement fournis, l'identité du garant financier de l'entreprise de portage et le nom de son assureur en responsabilité civile professionnelle.
Vérifiez la deuxième mention avant de classer le document : elle décrit les compétences du formateur, et l'auditeur la rapprochera de l'indicateur 21. Si elle tient en une ligne, demandez à l'entreprise de portage de la compléter, et rangez le curriculum vitae du salarié porté à côté du contrat.
Les règles qui s'ajoutent sur le CPF
Si vos actions sont financées par le compte personnel de formation, la règle sur la certification s'inverse. Le décret du 28 décembre 2023 encadre la sous-traitance sur Mon Compte Formation, pour les contrats conclus à compter du 1er avril 2024.
Le sous-traitant doit être déclaré et certifié Qualiopi, sauf s'il relève du régime micro-social et réalise moins de 77 700 euros de chiffre d'affaires annuel. Le contrat écrit devient obligatoire et son contenu est fixé : missions confiées, contenu et modalités de sanction de la formation, moyens pédagogiques, conditions de réalisation et de suivi, durée et montant. Il doit pouvoir être produit à la Caisse des dépôts sur demande.
Deux limites s'ajoutent. La part sous-traitée ne peut dépasser 80 % du chiffre d'affaires réalisé sur la plateforme : vous réalisez vous-même au moins un cinquième de votre activité. Et la sous-traitance en cascade est interdite : votre prestataire ne peut pas déléguer à son tour. Les modalités déclaratives figurent sur le portail d'information des organismes de formation.
Par où commencer si vos contrats sont à reprendre
Ne reprenez pas tout. Commencez par un modèle unique, avec les six rubriques et l'annexe. Une demi-journée suffit à l'écrire, et il règle tous vos contrats à venir.
Reprenez ensuite les collaborations en cours, par ordre de volume : le formateur qui anime trente jours par an avant celui qui en anime un. Un avenant d'une page portant les engagements qualité vaut un contrat refait, et se signe en deux minutes.
Réclamez enfin les pièces manquantes : avis de situation SIRENE, récépissé de déclaration d'activité, attestation de vigilance URSSAF, attestation de responsabilité civile professionnelle, curriculum vitae et diplômes. Avant la prochaine session : une fois passée, elles n'arrivent plus.
Générer vos contrats de sous-traitance avec Workbots Formations
La difficulté de cet indicateur tient rarement à la rédaction, qui se fait une fois : elle tient à retrouver, deux ans plus tard, lequel de vos formateurs externes a signé quelle version, et si son assurance court toujours. C'est ce que le logiciel Workbots prend en charge.
Le contrat de sous-traitance et la fiche de mission de l'intervenant se génèrent directement depuis la session, avec vos modèles et votre charte. Le contrat part ensuite en signature électronique conforme au règlement eIDAS, et un tableau de suivi affiche ce qui est en brouillon, en attente et signé, avec des relances automatiques pour ce qui traîne. Une automatisation dédiée à cette signature se déclenche dès la génération du document.
La base Intervenants conserve pour chaque prestataire son curriculum vitae et ses qualifications, ce qui répond à l'engagement de compétence en même temps qu'aux indicateurs 21 et 22. Le jour de l'audit, le dossier s'exporte en PDF depuis la gestion documentaire.
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