Indicateur 20, les personnels dédiés en CFA : quelles preuves fournir à l'auditeur ?

L'indicateur 20 du référentiel national qualité, consultable sur la page Indicateur 20, les personnels dédiés en CFA, impose de démontrer que le centre de formation d'apprentis dispose de trois types de personnels dédiés. Chacun répond à une obligation réglementaire distincte et l'auditeur attend des preuves spécifiques.

Le conseil de perfectionnement

Instance obligatoire dans tout CFA, le conseil de perfectionnement réunit au moins une fois par an des représentants des employeurs, des salariés, des apprenants et de l'équipe pédagogique. L'auditeur cherche à vérifier sa composition, sa fréquence de réunion et les sujets traités. Les pièces à fournir sont :

• la liste nominative des membres avec leur qualité (employeur, salarié, apprenant, formateur, direction) ;
• les convocations aux réunions, datées et signées ;
• les comptes rendus ou procès-verbaux, incluant les décisions prises et les suites données.

Ces documents doivent être à jour de la dernière réunion tenue avant l'audit. L'absence de conseil de perfectionnement ou des comptes rendus lacunaires constitue un écart majeur.

La personne dédiée à la mobilité

Depuis la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, chaque CFA doit désigner un référent mobilité. Ce responsable accompagne les apprentis dans leurs projets de mobilité nationale ou internationale. Les preuves attendues sont :

• la nomination écrite du référent (lettre de mission, fiche de poste, décision de direction) ;
• les actions menées : conventions de mobilité, réunions d'information, suivi des apprenants partants ;
• les outils utilisés : guide mobilité, plateforme de suivi, communication interne.

L'auditeur vérifie que le référent est réellement opérationnel, et pas seulement nommé sur le papier. Les pièces doivent couvrir l'année en cours et, si possible, l'année précédente.

Le référent handicap

Obligatoire depuis la loi de 2005, le référent handicap est le point d'entrée pour l'accueil, l'accompagnement et l'orientation des apprenants en situation de handicap. Les preuves à présenter sont :

• la désignation du référent (décision de direction, fiche de mission) ;
• son parcours de formation sur le handicap (attestations, certifications) ;
• les actions réalisées : adaptations pédagogiques, partenariats avec des structures spécialisées, suivi individualisé ;
• les traces de ses interventions : entretiens, bilans, statistiques anonymisées.

L'auditeur s'assure que le référent dispose des compétences nécessaires et exerce sa mission de manière continue. Une simple mention dans l'organigramme ne suffit pas.

Le tableau ci-dessous récapitule les documents à préparer pour chaque catégorie. Il distingue ce qui est obligatoire de ce qui est fortement recommandé pour sécuriser l'audit.

Ce tableau vous permet de vérifier en un coup d'œil les documents à rassembler. L'article Indicateur 20 Qualiopi : que sont les personnels dédiés en CFA ? détaille le cadre réglementaire si vous souhaitez approfondir.

Au-delà des documents obligatoires, certaines pièces peuvent consolider votre démonstration et éviter les demandes de complément lors de l'audit. Voici les plus utiles :

• Les procédures internes : un guide du conseil de perfectionnement, une procédure de saisine du référent handicap, un processus de mobilité écrit.
• Les évaluations : questionnaire de satisfaction des apprenants sur le conseil de perfectionnement, retour sur les actions mobilité.
• Les communications internes : affiches, emails, articles de newsletter présentant le référent handicap ou la mobilité.
• Les traces de réunions avec les partenaires : comptes rendus de rencontres avec le service public de l'emploi, les missions locales, les associations handicap.

Ces éléments montrent que les personnels dédiés ne sont pas des coquilles vides. L'auditeur apprécie la démarche qualité globale que vous mettez en place.

Lors des audits, plusieurs CFA se voient noter un écart sur l'indicateur 20 parce qu'ils ont négligé certaines pièces. Voici les oublis les plus courants :

1. L'absence de preuve de nomination pour le référent mobilité : beaucoup d'organismes pensent que le simple fait d'avoir un salarié chargé de la mobilité suffit. L'auditeur demande un document officiel.
2. Le compte rendu du conseil de perfectionnement non signé : un compte rendu anonyme ou non validé par les membres perd sa valeur probante.
3. La formation du référent handicap non documentée : même si le référant est compétent, sans attestation de formation, l'auditeur peut considérer que la mission n'est pas exercée en connaissance de cause.
4. Les convocations du conseil de perfectionnement non datées ou sans accusé de réception : l'auditeur veut vérifier le respect des délais et la réalité de la réunion.
5. L'absence de bilan annuel des actions mobilité : une simple liste d'apprenants partis ne suffit pas ; il faut un document synthétique évaluant les résultats.

Chacun de ces oublis peut être corrigé avant l'audit. Préparez un dossier structuré par catégorie, avec des copies facilement accessibles. 

Avec un logiciel comme Workbots, votre conseil de perfectionnement dispose de son propre espace : vous y ajoutez nommément chaque membre, avec sa fonction et sa structure d'appartenance. La composition que l'auditeur réclame en premier est donc toujours à jour. Votre référent handicap, lui, est renseigné dans votre organigramme et s'affiche sur votre catalogue en ligne, ce qui vous donne la preuve de diffusion.

L'indicateur 20 exige une preuve tangible de l'existence et de l'activité des trois personnels dédiés. En rassemblant les documents listés, en vous assurant de leur fraîcheur et en évitant les oublis fréquents, vous aborderez l'audit sereinement. Un échange de 30 minutes avec un expert Qualiopi peut vous aider à vérifier votre dossier point par point.