De quoi parle l'indicateur 17 ?
L'indicateur 17 du critère 4 (Moyens) du référentiel national qualité évalue la capacité de l'organisme de formation à disposer des moyens humains et matériels nécessaires à la prestation. Il ne s'agit pas seulement de posséder un local ou un ordinateur : l'auditeur attend des preuves tangibles que ces moyens sont adaptés, accessibles et sécurisés. Le référentiel exige que vous démontriez la conformité de vos locaux, de votre équipement, de votre accessibilité et de votre gestion des risques. Les pièces à fournir couvrent quatre domaines : le local, l'accessibilité, la sécurité et le matériel pédagogique.
Les pièces obligatoires pour l'audit
Voici les documents que l'auditeur examine systématiquement. Pour chacun, nous précisons la forme attendue, la fraîcheur exigée et ce que l'auditeur vérifie. Un tableau récapitulatif vous permettra de tout cocher avant votre audit.
| Pièce | Forme attendue | Fraîcheur | Ce que l'auditeur cherche |
|---|---|---|---|
| Bail ou justificatif de local | Contrat de location, titre de propriété ou convention de mise à disposition | En cours de validité (date de signature dans les 3 ans maximum recommandé) | Votre local est régulièrement occupé et déclaré. Il doit être conforme aux règles ERP si vous recevez du public. |
| Registre public d'accessibilité | Document conforme au décret n°2023-1327 (format CERFA ou équivalent) | Mis à jour dans les 3 mois suivant tout changement de situation | Vous respectez l'obligation d'accessibilité des établissements recevant du public (ERP). Le registre mentionne les actions menées et la date de la dernière évaluation. |
| Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) | Document unique daté et signé, avec inventaire des risques et plan d'action | Actualisé au moins une fois par an (ou lors de toute modification notable) | Vous avez identifié les risques liés à vos activités (ex. troubles musculo-squelettiques, risques électriques) et mis en place des mesures de prévention. |
| Inventaire du matériel pédagogique | Liste datée (tableau ou feuille) détaillant le matériel disponible (ordinateurs, vidéoprojecteurs, logiciels, etc.) | De préférence dans les 6 mois précédant l'audit | Le matériel est en état de fonctionnement et adapté aux formations dispensées. L'auditeur peut demander une visite sur site. |
| Preuve d'accès aux plateformes LMS et aides à la connexion | Copies d'écran, contrat avec l'éditeur, relevé de connexion, ou attestation de fournisseur d'accès | En vigueur au moment de l'audit | Les apprenants disposent d'un accès fonctionnel aux ressources en ligne et, si nécessaire, d'aides (connexion internet, prêt de matériel). |
Le bail ou justificatif de local
Le premier document demandé est la preuve que vous disposez d'un local où se déroulent les formations ou où sont stockés les équipements. Il peut s'agir d'un bail commercial, d'un titre de propriété, d'une convention de mise à disposition gratuite ou d'un contrat de location de salle. L'auditeur vérifie que le document est signé et daté, et que le local est adapté à l'effectif et aux activités déclarées. Si vous travaillez en nomade, vous devez justifier de l'accès à un espace professionnel (coworking, location ponctuelle). La fraîcheur recommandée est un document en cours de validité, de préférence signé depuis moins de trois ans.
Le registre public d'accessibilité
Depuis le 1er janvier 2023, tout ERP de 5e catégorie (locaux recevant du public, même de petite taille) doit tenir un registre public d'accessibilité. Ce document, obligatoire, liste les actions menées pour rendre vos locaux accessibles aux personnes handicapées. Il doit mentionner la date de la dernière évaluation, les travaux réalisés ou programmés, et les voies de recours pour les usagers. L'auditeur s'assure que le registre est à jour et visible (affiché dans l'accueil ou disponible en version numérique). Une absence de registre est un motif de non-conformité.
Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
Le DUERP est obligatoire pour tout organisme employant au moins un salarié. Même si vous êtes indépendant, vous devez pouvoir justifier d'une évaluation des risques (article R.4121-1 du code du travail). Ce document liste les dangers identifiés dans vos locaux (circulation, mobilier, équipements électriques) et les mesures de prévention adoptées. L'auditeur vérifie qu'il est daté, signé et actualisé (au moins une fois par an). Pour les formateurs non-employeurs, un DUERP simplifié suffit, mais il doit exister.
La preuve de matériel adéquat
Vous devez démontrer que le matériel pédagogique (ordinateurs, tableaux, vidéoprojecteurs, logiciels, etc.) est en quantité suffisante et en état de fonctionnement. L'auditeur peut demander une visite de vos locaux. Préparez un inventaire daté (dans les six mois) détaillant chaque équipement, son état et son usage. Si vous utilisez du matériel loué ou prêté, joignez un contrat ou une attestation. Pour les formations à distance, l'inventaire inclut les plateformes et les outils numériques.
Les plateformes LMS et aides à la connexion
Si vos formations sont dispensées en tout ou partie à distance, vous devez prouver que vos apprenants ont accès à un learning management system (LMS) fonctionnel. Fournissez une copie d'écran de la plateforme avec un identifiant de test, un contrat avec l'éditeur, ou un relevé de connexion des apprenants. L'auditeur vérifie aussi que vous avez prévu des aides à la connexion (prêt de matériel, accès internet, tutoriel) pour les apprenants qui en auraient besoin. Une simple déclaration ne suffit pas : il faut une preuve documentée (ex. charte d'utilisation, attestation de fournisseur).
Les pièces recommandées mais non exigées
Certains documents ne sont pas obligatoires au sens du référentiel, mais ils renforcent votre dossier et montrent une démarche proactive. L'auditeur peut les apprécier en marge de l'indicateur 17.
- Plan de formation des intervenants : même si l'indicateur 17 ne porte pas sur les compétences des formateurs, un document listant les formations suivies par votre équipe pour utiliser les outils matériels (ex. utilisation du vidéoprojecteur, maîtrise du LMS) peut être joint.
- Charte d'utilisation du matériel : pour les organismes qui prêtent du matériel aux apprenants, une charte signée prouve que vous informez des règles de bon usage et de sécurité.
- Attestation d'assurance des locaux et du matériel : même si non demandée explicitement, elle rassure sur la gestion des risques.
- Photos des locaux et du matériel : un petit dossier photographique daté peut compléter l'inventaire, surtout si l'auditeur ne peut pas se déplacer.
Ce que les organismes oublient le plus souvent
L'expérience des audits montre que certains documents sont régulièrement absents ou incomplets. Voici les pièces les plus fréquemment oubliées pour l'indicateur 17 :
- Le registre public d'accessibilité : Beaucoup d'organismes pensent que cette obligation ne concerne que les grands centres. Or, tout ERP de 5e catégorie doit le tenir. Son absence est une non-conformité fréquente.
- Le DUERP pour les indépendants : Les formateurs non-employeurs négligent souvent le document unique, estimant qu'ils n'ont pas de salariés. Pourtant, l'obligation existe pour tout travailleur, même seul.
- Les preuves d'aides à la connexion : Pour le distanciel, les organismes fournissent la plateforme mais oublient de documenter les aides mises en place (prêt de matériel, accès internet, assistance technique). L'auditeur considère alors que l'accessibilité numérique n'est pas garantie.
- La mise à jour annuelle du DUERP et du registre d'accessibilité : Les documents existent mais datent de plusieurs années. L'auditeur les considère comme non conformes.
- L'inventaire du matériel sans date : Une simple liste non datée ne prouve pas que le matériel est toujours disponible au moment de l'audit.
Pour éviter ces oublis, nous vous conseillons de constituer un dossier dédié à l'indicateur 17, avec une vérification semestrielle des dates de validité.
Comment organiser vos preuves pour l'auditeur
L'auditeur n'a pas le temps de fouiller dans des classeurs désordonnés. Préparez un dossier thématique avec une section pour chaque type de preuve. Classez les documents par ordre logique : bail, registre d'accessibilité, DUERP, inventaire, preuves LMS. Ajoutez un index ou un sommaire. Pour les pièces numériques, rassemblez-les dans un dossier nommé « Indicateur 17 : Moyens humains et matériels » et vérifiez que chaque fichier est lisible (pas de mot de passe, pas de format exotique).
Avec un logiciel comme Workbots, chaque lieu de formation est enregistré avec sa propre checklist de conformité : surface adaptée au nombre d'apprenants, conformité ERP, ventilation, et les autres points que l'auditeur va vérifier. Vous y rattachez directement les documents du lieu (bail, contrat de location, convention d'occupation). Le jour de l'audit, vous ouvrez la fiche du lieu et tout y est.
Enfin, n'oubliez pas que l'indicateur 17 est lié à l'indicateur 16 (moyens pédagogiques) : certains documents peuvent être utilisés pour les deux. Consultez notre article Indicateur 17, les moyens humains et matériels : de quoi parle-t-on exactement ? pour approfondir la définition des moyens.
Pour vérifier la conformité de votre dossier, un échange de 30 minutes avec un expert Qualiopi vous permettra de passer en revue chaque pièce et d'anticiper les questions de l'auditeur. Vous pouvez ainsi aborder votre audit sereinement.